Det vanligaste misstaget med QR-koden för det digitala produktpasset är att koden visserligen sitter på produkten, men inte följer med produkten under hela dess livslängd. Koden lossnar, bleknar, sitter på förpackning som slängs, eller hänvisar till ett dokument som inte längre uppdateras. Därmed existerar passportret, men när någon behöver det är det inte längre möjligt att hitta eller är det inte längre aktuellt.
Detta misstag uppstår vanligtvis inte på grund av slöhet, utan på grund av ett felaktigt antagande: att QR-koden är en engångsåtgärd, jämförbar med en CE-etikett. Förordningen fokuserar dock på datanordningen under hela produktens livslängd, och det kräver andra val än en droppglasyr och ett arkark med etiketter.
Varför QR-koden är mer än en etikett
QR-koden är datanordningen: den fysiska hänvisningen till det digitala passet. Förordningen ställer krav på denna nördning, såsom läsbarhet och hållbarhet under den tid produkten används. Detta är ett annat utgångspunkt än för förpackningsetiketter, som ofta förlorar sin funktion efter köpet. Ett produktpass måste fortfarande kunna användas efter flera års användning, vid reparation, vid vidareförsäljning eller vid återvinning. Läs mer om hur denna koppling mellan kod och data fungerar i förklaringen om hur data skapas.
De tre varianterna av samma misstag
I praktiken återkommer misstaget i ett par fasta former. Den första är fysisk: koden sitter på en etikett som lossnar, på en del som byts ut, eller på förpackning som slutanvändaren slänger. Den andra är teknisk: koden hänvisar till ett fast dokument, till exempel en PDF på den egna webbplatsen, i stället för till en miljö som kan uppdateras när data ändras. Den tredje är organisatorisk: ingen i företaget är utsedd som ansvarig för koden, så när det finns en ny leverantör, en modelländring eller en webbplatsflyttning bryter länken utan att någon märker det.
Alla dessa varianter leder till samma resultat: en produkt med ett pass som existerar på papperet, men som inte är åtkomlig i praktiken. För ett installationsföretag, ett kontor med utrustning eller en importör av vitvaror är detta en risk som först blir synlig när någon — en kund, en återvinningsanläggning, en tillsynsmyndighet — faktiskt skannar koden.
Vad tillsynsmyndigheter konsulterar
Förordningen skiljer mellan skyldigheten att ha ett pass och skyldigheten att faktiskt hålla detta pass tillgängligt. Tillsynsmyndigheter i Nederländerna och på andra ställen i EU granskar under inspektioner sökbarheten och aktualiteten för data bakom koden, inte bara närvaron av en etikett. Exakt hur denna övervakning organiseras är ännu inte helt bestämt; de delegerade akternas per produktgrupp förväntas från 2027. Vad som redan är klart: en kod som hänvisar till föråldrade eller otillgängliga data fungerar i praktiken samma sak som att inte ha någon kod alls.
Hur du undviker detta i praktiken
Kärnan i lösningen ligger inte i en bättre etikett, utan i två val som görs i förväg. För det första: koden ska sitta på en del som följer produktens livslängd, inte på förpackning eller en lös del. För det andra: koden hänvisar till en miljö som du eller din leverantör kan uppdatera utan att koden själv behöver ändras. Det senare är precis anledningen till att företag låter hostas passet i stället för att själva hantera ett dokument — koden förblir densamma, data bakom den kan förbli aktuell.
Dessutom är det bra att i förväg bestämma vem i er organisation som är ansvarig för koden: vem rapporterar det om en leverantör ändras, vem kontrollerar om länken fortfarande fungerar, och vem är kontaktperson om en kund eller tillsynsmyndighet ställer frågor. Utan denna överenskommelse uppstår misstaget av sig självt, även hos företag som ursprungligen implementerade koden på ett utmärkt sätt.
Huruvida era produkter redan faller under denna skyldighet och när det gäller skiljer sig per produktgrupp och är ännu inte fastställt för alla. I ett par frågor ser ni var era produkter står nu, och i kunskapsbanken per ämne hittar ni källan i den officiella texten och ett kort svar per fråga. För er egen situation och för frågor om ansvar om koden trots allt slutar fungera, är en jurist eller den behörig tillsynsmyndigheten lämplig kontaktpunkt.
Vill ni först se om detta gäller ert företag innan ni lägger tid på genomförandet? Gör den kostnadsfria snabbgranskningen eller bläddra igenom ämnena — båda är utan förpliktelse och ger omedelbar vägledning.