Lyhyt vastaus
Digitaalinen tuotepassi on perimmältään tarkoitettu tuotetiedoille: materiaaleille, korjaustiedoille, alkuperälle, energiankulutukselle ja vastaavalle. Useimmissa sähkölaite- ja ICT-laitteissa sinun ei siis tarvitse sisällyttää henkilötietoja pasportiin. Henkilötiedot tulevat kuitenkin esiin silloin, kun liität käyttäjien, asentajien tai omistajien tietoja tuotteeseen, esimerkiksi takuurekisteröinnissä tai nimeen kytketyssä huoltohistoriassa. Silloin ei ole kyse tuotepassiasetuksesta, vaan Yleisestä tietosuoja-asetuksesta (GDPR), joka pysyy voimassa uusien säännösten ohella.
Sinulle yrittäjänä tämä tarkoittaa erityisesti sitä, että pitää erottaa toisistaan kaksi asiaa: mitä passiin on pakollisuuden perusteella sisällytettävä asetuksen vaatimuksesta, ja mitä sinä mahdollisesti lisäät itse ja joka saattaa sisältää henkilötietoja. Näihin kahteen kysymykseen vastataan eri säännöillä ja Suomessa eri valvontaviranomaiset tarkastelevat niitä.
Mitä passi periaatteessa sisältää
Asetus rakentaa digitaalisen tuotepassin tuotteen ympärille, ei sen käyttävän henkilön ympärille. Ajattele tietoja, joita valmistaja tai maahantuoja toimittaa koostumuksesta, korjausmahdollisuuksista, tuotetason takuutiedoista ja tiedoista, jotka ovat oleellisia kierrätykselle tuotteen elinkaaren lopussa. Se, mitkä tiedot tarkalleen ovat pakollisia, vaihtelee alakategorioittain ja määritellään delegoidussa säädöksessä, jota ei ole vielä julkaistu jokaiselle tuoteryhmälle.
Niin kauan kuin tällaista säädöstä ei ole, ei ole vielä varmaa, miten sinun erityinen tuoteryhmä tiedot toimittaa. Tietovarastossamme seuramme aiheittain sitä, mikä jo on selvää ja mikä vielä avoin, jotta sinun ei tarvitse itse käydä läpi virallisia tekstejä. tietovarasto aiheittain antaa siitä yleiskatsauksen.
Missä henkilötiedoilla voi silti olla rooli
Monien yritysten käytännössä tuotetiedot ja henkilötiedot koskettavat toisiaan muutamissa kohdissa. Asennusyritys, joka rekisteröi huoltopalveluja asiakkaansa nimissä, maahantuoja, joka kytkee takuuvaatimuksia sähköpostiosoitteeseen, tai toimistojohtaja, joka osoittaa laitteet työntekijöille: kaikissa näissä tapauksissa syntyy sidos tuotteen ja henkilön välille.
Tämä sidos ei kuulu automaattisesti digitaaliseen tuotepassiin. Passi itse on kytketty tuotteeseen QR-datakantojen kautta, ei yksittäiseen käyttäjään. Mutta järjestelmät, joissa pidät nuo lisätiedot, kuuluvat GDPR:n piiriin, jos niissä käsitellään henkilötietoja. Näin oli jo ennen tuotepassin tuloa ja se ei muutu sen myötä.
Kaksi sääntelyä rinnakkain
GDPR:llä ja tuotepassiasetuksella on eri tarkoitus ja eri valvontaviranomainen. GDPR käsittelee henkilötietojen suojelua ja Suomessa siitä valvoo Tietosuojavaltuutettu. Tuotepassiasetus käsittelee tuotetietoja ja sitä, miten nämä ovat saatavilla ja valvottavissa, ja valvonta siitä järjestetään jäsenittäin.
Sinulle tämä tarkoittaa erityisesti sitä, että tuotepassia koskeva kysymys ei ole automaattisesti GDPR-kysymys, eikä päinvastoin. Jos esimerkiksi epäröit, noudattaako asiakaistietokanta, jossa on sarjanumerot ja nimet, GDPR:ää, et löydä vastausta siitä tuotepassiasetuksesta, vaan GDPR:stä itsestään ja omalta lakimieheeltäsi tai Tietosuojavaltuutetulta.
Mitä tämä tarkoittaa toimittamiesi tiedoille
Kun valmistajana tai tuojana toimittaessasi tietoja pasportille, on käytännöllistä määrittää etukäteen, mitkä tiedot koskevat puhtaasti tuotetta ja mitkä sisältävät kytkennän henkilöön. Vain tuotetiedot kuuluvat pasporttin itse; tiedot, jotka tekevät käyttäjän jäljitettäväksi, eivät periaatteessa kuulu sinne ja edellyttävät omaa harkintaa GDPR:n nojalla.
Elektropas.com-palvelussa kokoamme pasportin toimittamistaan tuotetiedoista ja säilytämme ne kymmenen vuoden ajan. Se, miten käsittelemme tietoja, jotka luovutat meille tätä varten, on kuvattu sivulla, jossa kerromme, miten käsittelemme tietojasi. Tämä on eri kysymys kuin se, ovatko omat sisäiset järjestelmäsi, kuten takuu- tai huoltorekisteri, GDPR:n mukaisia.
Tilanteesi kartoittaminen
Se, sisältääkö oman tietojenkäsittelysi tuotteen osalta henkilötietoja ja mitä siihen tarvitaan, riippuu siitä, miten käytät ja säilytät tietoja tarkasti. Tämä on kysymys omalle juristille tai Tietosuojaviranomaiselle, ei asia, johon voidaan vastata yleisesti.
Haluatko ensin saada käsityksen siitä, mikä on jo vahvistettu tuoteryhmällesi ja mikä ei? Tee ilmainen tuoteskannaus muutamassa kysymyksessä tai katso usein kysytyt kysymykset digitaalisesta tuotepassista laajemman yleiskatsauksen saamiseksi.