Vilka dokument behöver du för det digitala produktpasset om du är importör?
Som importör hämtar du inte själv uppgifterna för den digitala produktpasset från din egen fabrik, utan från en tillverkare utanför EU. Det gör listan över nödvändiga handlingar något annorlunda än för en tillverkare som själv producerar och mäter allt. Du behöver i alla fall produktens tekniska dokumentation, uppgifter om material, reparation och energiförbrukning som förordningen för den berörda produktgruppen kräver, en försämlighetsförklaring, dina egna importörupplysningar och ett bindande avtal med tillverkaren om leverans och uppdatering av denna information.
Den detalj som spelar mest roll i denna situation är sista punkten: avtalet med tillverkaren. En importör ses ofta i kedjan som den part som är ansvarig för passet, medan de underliggande uppgifterna ligger hos någon annan. Utan ett bindande avtal om leverans och uppdatering står du med tomma händer om något ändras i produkten eller reparationsinformationen.
Vad som finns på listan och varför exakt den handlingen räknas
Den tekniska dokumentationen utgör kärnan: uppgifter om använda material, livslängd, reparationsmöjligheter och, beroende på produktgrupp, energiförbrukning. Dessa uppgifter varierar per delkategori elektronik eller ICT-utrustning, eftersom de delegerade akthandlingar som fastställer de exakta kraven publiceras per produktgrupp. Dessutom ska det finnas en försämlighetsförklaring som anger att produkten uppfyller de tillämpliga kraven. Dina egna uppgifter som importör — namn, adress och den roll du fyller i kedjan — fyller bilden tillsammans med den unika identifikation som är kopplad till QR-databäraren.
Vid var och en av dessa handlingar gäller att du måste skaffa dem någonstans ifrån. För en tillverkare är det internt, för en importör är det från tillverkaren eller leverantören utanför EU. Vem som fyller exakt vilken roll och vad det betyder för dina skyldigheter läser du mer utförligt in kunskapsbanken per ämne.
Den detalj som väger tyngst för importörer
Passet måste förbli aktuellt i tio år. En tillverkare som själv producerar vet när en del ändras. En importör är beroende av signaler från tillverkaren för det, och dessa signaler kommer inte av sig själva. Därför är den viktigaste frågan inte bara vilka dokument du behöver nu, utan också hur du säkerställer att du får dem om tre år om något ändras i produkten.
Förordningen skiljer åt roller i kedjan, och tillsynsmyndigheter tittar på vem som har tillhandahållit vilka uppgifter och på vilken grund. Det är ingen anledning till oro, men väl en anledning att inte låta avtalet med din tillverkare eller leverantör vara utan bindande kraft. Ett skriftligt avtal om leverans, uppdatering och ansvar för felaktiga uppgifter bör normalt ingå i inköpsmappen, precis som det redan sker vid CE-märkning och försämlighetsförklaringar.
Vad detta betyder för ditt samtal med din leverantör
Det är klokt att inte föra detta samtal först när skyldigheten för din produktgrupp fastställs, utan ställa en fråga om det nu redan: vilka uppgifter kan tillverkaren tillhandahålla, i vilken form och vem meddelar om något ändras. Samma fråga dyker också upp i AI-förordningen och i den allmänna produktsäkerhetsförordningen, så det är effektivt att få detta rätt ordnat på en gång i leverantörsavtalet.
Huruvida dina produkter redan omfattas av ett konkret krav, och vilka uppgifter som då krävs, varierar beroende på produktgrupp och är ännu inte fastställt för alla kategorier. Du får en första indikation på var din egen produktgrupp står genom några frågor om din situation. Hur vi sammanställer informationen på elektropas.com och vad den baseras på, läser du på sidan om vårt arbetssätt.
Vad du redan kan börja med nu
Även om det exakta datumet för din produktgrupp ännu inte är fastställt, kan du redan börja kartlägga vilken dokumentation din tillverkare eller leverantör kan tillhandahålla och vilken som inte finns. Det förhindrar att du senare måste rekonstruera vad som saknas. För specifika frågor om ditt eget kontrakt eller ditt ansvar som importör är det lämpligt att rådgöra med en jurist; vi beskriver förordningen, men ger ingen juridisk rådgivning om din individuella situation.
Vill du se på ett överskådligt sätt vilka handlingar som är relevanta för din produktgrupp och vilka frågor som ofta dyker upp i samband med dem? Gör den kostnadsfria snabbkontrollen eller bläddra igenom de vanligaste frågorna om det digitala produktpasset för att se vilka utmaningar andra företagare i samma situation står inför.