Welche Dokumente müssen Sie dem Aufsichtsbehörde vorlegen können?
Wenn eine Marktüberwachungsbehörde Fragen zum digitalen Produktpass stellt, dreht sich alles im Kern um einige wenige Arten von Unterlagen: die technische Dokumentation des Produkts, die Konformitätserklärung, Daten über Herkunft und Zusammensetzung von Materialien, Informationen über Reparatur und Ersatzteile, und die Verwaltungsunterlagen, aus denen hervorgeht, wer in der Lieferkette welche Daten geliefert hat. Keine dieser Unterlagen steht für sich allein. Sie müssen zusammen nachweisen, dass das, was im Pass steht, korrekt ist und auf eine Quelle zurückgeführt werden kann.
Das Letztere ist das Detail, das bei der Marktüberwachung am meisten eine Rolle spielt und das oft unterschätzt wird. Ein Pass, der vollständig aussieht, aber bei dem niemand mehr angeben kann, woher eine Zahl oder eine Aussage stammt, ist für eine Marktüberwachungsbehörde ein anderes Problem als ein Pass, bei dem jedes Datum auf ein Dokument, einen Lieferanten oder eine Messung zurückgeführt werden kann. Die Verordnung selbst behandelt den Inhalt des Passes; Marktüberwachung und Durchsetzung befassen sich in der Praxis vor allem mit der Frage, ob Sie diesen Inhalt belegen können.
Rückverfolgbarkeit als roter Faden
Rückverfolgbarkeit bedeutet konkret: Für jedes Datum im Pass müssen Sie angeben können, wer es geliefert hat, worauf hin und wann. Das gilt für einen Importeur, der Daten von einem Hersteller außerhalb der EU weiterleitet, genauso wie für einen Hersteller, der die Technik selbst dokumentiert. Bei einem Teil der Daten läuft das darauf hinaus, die zugrunde liegenden Zertifikate und Testberichte aufzubewahrens; bei einem anderen Teil geht es um Korrespondenz mit einem Lieferanten, aus der hervorgeht, dass eine Angabe bestätigt wurde.
Dieser Gedanke ist nicht neu. Er entspricht der Art und Weise, wie die Marktüberwachung bereits bei Produktsicherheit und CE-Kennzeichnung funktioniert: Eine Erklärung allein reicht nicht aus, die Belege müssen aufbewahrt bleiben und auf Anfrage vorgelegt werden können. Der digitale Produktpass fügt hier eine weitere Ebene hinzu, weil die Daten künftig auch digital und über einen längeren Zeitraum über den QR-Datenträger zugänglich bleiben müssen. Wie wir diese Rückverfolgbarkeit bei elektropas.com einrichten, ist beschrieben auf der Seite darüber, wie die Informationen zustande kommen.
Wer genau die Marktüberwachung durchführt
Für welche Teilkategorie von Elektronik und IKT welche Behörde in den Niederlanden zuständig ist, steht für jedes Produkt noch nicht fest. Das hängt mit den Durchführungsmaßnahmen zusammen, die die Europäische Kommission pro Produktgruppe veröffentlicht; sobald eine solche Maßnahme vorliegt, folgt daraus auch deutlicher, wie die Marktüberwachung ausgestaltet wird. Bis dahin ist es sinnvoll zu wissen, dass die Marktüberwachung in den Niederlanden normalerweise auf eine begrenzte Anzahl von Behörden verteilt ist, jede für ihr eigenes Produktgebiet. Für die genaue Zuständigkeit und Arbeitsweise der Marktüberwachungsbehörde für Ihre Produktgruppe ist die Behörde selbst die richtige Anlaufstelle, nicht eine allgemeine Erklärung wie diese.
Was dies für das bedeutet, das Sie bereits haben
Viele Unternehmen haben bereits einen Teil dieser Dokumentation, da sie diese auch für die Allgemeine Produktsicherheitsverordnung oder für die CE-Kennzeichnung benötigen. Das ist ein guter Ausgangspunkt: Der Pass verlangt keine neue Verwaltung neben der bestehenden, sondern die gleiche Belege, übersichtlich mit dem Produkt verknüpft und über einen längeren Zeitraum erreichbar. Wo es oft schiefgeht, ist nicht beim Fehlen von Dokumenten, sondern beim Fehlen einer klaren Verknüpfung zwischen einem Datum im Pass und dem Dokument, auf dem es beruht. Ein Überblick über die verschiedenen Themen, die hier zusammenkommen, finden Sie in der Wissensdatenbank je Situation.
Beginnen Sie mit dem, das Sie bereits belegen können
Für die meisten Unternehmen ist es sinnvoll, mit den Dokumenten zu beginnen, die bereits vorhanden sind, und von dort aus zu prüfen, welche Daten noch eine eindeutige Quelle vermissen. Dies verhindert, dass Sie bei der Einleitung des Datenblatts bei Null anfangen müssen. Falls Sie unsicher sind, welche Unterlagen für Ihr Produkt relevant sind, hilft es, die Frage mit dem zu vergleichen, was andere Unternehmen in der gleichen Situation vorfinden; diese Antworten sind gesammelt auf der Seite mit häufig gestellten Fragen.
Möchten Sie für Ihre eigene Situation schnell eine Orientierung, ohne alle Rechtsvorschriften durchsehen zu müssen? Führen Sie dann den kostenlosen Quick-Scan durch via ein paar Fragen, die zeigen, wo Sie stehen, oder lesen Sie weiter in der Wissensdatenbank, welcher Schritt für Ihr Unternehmen zuerst ansteht.