Der häufigste Fehler beim QR-Code des digitalen Produktpasses besteht darin, dass der Code zwar auf dem Produkt angebracht ist, aber nicht das gesamte Produktleben über begleitet wird. Der Code löst sich ab, verblasst, sitzt auf einer Verpackung, die weggeworfen wird, oder verweist auf ein Dokument, das nicht mehr aktualisiert wird. Dadurch existiert das Paspoort zwar, ist aber in dem Moment, in dem jemand es benötigt, nicht mehr zu finden oder nicht mehr aktuell.
Dieser Fehler entsteht meist nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus einer falschen Annahme: dass der QR-Code eine einmalige Aktion ist, vergleichbar mit einem CE-Aufkleber. Die Verordnung befasst sich jedoch mit dem Datenträger über die gesamte Lebensdauer des Produkts, und das erfordert andere Entscheidungen als ein wenig Kleber und ein Blatt Aufkleber.
Warum der QR-Code mehr ist als ein Aufkleber
Der QR-Code ist der Datenträger: die physische Verknüpfung zum digitalen Produktpass. Die Verordnung stellt Anforderungen an diesen Datenträger, wie Lesbarkeit und Dauerhaftigkeit während der Nutzungsdauer des Produkts. Das ist ein anderer Ausgangspunkt als bei Verpackungsetiketten, die ihre Funktion oft nach dem Kauf verlieren. Ein Produktpass muss noch nach Jahren der Nutzung abrufbar sein, bei einer Reparatur, beim Weiterverkauf oder beim Recycling. Mehr darüber, wie diese Verknüpfung zwischen Code und Daten funktioniert, erfahren Sie in der Erklärung, wie die Daten entstehen.
Die drei Varianten desselben Fehlers
In der Praxis kommt der Fehler in ein paar festen Formen vor. Die erste ist physisch: Der Code sitzt auf einem Aufkleber, der sich ablöst, auf einem Teil, das ersetzt wird, oder auf einer Verpackung, die der Endbenutzer wegwirft. Die zweite ist technisch: Der Code verweist auf ein festes Dokument, beispielsweise ein PDF auf der eigenen Website, anstatt auf eine Umgebung, die aktualisiert werden kann, wenn sich Daten ändern. Die dritte ist organisatorisch: Niemand im Unternehmen ist als Verantwortlicher für den Code benannt, so dass bei einem neuen Lieferanten, einer Modelländerung oder einem Umzug der Website die Verknüpfung unbemerkt abreißt.
All diese Varianten führen zum gleichen Ergebnis: ein Produkt mit einem Produktpass, das auf dem Papier existiert, aber in der Praxis nicht abrufbar ist. Für einen Installationsbetrieb, ein Büro mit Ausrüstung oder einen Importeur von Haushaltsgeräten ist das ein Risiko, das erst in dem Moment sichtbar wird, in dem jemand – ein Kunde, ein Recycler, eine Aufsichtsbehörde – den Code tatsächlich scannt.
Was Aufsichtsbehörden abfragen
Die Verordnung unterscheidet zwischen der Verpflichtung, ein Produktpass zu haben, und der Verpflichtung, dieses Produktpass tatsächlich zugänglich zu halten. Aufsichtsbehörden in den Niederlanden und anderswo in der EU überprüfen bei Inspektionen die Auffindbarkeit und Aktualität der hinter dem Code stehenden Daten, nicht nur das Vorhandensein eines Aufklebers. Wie diese Beaufsichtigung genau ausgestaltet wird, steht noch nicht vollständig fest; die delegierten Rechtsakte pro Produktgruppe werden ab 2027 erwartet. Was schon klar ist: Ein Code, der auf veraltete oder unerreichbare Daten verweist, hat die gleiche Wirkung wie das Nichtvorhandensein eines Codes.
Wie Sie dies in der Praxis vermeiden
Der Kern der Lösung liegt nicht in einem besseren Aufkleber, sondern in zwei Entscheidungen, die vorher getroffen werden. Erstens: Der Code sollte sich auf einem Teil befinden, das die Lebensdauer des Produkts überdauert, nicht auf einer Verpackung oder einem losen Teil. Zweitens: Der Code verweist auf eine Umgebung, die Sie oder Ihr Lieferant aktualisieren können, ohne dass der Code selbst geändert werden muss. Genau deshalb lassen Unternehmen das Produktpass hosten, anstatt selbst ein Dokument zu verwalten – der Code bleibt gleich, aber die dahinter stehenden Daten können aktuell bleiben.
Darüber hinaus ist es hilfreich, im Voraus festzulegen, wer in Ihrer Organisation für den Code verantwortlich ist: wer meldet es, wenn ein Lieferant sich ändert, wer überprüft, ob der Link noch funktioniert, und wer ist der Ansprechpartner, wenn ein Kunde oder eine Aufsichtsbehörde Fragen stellt. Ohne diese Absprache entsteht der Fehler von selbst, auch bei Unternehmen, die den Code zunächst ordnungsgemäß angebracht haben.
Ob Ihre Produkte bereits unter diese Verpflichtung fallen und wann, unterscheidet sich je nach Produktgruppe und steht noch nicht für jeden fest. In ein paar Fragen sehen Sie, wo Ihre Produkte derzeit stehen, und in der Wissensdatenbank pro Thema finden Sie die Fundstelle im offiziellen Text und eine kurze Antwort pro Frage. Für die eigene Situation und für Fragen zur Haftung, falls der Code dennoch ausfällt, bleibt ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde der richtige Ansprechpartner.
Möchten Sie zunächst überprüfen, ob dies für Ihr Unternehmen relevant ist, bevor Sie Zeit in die Umsetzung investieren? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen — beide sind unverbindlich und geben sofort einen Hinweis.