De meestgemaakte fout bij de QR-code van het digitaal productpaspoort is dat de code wel op het product staat, maar niet meegaat met het product gedurende de hele levensduur. De code raakt los, verbleekt, zit op verpakking die weggegooid wordt, of verwijst naar een document dat niet meer wordt bijgewerkt. Daarmee bestaat het paspoort wel, maar is het op het moment dat iemand het nodig heeft, niet meer te vinden of niet meer actueel.
Deze fout ontstaat meestal niet uit onzorgvuldigheid, maar uit een verkeerde aanname: dat de QR-code een eenmalige actie is, vergelijkbaar met een CE-sticker. De verordening kijkt echter naar de datadrager over de hele levensduur van het product, en dat vraagt om andere keuzes dan een druppel lijm en een velletje stickers.
Waarom de QR-code meer is dan een sticker
De QR-code is de datadrager: de fysieke verwijzing naar het digitale paspoort. De verordening stelt eisen aan die drager, zoals leesbaarheid en duurzaamheid gedurende de tijd dat het product in gebruik is. Dat is een ander uitgangspunt dan bij verpakkingslabels, die vaak na aankoop hun functie verliezen. Een productpaspoort moet nog te raadplegen zijn na jaren gebruik, bij een reparatie, bij doorverkoop of bij recycling. Meer over hoe die koppeling tussen code en gegevens werkt, leest u in de uitleg over hoe de gegevens tot stand komen.
De drie varianten van dezelfde fout
In de praktijk komt de fout in een paar vaste vormen terug. De eerste is fysiek: de code zit op een sticker die loslaat, op een onderdeel dat vervangen wordt, of op verpakking die de eindgebruiker weggooit. De tweede is technisch: de code verwijst naar een vast document, bijvoorbeeld een PDF op de eigen website, in plaats van naar een omgeving die bijgewerkt kan worden als gegevens wijzigen. De derde is organisatorisch: niemand in het bedrijf is aangewezen als verantwoordelijke voor de code, waardoor bij een nieuwe leverancier, een modelwijziging of een verhuizing van de website de link zonder dat iemand het merkt, doodloopt.
Al deze varianten leiden tot hetzelfde resultaat: een product met een paspoort dat op papier bestaat, maar in de praktijk niet raadpleegbaar is. Voor een installatiebedrijf, een kantoor met apparatuur of een importeur van witgoed is dat een risico dat pas zichtbaar wordt op het moment dat iemand — een klant, een recycler, een toezichthouder — de code daadwerkelijk scant.
Wat toezichthouders raadplegen
De verordening onderscheidt de verplichting om een paspoort te hebben van de verplichting om dat paspoort daadwerkelijk toegankelijk te houden. Toezichthouders in Nederland en elders in de EU kijken bij controles naar de vindbaarheid en actualiteit van de gegevens achter de code, niet alleen naar de aanwezigheid van een sticker. Hoe dat toezicht precies wordt ingericht, staat nog niet volledig vast; de gedelegeerde handelingen per productgroep worden vanaf 2027 verwacht. Wat al wel duidelijk is: een code die naar verouderde of onbereikbare gegevens verwijst, doet in de praktijk hetzelfde als geen code hebben.
Hoe u dit voorkomt in de praktijk
De kern van de oplossing zit niet in een betere sticker, maar in twee keuzes die vooraf gemaakt worden. Ten eerste: de code hoort op een onderdeel dat de levensduur van het product volgt, niet op verpakking of een los onderdeel. Ten tweede: de code verwijst naar een omgeving die u of uw leverancier kan bijwerken zonder dat de code zelf hoeft te veranderen. Dat laatste is precies waarom bedrijven het paspoort laten hosten in plaats van zelf een document te beheren — de code blijft hetzelfde, de gegevens erachter kunnen wel actueel blijven.
Daarnaast helpt het om vooraf te bepalen wie in uw organisatie verantwoordelijk is voor de code: wie meldt het als een leverancier wijzigt, wie controleert of de link nog werkt, en wie is het aanspreekpunt als een klant of toezichthouder vragen stelt. Zonder die afspraak ontstaat de fout vanzelf, ook bij bedrijven die de code in eerste instantie prima hebben aangebracht.
Of uw producten al onder deze verplichting vallen en wanneer, verschilt per productgroep en staat nog niet voor iedereen vast. In een paar vragen ziet u waar uw producten nu staan, en in de kennisbank per onderwerp vindt u de vindplaats in de officiële tekst en een kort antwoord per vraag. Voor de eigen situatie, en voor vragen over aansprakelijkheid als de code toch uitvalt, blijft een jurist of de bevoegde toezichthouder het aangewezen aanspreekpunt.
Wilt u eerst zien of dit voor uw bedrijf speelt voordat u tijd steekt in de uitwerking? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen — beide zijn zonder verplichting en geven direct een indicatie.