Welke documenten heeft u nodig voor het digitaal productpaspoort als u importeur bent?
Als importeur haalt u de gegevens voor het digitaal productpaspoort niet zelf op uit uw eigen fabriek, maar bij een fabrikant buiten de EU. Dat maakt de lijst met benodigde stukken net iets anders dan die van een fabrikant die alles zelf produceert en meet. U heeft in ieder geval de technische documentatie van het product nodig, de gegevens over materialen, reparatie en energieverbruik die de verordening voor de betreffende productgroep vraagt, een conformiteitsverklaring, uw eigen importeursgegevens, en een sluitende afspraak met de fabrikant over het aanleveren en actueel houden van die informatie.
Het detail dat bij deze situatie het meest speelt, is dat laatste punt: de afspraak met de fabrikant. Een importeur wordt namelijk in de keten vaak gezien als de partij die verantwoordelijk is voor het paspoort, terwijl de onderliggende gegevens bij iemand anders liggen. Zonder een sluitende afspraak over aanlevering en actualisatie staat u met lege handen als er iets wijzigt aan het product of de reparatie-informatie.
Wat er op de lijst staat en waarom precies dat stuk telt
De technische documentatie vormt de kern: gegevens over de gebruikte materialen, de levensduur, de mogelijkheden tot reparatie en, afhankelijk van de productgroep, het energieverbruik. Deze gegevens verschillen per deelcategorie elektronica of ICT-apparatuur, omdat de gedelegeerde handelingen die de precieze eisen vastleggen per productgroep worden gepubliceerd. Daarnaast hoort er een conformiteitsverklaring bij, waarin staat dat het product aan de geldende eisen voldoet. Uw eigen gegevens als importeur — naam, adres, en de rol die u in de keten vervult — maken het plaatje compleet, samen met de unieke identificatie die aan de QR-datadrager wordt gekoppeld.
Bij elk van deze stukken geldt dat u ze ergens vandaan moet halen. Voor een fabrikant is dat intern, voor een importeur is dat bij de fabrikant of leverancier buiten de EU. Wie welke rol precies vervult, en wat dat betekent voor uw verplichtingen, leest u uitgebreider terug in de kennisbank per onderwerp.
Het detail dat voor importeurs het zwaarst weegt
Het paspoort blijft tien jaar actueel moeten zijn. Een fabrikant die zelf produceert, weet wanneer een onderdeel verandert. Een importeur is daarvoor afhankelijk van signalen van de fabrikant, en die signalen komen niet vanzelf. Daarom is de belangrijkste vraag niet alleen welke documenten u nu nodig heeft, maar ook hoe u zeker weet dat u ze over drie jaar nog krijgt als er iets aan het product verandert.
De verordening onderscheidt rollen in de keten, en toezichthouders kijken daarbij naar wie welke gegevens heeft aangeleverd en op basis waarvan. Dat is geen reden tot ongerustheid, wel een reden om de afspraak met uw fabrikant of leverancier niet vrijblijvend te laten. Een schriftelijke afspraak over levering, actualisatie en aansprakelijkheid bij onjuiste gegevens hoort standaard in het inkoopdossier, net zoals dat nu al gebeurt bij CE-markering en conformiteitsverklaringen.
Wat dit betekent voor het gesprek met uw leverancier
Het is verstandig om dit gesprek niet pas te voeren zodra de verplichting voor uw productgroep vaststaat, maar er nu al een vraag over te stellen: welke gegevens kan de fabrikant leveren, in welke vorm, en wie meldt het als er iets verandert. Diezelfde vraag komt ook terug bij de AI-verordening en bij de Algemene Productveiligheidsverordening, dus het is efficiënt om dit in één keer goed vast te leggen in het leverancierscontract.
Of uw producten al onder een concrete verplichting vallen, en welke gegevens daarbij horen, is per productgroep verschillend en nog niet voor elke categorie vastgesteld. Een eerste indicatie van waar u voor uw eigen productgroep staat, krijgt u met een paar vragen over uw situatie. Hoe wij de informatie op elektropas.com samenstellen en waar die op is gebaseerd, leest u op de pagina over onze werkwijze.
Waar u nu al mee kunt beginnen
Ook zonder dat de exacte datum voor uw productgroep vaststaat, kunt u alvast in kaart brengen welke documentatie uw fabrikant of leverancier kan leveren en welke niet. Dat voorkomt dat u achteraf moet reconstrueren wat er ontbreekt. Voor specifieke vragen over uw eigen contract of aansprakelijkheid als importeur is het verstandig een jurist te raadplegen; wij beschrijven de verordening, maar geven geen juridisch advies over uw individuele situatie.
Wilt u overzichtelijk zien welke stukken voor uw productgroep relevant zijn en welke vragen daarbij vaak terugkomen? Doe de gratis quick-scan of blader door de meestgestelde vragen over het digitaal productpaspoort om te zien waar andere ondernemers in dezelfde situatie tegenaan lopen.