Welke documenten moet u kunnen tonen aan de toezichthouder?
Als een toezichthouder vragen stelt over het digitaal productpaspoort, draait het in de kern om een paar soorten stukken: de technische documentatie van het product, de conformiteitsverklaring, gegevens over herkomst en samenstelling van materialen, informatie over reparatie en onderdelen, en de administratie waaruit blijkt wie in de keten welk gegeven heeft aangeleverd. Geen van die stukken staat op zichzelf. Ze moeten samen aantonen dat wat er in het paspoort staat, klopt en te herleiden is tot een bron.
Dat laatste is het detail dat bij toezicht het meest speelt, en dat vaak wordt onderschat. Een paspoort dat er compleet uitziet maar waarvan niemand meer kan aanwijzen waar een cijfer of een claim vandaan komt, is voor een toezichthouder een ander verhaal dan een paspoort waarbij elk gegeven herleidbaar is naar een document, een leverancier of een meting. De verordening zelf gaat over de inhoud van het paspoort; toezicht en handhaving gaan in de praktijk vooral over de vraag of u die inhoud kunt onderbouwen.
Herleidbaarheid als rode draad
Herleidbaarheid betekent concreet: van elk gegeven in het paspoort moet u kunnen aanwijzen wie het heeft aangeleverd, op basis waarvan, en wanneer. Dat geldt voor een importeur die gegevens doorzet van een fabrikant buiten de EU, net zo goed als voor een fabrikant die zelf de techniek documenteert. Bij een deel van de gegevens komt dat neer op het bewaren van de onderliggende certificaten en testrapporten; bij een ander deel gaat het om correspondentie met een leverancier waaruit blijkt dat een opgave is bevestigd.
Deze gedachte is niet nieuw. Ze sluit aan bij hoe toezicht nu al werkt rond productveiligheid en CE-markering: een verklaring alleen is niet genoeg, de onderbouwing moet bewaard blijven en op verzoek getoond kunnen worden. Het digitaal productpaspoort voegt daar een laag aan toe, omdat de gegevens straks ook digitaal en voor een langere periode toegankelijk moeten blijven via de QR-datadrager. Hoe wij die herleidbaarheid bij elektropas.com inrichten, staat beschreven op de pagina over hoe de informatie tot stand komt.
Wie er precies toezicht houdt
Voor welke deelcategorie van elektronica en ict welke instantie in Nederland bevoegd is, ligt nog niet voor elk product vast. Dat hangt samen met de gedelegeerde handelingen die de Europese Commissie per productgroep publiceert; zodra zo'n handeling er is, volgt daaruit ook helderder hoe het toezicht wordt belegd. Tot die tijd is het nuttig om te weten dat markttoezicht in Nederland doorgaans is verdeeld over een beperkt aantal instanties, elk voor hun eigen productterrein. Voor de precieze bevoegdheid en werkwijze van de toezichthouder voor uw productgroep is de toezichthouder zelf de aangewezen bron, niet een algemene uitleg zoals deze.
Wat dit betekent voor wat u nu al heeft liggen
Veel bedrijven hebben al een deel van deze documentatie, omdat ze die ook nodig hebben voor de Algemene Productveiligheidsverordening of voor CE-markering. Dat is een goed vertrekpunt: het paspoort vraagt niet om een nieuwe administratie naast de bestaande, maar om dezelfde onderbouwing, overzichtelijk gekoppeld aan het product en voor langere tijd bereikbaar. Waar het vaak misgaat, is niet bij het ontbreken van documenten, maar bij het ontbreken van een duidelijke koppeling tussen een gegeven in het paspoort en het document waarop het berust. Een overzicht van de verschillende onderwerpen die hierbij samenkomen, vindt u in de kennisbank per situatie.
Begin bij wat u al kunt onderbouwen
Het is voor de meeste bedrijven werkbaar om te beginnen met de documenten die er al liggen, en van daaruit te bekijken welke gegevens nog een duidelijke bron missen. Dat voorkomt dat u bij de start van het paspoort opnieuw bij nul begint. Twijfelt u welke stukken voor uw product relevant zijn, dan helpt het om de vraag te vergelijken met wat andere bedrijven in dezelfde situatie tegenkomen; die antwoorden staan verzameld op de pagina met veelgestelde vragen.
Wilt u voor uw eigen situatie snel een indicatie, zonder meteen alle regelgeving door te hoeven spitten? Doe dan de gratis quick-scan via een paar vragen die laten zien waar u staat, of lees verder in de kennisbank welke stap voor uw bedrijf als eerste aan de orde is.