Det korta svaret
För många företag är det klart inom en halv till en hel arbetsvecka vilken roll de har i elektronik- och ict-kedjan: tillverkare, importör, distributör, eller en part som inte är någon av dessa. Det går snabbt när det finns en tydlig leverantör, när produkten förblir under ett befintligt märke, eller när er företag enbart återför försäljning utan att ändra något på produkten. Den förordning som reglerar det digitala produktpasset gör denna skillnad just för att varje roll medför ett annat ansvar för de uppgifter som finns i passet.
För sammansatta produkter, private label, eller en inköpskedja med flera mellanparter ökar genomloppstiden ofta till några dagar eller till och med några veckor. Då måste först klargöras vilken part som tillverkat, anpassat eller omförpackat vilken del av produkten, och det är inte alltid omedelbar klart från den egna administrationen. Den som inte redan har det klart måste fråga en leverantör utomlands, och det tar tid som inte står på er egen tidplan.
Varför rollen spelar roll
Termen "leverantör" används ofta i samband med det digitala produktpasset, men det omfattar olika roller med olika skyldigheter. En tillverkare bär i regel ansvaret för produktens tekniska uppgifter. En importör som för produkter från utanför EU till den europeiska marknaden måste dessutom hantera frågan om tillverkaren redan har tillhandahållit dessa uppgifter. En distributör som endast återför försäljning har normalt en mer begränsad roll, men måste kunna visa att passet är närvarande. Vilken roll som gäller för er företag bestämmer således inte bara vem som tillhandahåller texterna och tekniken, utan också vem som måste kunna visa vilka dokument. I kunskapsbanken med rollerna per situation är detta utarbetat vidare enligt företagstyp.
Vad som bestämmer genomloppstiden
Tiden som behövs för att fastställa er egen roll beror främst på tre saker. För det första produktens ursprung: en produkt som köps färdig av en tillverkare utanför EU kräver ett annat utredningsarbete än en produkt som monteras från delar från flera underleverantörer. För det andra märket under vilket produkten marknadsförs: så snart ett företag sätter sitt eget märke eller sin egen förpackning på en befintlig produkt förskjuts ansvaret ofta till den parten, och det måste först kontrolleras. För det tredje tillgängligheten av dokumentation: finns det redan en översikt över leverantörer, tillverkningsplatser och eventuella bearbetningar, eller måste det sammansättas från fakturor och e-postväxlingar.
Vad som strular till i praktiken
I praktiken möter företag främst förseningar med private label-produkter, där en grossist eller detaljistkedja säljer en befintlig produkt under sitt eget namn. Då måste klargöras om endast förpackningen är anpassad, eller om något vid själva produkten också har ändrats, för det kan förändra rollen. Även för produkter som kommer via flera länder, till exempel en importör som köper från en handelsagent som i sin tur köper från tillverkaren, kan utredningen av den faktiska tillverkaren ibland ta längre tid än förväntat. Ett tredje problem är otydlighet om vem som tekniskt har anpassat produkten, till exempel programvara som installerats lokalt eller delar som bytts för den europeiska marknaden.
Om ni behöver mer än en vecka
För en enskild direktleverantör och en oförändrad produkt är rollen oftast snabb att fastställa. Så snart det finns flera länder, flera fabriker eller en varierande produktsammansättning inblandad, är det realistiskt att räkna med en handläggningstid på en till tre veckor, särskilt om leverantörer utomlands inte svarar direkt på frågor om ursprung och bearbetning. Detta är en praktisk bedömning baserad på vanligt förekommande situationer, inte en fast tidsfrist från förordningen själv; förordningen själv fastställer ingen tidsfrist för intern fastställande av en roll.
Vad du själv kan dokumentera
Det är till hjälp att på förhand göra en översikt över varje produkt eller produktgrupp: vilken tillverkaren är, via vilka parter produkten ankommer, och om något har förändrats under vägen. Den översikten är också användbar när den delegerade akten för din produktkategori publiceras och de konkreta skyldighheterna är fastställda. Om du är osäker på din egen situation, är det något att lägga fram för en jurist eller för den behörig tillsynsmyndighet; denna artikel beskriver förordningen i allmänna termer och är inte anpassad för ett specifikt företag.
Om du snabbt vill få ett första intryck av var ditt företag står, kan du få en första indikation i några frågor. Vanliga frågor om roller och ansvar i kedjan är samlade på sidan med svar på frågor som vi ofta får, och den som vill veta var informationen på elektropas.com kommer ifrån, läser det på sidan om hur vi sammanställer vår information.
Den kostnadsfria snabbgranskningen och ämnena i kunskapsbanken ger dig en första överblick utan att ett konto behövs för det. På det sättet ser du snabbt om ytterligare utredning är nödvändig för ditt företag, och var du bäst börjar.