Welche Dokumente benötigen Sie für das digitale Produktpass als Importeur?
Als Importeur beschaffen Sie die Daten für das digitale Produktpass nicht selbst aus Ihrer eigenen Fabrik, sondern bei einem Hersteller außerhalb der EU. Das macht die Liste der erforderlichen Unterlagen etwas anders als die eines Herstellers, der alles selbst produziert und misst. Sie benötigen in jedem Fall die technische Dokumentation des Produkts, die Daten über Materialien, Reparatur und Energieverbrauch, die die Verordnung für die betreffende Produktgruppe verlangt, eine Konformitätserklärung, Ihre eigenen Importeurdaten und eine verbindliche Absprache mit dem Hersteller über die Bereitstellung und Aktualisierung dieser Informationen.
Das Detail, das in dieser Situation am meisten zählt, ist dieser letzte Punkt: die Absprache mit dem Hersteller. Ein Importeur wird nämlich in der Lieferkette oft als die Partei angesehen, die für das Produktpass verantwortlich ist, während die zugrunde liegenden Daten bei jemandem anderem liegen. Ohne eine verbindliche Absprache über Bereitstellung und Aktualisierung stehen Sie mit leeren Händen da, wenn sich etwas am Produkt oder den Reparaturinformationen ändert.
Was auf der Liste steht und warum genau dieses Dokument zählt
Die technische Dokumentation bildet den Kern: Daten über die verwendeten Materialien, die Lebensdauer, die Reparaturmöglichkeiten und je nach Produktgruppe den Energieverbrauch. Diese Daten unterscheiden sich je nach Unterkategorie von Elektronik oder ICT-Geräten, da die Delegierten Verordnungen, die die genauen Anforderungen festlegen, je nach Produktgruppe veröffentlicht werden. Darüber hinaus gehört eine Konformitätserklärung dazu, die bescheinigt, dass das Produkt die geltenden Anforderungen erfüllt. Ihre eigenen Daten als Importeur — Name, Adresse und die Rolle, die Sie in der Lieferkette erfüllen — vervollständigen das Bild zusammen mit der eindeutigen Kennzeichnung, die an den QR-Datenträger gekoppelt ist.
Bei jedem dieser Unterlagen gilt, dass Sie sie irgendwo her beschaffen müssen. Für einen Hersteller ist das intern, für einen Importeur ist das beim Hersteller oder Lieferanten außerhalb der EU. Wer genau welche Rolle erfüllt und was das für Ihre Pflichten bedeutet, erfahren Sie ausführlicher in der Wissensdatenbank pro Thema.
Das Detail, das für Importeure am stärksten wiegt
Das Produktpass muss zehn Jahre aktuell bleiben. Ein Hersteller, der selbst produziert, weiß, wann sich ein Komponente ändert. Ein Importeur ist dafür auf Signale vom Hersteller angewiesen, und diese Signale kommen nicht von selbst. Daher ist die wichtigste Frage nicht nur, welche Dokumente Sie jetzt benötigen, sondern auch, wie Sie sicherstellen, dass Sie sie in drei Jahren noch erhalten, wenn sich etwas am Produkt ändert.
Die Verordnung unterscheidet Rollen in der Lieferkette, und Aufsichtsbehörden schauen darauf, wer welche Daten geliefert hat und worauf hin. Das ist kein Grund zur Besorgnis, aber ein Grund, die Absprache mit Ihrem Hersteller oder Lieferanten nicht unverbindlich zu gestalten. Eine schriftliche Absprache über Lieferung, Aktualisierung und Haftung bei falschen Daten sollte standardmäßig in die Einkaufsdatei gehören, genauso wie das bereits bei CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärungen der Fall ist.
Was dies für das Gespräch mit Ihrem Lieferanten bedeutet
Es ist ratsam, dieses Gespräch nicht erst zu führen, wenn die Verpflichtung für Ihre Produktgruppe feststeht, sondern jetzt bereits eine Frage dazu zu stellen: Welche Daten kann der Hersteller liefern, in welcher Form, und wer meldet es, wenn sich etwas ändert. Diese gleiche Frage stellt sich auch bei der KI-Verordnung und bei der Allgemeinen Produktsicherheitsverordnung, daher ist es zweckmäßig, dies einmalig ordnungsgemäß im Lieferantenvertrag festzuhalten.
Ob Ihre Produkte bereits unter eine konkrete Verpflichtung fallen und welche Daten dazu gehören, unterscheidet sich je Produktgruppe und ist noch nicht für jede Kategorie festgelegt. Eine erste Orientierung darüber, wo Sie mit Ihrer eigenen Produktgruppe stehen, erhalten Sie mit ein paar Fragen zu Ihrer Situation. Wie wir die Informationen auf elektropas.com zusammenstellen und worauf diese basieren, lesen Sie auf unserer Seite über unsere Arbeitsweise.
Womit Sie jetzt schon beginnen können
Auch wenn das genaue Datum für Ihre Produktgruppe noch nicht feststeht, können Sie bereits ermitteln, welche Dokumentation Ihr Hersteller oder Lieferant bereitstellen kann und welche nicht. Dadurch vermeiden Sie, später rekonstruieren zu müssen, was fehlt. Bei spezifischen Fragen zu Ihrem eigenen Vertrag oder Ihrer Haftung als Importeur ist es ratsam, einen Juristen zu Rate zu ziehen; wir beschreiben die Verordnung, geben aber keine Rechtsberatung zu Ihrer individuellen Situation.
Möchten Sie auf einen Blick sehen, welche Unterlagen für Ihre Produktgruppe relevant sind und welche Fragen dazu häufig gestellt werden? Nutzen Sie den kostenlosen Quick-Check oder blättern Sie durch die häufig gestellten Fragen zum digitalen Produktpass um zu sehen, woran andere Unternehmer in der gleichen Situation scheitern.