Het korte antwoord
Het digitaal productpaspoort is in de basis bedoeld voor productgegevens: materialen, reparatie-informatie, herkomst, energieverbruik en dergelijke. Voor de meeste elektronica en ICT-apparatuur hoeft u dus geen persoonsgegevens in het paspoort op te nemen. Persoonsgegevens komen wel in beeld zodra u gegevens over gebruikers, monteurs of eigenaren aan een product koppelt, bijvoorbeeld bij garantieregistratie of onderhoudshistorie die aan een naam is gekoppeld. Dat raakt dan niet de verordening voor het productpaspoort, maar de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die naast de nieuwe regels blijft gelden.
Voor u als ondernemer betekent dit vooral dat u twee dingen uit elkaar houdt: wat er verplicht in het paspoort moet staan omdat de verordening dat vraagt, en wat u er eventueel zelf aan toevoegt en dat mogelijk persoonsgegevens bevat. Die twee vragen worden door verschillende regels beantwoord en, in Nederland, door verschillende toezichthouders bekeken.
Wat het paspoort in de basis bevat
De verordening richt het digitaal productpaspoort in rond het product, niet rond de persoon die het gebruikt. Denk aan gegevens die de fabrikant of importeur aanlevert over samenstelling, reparatiemogelijkheden, garantie-informatie op productniveau en gegevens die relevant zijn voor recycling aan het einde van de levensduur. Welke gegevens precies verplicht zijn, verschilt per deelcategorie en wordt vastgelegd in een gedelegeerde handeling die nog niet voor elke productgroep is gepubliceerd.
Zolang zo'n handeling er niet is, staat ook nog niet vast hoe uw specifieke productgroep gegevens moet aanleveren. In de kennisbank houden we per onderwerp bij wat er al vaststaat en wat nog open ligt, zodat u niet zelf de officiële teksten hoeft door te spitten. de kennisbank met de stand per onderwerp geeft daar een overzicht van.
Waar persoonsgegevens toch een rol kunnen spelen
In de praktijk van veel bedrijven raken productgegevens en persoonsgegevens elkaar op een paar plekken. Een installatiebedrijf dat onderhoudsbeurten registreert op naam van de klant, een importeur die garantieclaims koppelt aan een e-mailadres, of een kantoormanager die apparatuur toewijst aan medewerkers: in al die gevallen ontstaat een koppeling tussen een product en een persoon.
Die koppeling valt niet vanzelf onder het digitaal productpaspoort. Het paspoort zelf is gekoppeld aan het product via de QR-datadrager, niet aan een individuele gebruiker. Maar de systemen waarin u die aanvullende gegevens bijhoudt, vallen wel onder de AVG als daarin persoonsgegevens worden verwerkt. Dat was al zo vóór de komst van het productpaspoort en verandert daar ook niet door.
De twee regelingen naast elkaar
De AVG en de verordening voor het digitaal productpaspoort hebben een ander doel en een andere toezichthouder. De AVG gaat over de bescherming van persoonsgegevens en wordt in Nederland gehouden door de Autoriteit Persoonsgegevens. De verordening voor het productpaspoort gaat over productinformatie en de manier waarop die beschikbaar en controleerbaar is, en het toezicht daarop wordt per lidstaat ingericht.
Voor u betekent dat vooral dat een vraag over uw productpaspoort niet automatisch een AVG-vraag is, en andersom. Wie bijvoorbeeld twijfelt of een klantendatabase met serienummers en namen aan de AVG voldoet, vindt het antwoord daarop niet in de tekst over het productpaspoort, maar in de AVG zelf en bij de eigen jurist of de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wat dit betekent voor de gegevens die u aanlevert
Wanneer u als fabrikant of importeur gegevens aanlevert voor het paspoort, is het praktisch om vooraf te bepalen welke gegevens puur op het product betrekking hebben en welke een koppeling met een persoon bevatten. Alleen de productgegevens horen in het paspoort zelf thuis; gegevens die een gebruiker herleidbaar maken, horen daar in beginsel niet in en vragen een eigen afweging onder de AVG.
Bij elektropas.com stellen wij het paspoort samen uit de productgegevens die u aanlevert en hosten we die gedurende tien jaar. Hoe we met de gegevens omgaan die u ons daarvoor toevertrouwt, staat beschreven op de pagina over hoe wij met uw gegevens omgaan. Dat is een ander vraagstuk dan de vraag of uw eigen interne systemen, zoals een garantie- of onderhoudsregistratie, aan de AVG voldoen.
Uw situatie in kaart brengen
Of uw eigen dataverwerking rond een product persoonsgegevens bevat en wat daarvoor nodig is, hangt af van hoe u die gegevens precies gebruikt en bewaart. Dat is een vraag voor de eigen jurist of de Autoriteit Persoonsgegevens, niet iets dat in algemene zin te beantwoorden is.
Wilt u eerst een indruk krijgen van wat er voor uw productgroep al vaststaat en wat nog niet? Doe de gratis productscan in een paar vragen of kijk in de meestgestelde vragen over het productpaspoort voor een breder overzicht.