Hvilke dokumenter har du brug for til det digitale produktpas, hvis du er importør?
Som importør henter du ikke selv oplysningerne til det digitale produktpas fra din egen fabrik, men fra en producent uden for EU. Det gør listen over nødvendige dokumenter lidt anderledes end for en producent, der selv producerer og måler alt. Du har i hvert fald brug for produktets tekniske dokumentation, oplysninger om materialer, reparation og energiforbrug, som forordningen kræver for den pågældende produktgruppe, en overensstemmelseserklæring, dine egne importøroplysninger, og en bindende aftale med producenten om levering og vedligeholdelse af disse oplysninger.
Det detalje, der betyder mest i denne situation, er det sidste punkt: aftalen med producenten. En importør bliver nemlig ofte set som den ansvarlige part for passet i kæden, mens de underliggende data ligger hos en anden. Uden en bindende aftale om levering og opdatering står du uden noget, hvis der sker ændringer i produktet eller reparationsoplysningerne.
Hvad der står på listen, og præcis hvorfor det stykke tæller
Den tekniske dokumentation danner kernen: oplysninger om anvendte materialer, levetid, reparationsmuligheder og – afhængigt af produktgruppen – energiforbrug. Disse oplysninger varierer efter underkategori for elektronik eller IKT-udstyr, fordi de delegerede aktioner, der fastlægger de nøjagtige krav, udgives pr. produktgruppe. Derudover skal der være en overensstemmelseserklæring, der erklærer, at produktet opfylder de gældende krav. Dine egne oplysninger som importør – navn, adresse og den rolle, du har i kæden – fuldender billedet sammen med den unikke identifikation, der knyttes til QR-databæreren.
For hver af disse dokumenter gælder det, at du skal have dem fra et sted. For en producent er det internt, for en importør er det hos producenten eller leverandøren uden for EU. Hvem der præcis har hvilken rolle, og hvad det betyder for dine forpligtelser, kan du læse mere om på vidensbasen pr. emne.
Det detalje, der betyder mest for importører
Passet skal forblive aktuelt i ti år. En producent, der selv producerer, ved, hvornår en komponent ændres. En importør er afhængig af signaler fra producenten, og de signaler kommer ikke af sig selv. Derfor er det vigtigste spørgsmål ikke kun, hvilke dokumenter du har brug for nu, men også, hvordan du sikrer dig, at du får dem om tre år, hvis der sker ændringer i produktet.
Forordningen skelner mellem roller i kæden, og tilsynsmyndigheder ser på, hvem der har leveret hvilke oplysninger, og på hvilket grundlag. Det er ingen grund til bekymring, men der er grund til at sikre, at aftalen med din producent eller leverandør ikke er uden bindende virkning. En skriftlig aftale om levering, opdatering og ansvar for urigtige oplysninger bør være standard i indkøbsdokumentationen, som det allerede er tilfældet ved CE-mærkning og overensstemmelseserklæringer.
Hvad det betyder for samtalen med din leverandør
Det er klogt ikke at føre denne samtale først, når forpligtelsen for din produktgruppe bliver fastsat, men stille spørgsmål om det nu: hvilke oplysninger kan producenten levere, i hvilken form, og hvem giver besked, hvis der sker ændringer. Det samme spørgsmål kommer også op ved AI-forordningen og den generelle produktsikkerhedsforordning, så det er effektivt at få dette fastlagt ordentligt i leverandørkontrakten på én gang.
Om hvorvidt dine produkter allerede falder under en konkret forpligtelse, og hvilke oplysninger der hører til, er forskelligt pr. produktgruppe og endnu ikke fastsat for hver kategori. En første indikation af hvor du står for din egen produktgruppe, får du med et par spørgsmål om din situation. Hvordan vi sammensætter oplysningerne på elektropas.com, og hvad de er baseret på, kan du læse på siden om vores arbejdsmetode.
Hvad du allerede nu kan gå i gang med
Selvom den nøjagtige dato for din produktgruppe endnu ikke er fastsat, kan du allerede nu få kortlagt hvilken dokumentation din producent eller leverandør kan levere, og hvilken ikke. Det forhindrer, at du bagefter skal rekonstruere hvad der mangler. For specifikke spørgsmål om din egen kontrakt eller dit ansvar som importør, er det fornuftigt at rådføre sig med en jurist; vi beskriver forordningen, men giver ingen juridisk rådgivning om din individuelle situation.
Vil du på overskuelig vis se hvilke dokumenter der er relevante for din produktgruppe, og hvilke spørgsmål der ofte dukker op i forbindelse hermed? Udfør den gratis quick-scan eller gennemse de mest stillede spørgsmål om det digitale produktpas for at se hvor andre virksomhedsledere i samme situation løber ind i problemer.