Het korte antwoord
Voor veel bedrijven is binnen een halve tot een hele werkdag duidelijk welke rol zij hebben in de keten van elektronica en ict: fabrikant, importeur, distributeur, of een partij die daar geen van beide van is. Dat gaat snel wanneer er één duidelijke leverancier is, wanneer het product onder een bestaand merk blijft, of wanneer uw bedrijf uitsluitend doorverkoopt zonder iets aan het product te veranderen. De verordening die het digitaal productpaspoort regelt, onderscheidt deze rollen juist omdat elke rol een andere verantwoordelijkheid met zich meebrengt voor de gegevens die in het paspoort terechtkomen.
Bij samengestelde producten, private label, of een inkoopketen met meerdere tussenpartijen loopt de doorlooptijd vaak op tot enkele dagen of zelfs een paar weken. Dan moet eerst worden uitgezocht wie welk deel van het product heeft gemaakt, aangepast of herverpakt, en dat is niet altijd meteen duidelijk uit de eigen administratie. Wie dat niet zelf paraat heeft, moet het navragen bij een leverancier in het buitenland, en dat kost tijd die niet in uw eigen planning staat.
Waarom de rol ertoe doet
De term "aanbieder" wordt in de context van het digitaal productpaspoort vaak gebruikt, maar daaronder vallen verschillende rollen met verschillende plichten. Een fabrikant draagt in de regel de verantwoordelijkheid voor de technische gegevens van het product zelf. Een importeur die producten van buiten de EU op de Europese markt brengt, krijgt daarnaast te maken met de vraag of de fabrikant die gegevens al heeft aangeleverd. Een distributeur die alleen doorverkoopt, heeft doorgaans een beperktere rol, maar moet wel kunnen aantonen dat het paspoort aanwezig is. Welke rol op uw bedrijf van toepassing is, bepaalt dus niet alleen wie de teksten en techniek aanlevert, maar ook wie welke documenten moet kunnen laten zien. In de kennisbank met de rollen per situatie uitgezocht staat dit per type bedrijf verder uitgewerkt.
Wat de doorlooptijd bepaalt
De tijd die nodig is om de eigen rol vast te stellen, hangt vooral af van drie dingen. Ten eerste de herkomst van het product: een product dat kant-en-klaar wordt ingekocht bij één fabrikant buiten de EU vraagt een andere uitzoekklus dan een product dat uit onderdelen van meerdere toeleveranciers wordt samengesteld. Ten tweede het merk waaronder het product op de markt komt: zodra een bedrijf een eigen merk of eigen verpakking op een bestaand product zet, verschuift de verantwoordelijkheid vaak naar die partij, en dat moet eerst worden nagegaan. Ten derde de beschikbaarheid van documentatie: is er al een overzicht van leveranciers, fabricagelocaties en eventuele bewerkingen, of moet dat nog worden samengesteld uit facturen en e-mailwisselingen.
Waar het in de praktijk op stukloopt
In de praktijk lopen bedrijven vooral vertraging op bij private label-producten, waarbij een groothandel of winkelketen een bestaand product onder eigen naam verkoopt. Dan moet worden nagegaan of alleen de verpakking is aangepast, of dat er ook iets aan het product zelf is veranderd, want dat kan de rol veranderen. Ook bij producten die via meerdere schakels binnenkomen, bijvoorbeeld een importeur die inkoopt bij een handelsagent die op zijn beurt bij de fabrikant inkoopt, is het uitzoeken van de daadwerkelijke fabrikant soms tijdrovender dan verwacht. Een derde struikelblok is onduidelijkheid over wie het product technisch heeft aangepast, bijvoorbeeld software die lokaal is geïnstalleerd of onderdelen die zijn vervangen voor de Europese markt.
Wanneer u meer dan een week nodig heeft
Bij een enkele directe leverancier en een onveranderd product is de rol meestal snel te bepalen. Zodra er meerdere landen, meerdere fabrieken, of een wisselende samenstelling van het product bij komt kijken, is het reëel om rekening te houden met een doorlooptijd van één tot drie weken, vooral als leveranciers in het buitenland niet direct antwoorden op vragen over herkomst en bewerking. Dit is een praktische inschatting op basis van veelvoorkomende situaties, geen vaste termijn uit de verordening zelf; de verordening zelf stelt geen termijn voor het intern vaststellen van een rol.
Wat u zelf vast kunt leggen
Het helpt om vooraf een overzicht te maken van elk product of elke productgroep: wie de fabrikant is, via welke partijen het product binnenkomt, en of er onderweg iets aan is veranderd. Dat overzicht is ook bruikbaar zodra de gedelegeerde handeling voor uw productcategorie gepubliceerd wordt en de concrete verplichtingen vaststaan. Twijfelt u over de eigen situatie, dan is dat iets om voor te leggen aan een jurist of aan de bevoegde toezichthouder; dit artikel beschrijft de verordening in algemene zin en is niet toegesneden op één specifiek bedrijf.
Wilt u snel een eerste indruk krijgen van waar uw bedrijf staat, dan kunt u in een paar vragen een eerste indicatie krijgen. Veelgestelde vragen over rollen en verantwoordelijkheden in de keten zijn gebundeld op de pagina met antwoorden op vragen die wij vaak krijgen, en wie wil weten waar de informatie op elektropas.com vandaan komt, leest dat op de pagina over hoe wij onze informatie samenstellen.
De gratis quick-scan en de onderwerpen in de kennisbank geven u een eerste beeld zonder dat daar een account voor nodig is. Zo ziet u snel of verdere uitzoekwerk voor uw bedrijf nodig is, en waar u dat het beste kunt beginnen.