Ein digitales Produktpass wird einmalig zusammengestellt, bleibt aber zehn Jahre lang über den QR-Datenträger auf dem Produkt abrufbar. In diesem Zeitraum kann sich vieles ändern: Ein Bauteil wird durch einen anderen Lieferanten ersetzt, eine Reparaturanleitung wird angepasst, oder es kommen neue Informationen zur Herkunft oder Zusammensetzung hinzu. Die Kosten für diese Änderungen hängen von drei Dingen ab: wie oft sich etwas ändert, wie umfangreich die Änderung ist, und ob Ihr Dienstleister Updates standardmäßig einbezieht oder separat berechnet.
Es geht hier also nicht um die einmaligen Startkosten für ein Paspass, sondern um das, was danach passiert, wenn sich die zugrunde liegenden Daten ändern. Für die erste Frage — was kostet es, anzufangen — gibt es an anderer Stelle auf dieser Website bereits eine separate Antwort. Dieser Artikel behandelt die Fortsetzung: die Aktualisierung.
Warum ein Paspass nicht statisch ist
Die Idee hinter dem digitalen Produktpass ist, dass die Informationen korrekt sind, solange das Produkt im Umlauf ist. Ein Paspass, der bei der Veröffentlichung korrekt war, aber danach nie wieder aktualisiert wurde, erfüllt seinen Zweck nicht mehr, wenn sich die Realität ändert. Denken Sie an einen Hersteller, der den Batterielieferanten wechselt, oder an einen Importeur, der eine Reparaturanleitung aktualisiert. Die Verpflichtung, Informationen korrekt zu halten, liegt beim Anbieter des Paspass — normalerweise dem Hersteller oder Importeur — und nicht bei der Plattform, die den Paspass hostet.
Ob und wie oft dies in der Praxis vorkommt, unterscheidet sich stark je nach Produktkategorie. Ein einfaches Produkt mit wenigen Bauteilen ändert sich seltener als beispielsweise ICT-Geräte mit Softwarekomponenten, die regelmäßig aktualisiert werden. Wer abschätzen möchte, wie dies für das eigene Sortiment aussieht, kann in ein paar Fragen sehen, welche Situation zutrifft.
Was die Kosten für die Aktualisierung bestimmt
Der wichtigste Faktor ist die Art der Änderung. Eine Korrektur eines Tippfehlers oder eine aktualisierte Telefonnummer unterscheidet sich von der Hinzufügung eines neuen Bauteils mit eigener Zertifizierung. Einige Dienstleister unterscheiden hierbei: Kleine, administrative Anpassungen fallen unter die regelmäßige Verwaltung, während strukturelle Änderungen — ein neuer Lieferant, eine andere Zusammensetzung, ein angepasster Reparaturprozess — als separate Aufträge behandelt werden.
Ein zweiter Faktor ist die Anzahl der Produkte, auf die die Änderung zutrifft. Wenn sich ein Bauteil ändert, das in hundert verschiedenen Modellen verwendet wird, ist die Auswirkung größer, als wenn eine Änderung nur eine Produktvariante betrifft. Dienstleister, die mit Passdokumenten pro Produktlinie arbeiten, können dies oft effizienter verarbeiten als wenn jedes Passdokument einzeln aufgebaut ist.
Ein dritter Faktor ist, wer die Daten bereitstellt und in welcher Form. Wenn die Änderung als vollständig strukturierte Datei vorliegt, ist die Verarbeitung einfacher, als wenn die Informationen manuell aus E-Mails oder einzelnen Dokumenten extrahiert werden müssen. Dies bezieht sich auf die praktische Zusammenstellung des Passdokumentes; mehr dazu finden Sie in der Erläuterung zu wo die Informationen für den Passdokument herkommen.
Was standardmäßig enthalten ist und was nicht
Ob Updates in einem Abonnement enthalten sind oder separat berechnet werden, unterscheidet sich je nach Dienstanbieter und Paket. Einige Modelle berechnen einen Pauschalpreis für zehn Jahre Hosting inklusive einer begrenzten Anzahl von Änderungen pro Jahr; andere arbeiten mit einem Basispreis plus einem Tarif pro Anpassung. Keines ist von vornherein besser — es hängt davon ab, wie oft Ihre Produkte tatsächlich sich ändern und wie viel Kostenvorhersehbarkeit Sie wünschen.
Ein aktuelles Übersicht, welche Leistungen in den Tarifen von elektropas.com enthalten sind, finden Sie auf der Seite mit Tarifen. Für Unternehmen, die mehrere Produktkategorien verwalten, ist es oft sinnvoll, vorher zu besprechen, wie Änderungen eingereicht werden, damit die Verarbeitung nicht jedes Mal neu geklärt werden muss.
Was noch nicht feststeht
Die delegierten Rechtsakte, die pro Produktkategorie genau festlegen, welche Daten obligatorisch sind und wie oft sie aktuell sein müssen, werden ab 2027 im ESPR-Arbeitsplan erwartet. Solange dieser Rechtsakt für Ihre Kategorie nicht veröffentlicht ist, lässt sich nicht mit Sicherheit sagen, wie streng die Aktualisierungspflicht genau ausgelegt wird. Für die rechtliche Verpflichtung selbst — was gesetzlich dokumentiert werden muss und innerhalb welcher Frist — ist der offizielle Text auf EUR-Lex oder die zuständige Aufsichtsbehörde die richtige Anlaufstelle; dieser Artikel beschreibt nur, was die Kosten für Aktualisierungen in der Praxis bestimmt.
Wer einen umfassenderen Überblick darüber möchte, wie das Paspoort in der täglichen Geschäftstätigkeit zum Einsatz kommt, findet diesen in der Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Thema.
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