ik verkoop private label elektronica wat zijn mijn verplichtingen

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Elektronica onder een eigen merk op de markt zetten, terwijl een andere partij het product feitelijk ontwikkelt en produceert, is precies de situatie die de ESPR aanmerkt als fabrikantschap. Niet de vraag wie het product heeft ontworpen of gemaakt is bepalend, maar wie zijn naam of merk erop zet. Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verplichtingen van fabrikanten neer, en die verplichtingen komen dus op het bordje van het bedrijf dat het private label voert, niet van de partij die achter de schermen produceert. Wie twijfelt of dat in de eigen situatie zo werkt, vindt de basisredenering terug op Ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR?

Zorgen dat het product aan de eisen voldoet

Voor het product op de markt komt, hoort er zekerheid te zijn dat het voldoet aan de eisen die voor die productgroep gelden onder de ESPR. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit meestal dat er een leveranciersrelatie is met de partij die het product daadwerkelijk maakt, en dat er gegevens, testresultaten of verklaringen van die partij binnenkomen die als basis dienen voor de eigen verantwoordelijkheid. Het eigen merk zetten op een product zonder zicht te hebben op wat de achterliggende fabrikant heeft getest of onderbouwd, is een risico dat niet bij die achterliggende fabrikant blijft liggen, maar bij de merkhouder.

Technische documentatie en het productpaspoort opstellen of laten opstellen

Het productpaspoort en de onderliggende technische documentatie moeten er zijn, en de verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij wie als fabrikant wordt aangemerkt. In de praktijk kan dat werk worden uitbesteed of overgenomen van de achterliggende producent, maar de verantwoordelijkheid dat de inhoud klopt en aanwezig is, verschuift niet mee. Voor bedrijven die zelf niet over de technische data beschikken, is dit vaak het punt waar een private-labelconstructie het meest kwetsbaar is: de gegevens moeten van elders komen, en er moet een manier zijn om te controleren of ze volledig en actueel zijn.

De conformiteit vaststellen en daarvoor tekenen

Bij fabrikantschap hoort het vaststellen dat het product aan de eisen voldoet, en dat gaat gepaard met een verklaring die iemand moet ondertekenen. Wie dat precies is en wat daarvoor nodig is, staat uitgewerkt op wie moet tekenen dat het productpaspoort klopt. Voor een private label-bedrijf betekent dit dat er intern iemand verantwoordelijkheid draagt voor een verklaring over een product dat elders is ontworpen — een positie die vraagt om degelijke afspraken met de achterliggende fabrikant over wat er wordt aangeleverd en op welk moment.

Gegevens tien jaar bewaren en beschikbaar houden

De technische documentatie en de gegevens achter het productpaspoort moeten beschikbaar blijven, ook nadat een product niet meer wordt verkocht. Voor een bedrijf dat op private label werkt, betekent dit dat de relatie met de achterliggende fabrikant niet kan stoppen zodra de laatste voorraad is verkocht: de gegevens moeten toegankelijk blijven, wat vraagt om afspraken die verder gaan dan een eenmalige levering van productinformatie.

Corrigerende maatregelen nemen bij non-conformiteit

Blijkt een product niet aan de eisen te voldoen, dan ligt het nemen van maatregelen — zoals het informeren van afnemers of het aanpassen van de documentatie — bij de fabrikant, in dit geval de merkhouder. Dat is een verplichting die niet wacht op de uitkomst van een discussie met de achterliggende producent over wie er "eigenlijk" iets verkeerd heeft gedaan.

Waar het misgaat in de praktijk

Een veelvoorkomende situatie is dat een bedrijf ervan uitgaat dat de achterliggende fabrikant, omdat die het product heeft ontworpen en getest, ook de ESPR-verplichtingen draagt. Zodra het eigen merk op de verpakking staat, ligt die aanname meestal niet in lijn met hoe fabrikantschap in de ESPR is ingericht.

Een tweede situatie: de technische documentatie komt aan bij het private label-bedrijf, maar in een taal, vorm of detailniveau waarmee niemand intern kan beoordelen of die klopt. Er wordt getekend voor conformiteit zonder dat er iemand is die de onderliggende data heeft kunnen controleren.

Een derde: de achterliggende fabrikant stopt met produceren of wisselt van leverancier, en de gegevens die nodig zijn om het productpaspoort te onderhouden, gaan verloren of blijken niet meer opvraagbaar. Dit raakt direct aan de verplichting om documentatie beschikbaar te houden, ook langere tijd na de laatste verkoop — zie ook Hoe lang moet ik reserveonderdelen voor elektronica beschikbaar houden?

Een vierde situatie ontstaat wanneer een private label-bedrijf zelf binnen de EU inkoopt bij een tussenpartij, in de veronderstelling dat die tussenpartij al aan alle verplichtingen heeft voldaan. De vraag wie in zo'n keten welke rol speelt, wordt behandeld op ik koop elektronica in een ander EU-land in en verkoop door — en het antwoord is niet automatisch "de vorige partij in de keten regelt het wel".

Een vijfde: bij een fout in het productpaspoort wijst het private label-bedrijf naar de achterliggende fabrikant als bron van de fout, zonder dat vooraf is vastgelegd wie welke aansprakelijkheid draagt. Wat daarover valt te zeggen, staat op wie is aansprakelijk als er een fout in het productpaspoort staat

Wat u kunt vastleggen

• Een leveringsovereenkomst met de achterliggende fabrikant waarin is opgenomen welke technische documentatie wordt aangeleverd, in welke vorm en op welk moment.
• Een interne procedure voor wie de conformiteitsverklaring controleert en ondertekent voordat een private label-product op de markt komt.
• Een archiveringsafspraak, zowel intern als met de achterliggende fabrikant, over waar en hoe lang de onderliggende gegevens worden bewaard.
• Een afspraak over wat er gebeurt als de achterliggende fabrikant stopt met leveren of van eigenaar wisselt, zodat de toegang tot documentatie niet in het geding komt.
• Een aantekening van wie binnen het eigen bedrijf verantwoordelijk is voor het beoordelen van meldingen over non-conformiteit en het in gang zetten van corrigerende maatregelen.
• Voor wie meer helderheid wil over de eigen positie in de keten: de bredere uitleg op Ik verkoop elektronica onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik? geeft een aanvullend overzicht.