Moet ik mij registreren voor afgedankte elektronica?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De WEEE-richtlijn (Richtlijn 2012/19/EU) verplicht producenten van elektrische en elektronische apparatuur zich te registreren voordat zij apparatuur op de markt brengen. "Producent" is in deze richtlijn een breed begrip: het gaat niet alleen om de fabrikant die het apparaat fysiek maakt, maar ook om partijen die apparatuur onder een eigen merk verkopen of als eerste in een EU-lidstaat op de markt brengen. Wie twijfelt onder welke van deze rollen een bedrijf valt, vindt een nadere uitwerking op Ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR? — die indeling loopt namelijk grotendeels parallel aan de producentendefinitie uit de WEEE-richtlijn.

Registratie bij de nationale autoriteit

Elke lidstaat houdt een eigen register bij voor producenten van elektrische en elektronische apparatuur. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit praktisch dat registratie plaatsvindt in elk EU-land waar apparatuur voor het eerst op de markt wordt gebracht, niet alleen in het land van vestiging. Een bedrijf dat vanuit Nederland ook rechtstreeks aan klanten in Duitsland of België levert, krijgt daardoor te maken met meerdere nationale registers en de bijbehorende administratieve verplichtingen per land.

Financiering van inzameling en verwerking

De richtlijn koppelt registratie aan een financiële verplichting: producenten dragen bij aan de kosten van inzameling, verwerking en recycling van afgedankte apparatuur. In de praktijk gebeurt dit meestal via aansluiting bij een collectief systeem (een producentenorganisatie) die deze bijdrage namens meerdere bedrijven regelt. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit een terugkerende post, gebaseerd op de hoeveelheid en het type apparatuur dat wordt verkocht.

Rapportage van verkochte hoeveelheden

Geregistreerde producenten leveren periodiek gegevens aan over de hoeveelheden apparatuur die op de markt zijn gebracht, ingedeeld naar apparatuurcategorie. Dit vergt een administratie die inkoop- en verkoopvolumes per productcategorie bijhoudt, iets wat bij een groeiend productenpakket snel complexer wordt dan bij de start van een bedrijf.

Merk en identificatie op de apparatuur

De richtlijn verwacht dat apparatuur herkenbaar is naar de producent, onder meer door merk en typeaanduiding. Dit raakt direct aan de vraag wie er verantwoordelijk is als een product onder een eigen naam wordt gevoerd terwijl de productie elders gebeurt. Wie apparatuur onder een eigen merk voert, vindt een uitwerking van wat daarbij komt kijken op Ik verkoop elektronica onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik?, en voor private label-constructies specifiek op Ik verkoop private label elektronica, wat zijn mijn verplichtingen.

Informatie aan eindgebruikers

Producenten zorgen voor informatie aan eindgebruikers over de juiste manier van afvoeren van afgedankte apparatuur, en over de betekenis van het symbool voor gescheiden inzameling. Voor een bedrijf met een webshop of fysieke winkel betekent dit dat deze informatie ergens in het verkoopproces terugkomt, bijvoorbeeld op de verpakking, de factuur of de website.

Waar het misgaat in de praktijk

Een veelvoorkomende situatie is een bedrijf dat wél geregistreerd is in het eigen vestigingsland, maar niet beseft dat verkoop aan consumenten in een ander EU-land daar een aparte registratie vergt. Wie apparatuur inkoopt in het ene EU-land en doorverkoopt in het andere, loopt tegen precies dit punt aan — een situatie die verder wordt toegelicht op Ik koop elektronica in een ander EU-land in en verkoop door.

Een tweede situatie ontstaat bij verkoop via een online marktplaats. Het idee bestaat soms dat de marktplaats de registratieplicht overneemt, terwijl de verplichting in de kern bij de partij ligt die de apparatuur als producent op de markt brengt. Wat een marktplaats wel en niet regelt, staat uitgewerkt op Wat betekent het productpaspoort als ik elektronica via een online marktplaats verkoop?.

Een derde situatie speelt bij bedrijven die apparatuur van een fabrikant buiten de EU importeren en er zelf geen merk op zetten, maar wel als eerste in de EU op de markt brengen. Het is dan niet altijd duidelijk of de registratieplicht bij het bedrijf zelf ligt of bij een lokale vertegenwoordiger van de buitenlandse fabrikant. Deze vraag wordt behandeld op Mijn fabrikant zit buiten de Europese Unie — wie regelt het productpaspoort dan?.

Een vierde situatie doet zich voor bij distributeurs en handelaren die menen dat registratie alleen een zaak van de fabrikant of importeur is. Een distributeur heeft doorgaans geen eigen registratieplicht, maar heeft wel te maken met controlevragen — bijvoorbeeld of de partij waarvan wordt ingekocht, wél geregistreerd is. Wat daarbij hoort, staat op Welke verplichtingen heeft een distributeur of handelaar van elektronica?.

Een vijfde en vaak onderschatte situatie is het moment waarop een bedrijf zijn productassortiment uitbreidt naar een nieuwe apparatuurcategorie, zonder de registratie daarop aan te passen. De administratie loopt dan achter op de werkelijke verkoop, wat pas bij een controle of rapportagemoment aan het licht komt.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van de EU-landen waarin apparatuur voor het eerst op de markt wordt gebracht, met per land de registratiestatus bij de nationale autoriteit.
• Bewijs van aansluiting bij een collectief systeem voor de financiering van inzameling en verwerking, inclusief de apparatuurcategorieën waarvoor dit geldt.
• Een periodiek bijgehouden administratie van verkochte hoeveelheden per apparatuurcategorie, als basis voor de rapportageverplichting.
• Afspraken met leveranciers of fabrikanten buiten de EU over wie de registratieplicht op zich neemt, vastgelegd in het inkoop- of distributiecontract.
• Bewijs dat merk en typeaanduiding op de apparatuur of verpakking zijn aangebracht, en dat het symbool voor gescheiden inzameling is opgenomen.
• Documentatie van de informatie die aan eindgebruikers wordt gegeven over inzameling en afvoer, bijvoorbeeld als vaste tekst op de factuur of website.

Wie deze registratie los ziet van de bredere vraag rond aansprakelijkheid, doet zichzelf tekort: onjuiste of ontbrekende gegevens in dit soort administratie raken uiteindelijk aan de vraag wie is aansprakelijk als er een fout in het productpaspoort staat. Een helder vastgelegd registratiedossier is dan ook niet alleen een nalevingsvraag, maar ook een manier om intern aan te tonen wie waarvoor verantwoordelijk is.