Det korte svar
For mange virksomheder er det klart inden for halvanden til en arbejdsdag, hvilken rolle de har i elektronik- og ict-kæden: producent, importør, distributør eller en part, der ingen af disse roller har. Det går hurtigt, når der er én klar leverandør, når produktet forbliver under et eksisterende mærke, eller når din virksomhed udelukkende videresælger uden at ændre noget ved produktet. Forordningen, der regulerer det digitale produktpasport, skelner netop disse roller, fordi hver rolle medfører et forskelligt ansvar for de data, der kommer ind i passet.
Ved sammensat produkt, private label eller en indkøbskæde med flere mellemmand løber gennemløbstiden ofte ud på flere dage eller endda nogle få uger. Så skal der først findes ud af, hvem der har lavet, tilpasset eller omemballeret hvilken del af produktet, og det er ikke altid straks klart ud fra egen administration. Den, der ikke selv har det parat, må spørge en leverandør i udlandet, og det tager tid, som ikke er på din egen tidsplan.
Hvorfor rollen betyder noget
Termen "leverandør" bruges ofte i konteksten af det digitale produktpasport, men under det falder forskellige roller med forskellige pligter. En producent har normalt ansvaret for produktets tekniske data. En importør, som bringer produkter udenfor EU på det europæiske marked, står desuden over for spørgsmålet om, hvorvidt producenten allerede har leveret disse data. En distributør, som kun videresælger, har normalt en mere begrænset rolle, men skal kunne påvise, at passet er til stede. Hvilken rolle der gælder for din virksomhed, bestemmer således ikke kun, hvem der leverer tekster og teknik, men også hvem der skal kunne vise hvilke dokumenter. I vidensdatabasen med rollerne pr. situation er dette udarbejdet nærmere for hver virksomhedstype.
Hvad der bestemmer gennemløbstiden
Den tid, der skal til for at fastslå ens egen rolle, afhænger især af tre ting. For det første produktets oprindelse: et produkt, der købes helt færdigt fra én producent uden for EU, stiller andre udredningskrav end et produkt, der sammensættes ud fra dele fra flere underleverandører. For det andet det mærke, som produktet markedsføres under: så snart en virksomhed sætter sit eget mærke eller sin egen emballage på et eksisterende produkt, forskydes ansvaret ofte til denne part, og det skal først kontrolleres. For det tredje tilgængeligheden af dokumentation: er der allerede et overblik over leverandører, fabrikationslokaliteter og eventuelle behandlinger, eller skal det sammensættes ud fra fakturaer og e-mailkorrespondance.
Hvor det i praksis går galt
I praksis oplever virksomheder især forsinkelser ved private label-produkter, hvor en grossist eller en detailhandelskæde sælger et eksisterende produkt under eget navn. Så skal det kontrolleres, om det kun er emballagen, der er tilpasset, eller om noget ved selve produktet også er ændret, fordi det kan ændre rollen. Også ved produkter, der kommer ind via flere led – for eksempel en importør, som køber fra en handelsagent, som igen køber fra producenten – kan udredningen af den faktiske producent være mere tidskrævende end forventet. Et tredje stolpestein er uklarhed om, hvem der teknisk har tilpasset produktet, for eksempel software, der er installeret lokalt, eller dele, der er udskiftet til det europæiske marked.
Når du har brug for mere end en uge
Ved en enkelt direkte leverandør og et uændret produkt er rollen som regel hurtigt at bestemme. Så snart der er flere lande, flere fabrikker eller en varierende sammensætning af produktet involveret, er det realistisk at tage højde for en gennemløbstid på en til tre uger, især hvis leverandører i udlandet ikke umiddelbart besvarer spørgsmål om oprindelse og bearbejdning. Dette er et praktisk skøn baseret på almindeligt forekommende situationer, ikke en fast frist i forordningen selv; forordningen selv fastsætter ingen frist for intern fastlæggelse af en rolle.
Hvad du selv kan fastlægge
Det hjælper at udarbejde et overblik på forhånd over hvert produkt eller hver produktgruppe: hvem fabrikanten er, gennem hvilke parter produktet kommer ind, og om der er sket ændringer undervejs. Dette overblik kan også bruges, så snart den delegerede handling for din produktkategori offentliggøres, og de konkrete forpligtelser fastlægges. Hvis du er usikker på din egen situation, er det noget, du bør forelægge en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed; denne artikel beskriver forordningen i generel forstand og er ikke tilpasset ét specifikt selskab.
Hvis du gerne vil få et hurtigt første indtryk af, hvor dit selskab står, kan du kan du få en første indikation i nogle få spørgsmål. Ofte stillede spørgsmål om roller og ansvar i kæden er samlet på siden med svar på spørgsmål, som vi ofte modtager, og den, der vil vide, hvor informationen på elektropas.com kommer fra, læser det på siden om hvordan vi sammensætter vores informationer.
Den gratis quick-scan og emnerne i vidensbanken giver dig et første billede uden at kræve en konto. På denne måde kan du hurtigt se, om yderligere undersøgelser er nødvendige for dit selskab, og hvor du bedst kan begynde.