Hoe lang moet ik reserveonderdelen voor elektronica beschikbaar houden?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR bepaalt dat producten via gedelegeerde handelingen eisen kunnen krijgen op het gebied van beschikbaarheid van reserveonderdelen, herstelbaarheid en de duur waarin onderdelen leverbaar moeten blijven (artikelen 5 tot en met 7 van de ESPR, Verordening (EU) 2024/1781). Voor elektronica en ICT-apparatuur is nog niet vastgelegd welke concrete termijn geldt: dat wordt per productcategorie in een gedelegeerde handeling uitgewerkt, en die is voor deze sector nog niet gepubliceerd. Wat al wel vaststaat, is de structuur: fabrikanten krijgen verplichtingen rond het beschikbaar houden van onderdelen en het informeren van reparateurs en gebruikers daarover (artikel 27 van de ESPR).

Reserveonderdelen daadwerkelijk beschikbaar houden

Zodra de gedelegeerde handeling voor een productcategorie is vastgesteld, ligt vast welke onderdelen beschikbaar moeten blijven en voor welke periode. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit praktisch dat de inkoop- en voorraadplanning niet alleen op de verkoopperiode van een product wordt afgestemd, maar ook op de periode daarna. Dat raakt afspraken met toeleveranciers, de eigen magazijnfunctie en mogelijk ook de keuze om onderdelen zelf op voorraad te houden of dit contractueel bij een toeleverancier te beleggen.

Onderdelen identificeerbaar en bestelbaar maken

Beschikbaarheid alleen is niet genoeg als een reparateur of eindgebruiker het onderdeel niet kan vinden of bestellen. De verplichtingen die uit artikel 27 van de ESPR volgen, raken ook de manier waarop onderdelen worden aangeduid: met welk nummer, via welk kanaal, en tegen welke voorwaarden ze besteld kunnen worden. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit dat de klantenservice of aftersales-afdeling een vast proces moet hebben om onderdeelvragen te herkennen en door te zetten, in plaats van dit ad hoc per aanvraag te regelen.

Informatie over reserveonderdelen opnemen in het productpaspoort

Het productpaspoort is de plek waar gegevens over reserveonderdelen — voor zover die uit de toepasselijke gedelegeerde handeling volgen — terug te vinden zijn. Dat vraagt dat de partij die het paspoort samenstelt, tijdig beschikt over actuele informatie: welke onderdelen bestaan, welke besteladressen gelden, en hoelang levering is toegezegd. Bedrijven die zelf importeren of onder eigen merk verkopen, doen er goed aan om vooraf te bepalen wie deze gegevens intern bijhoudt, en dit niet aan het toeval over te laten. Wie zich afvraagt of deze verplichting bij het eigen bedrijf of bij een ander in de keten ligt, kan dat nalopen via wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van elektronica.

Onderscheid tussen fabrikant, importeur en merkhouder

Welke partij precies verantwoordelijk is voor het regelen van reserveonderdelen, hangt af van de rol die een bedrijf in de keten heeft. Een importeur die producten van buiten de EU op de markt brengt, kan andere verplichtingen hebben dan een fabrikant die zelf produceert, en een bedrijf dat producten onder eigen merk laat maken zit weer in een andere positie. Dit onderscheid is relevant genoeg om apart uit te zoeken via ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR, zeker omdat de verplichtingen rond reserveonderdelen in artikel 27 van de ESPR aan de fabrikantsrol zijn gekoppeld, ook wanneer een ander bedrijf feitelijk die rol vervult.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk terug bij bedrijven die met reserveonderdelen te maken krijgen:

• Een bedrijf stopt met de verkoop van een productlijn en sluit tegelijk het onderdelencontract met de toeleverancier af, zonder te checken of er nog een verplichting tot beschikbaarheid loopt.
• Onderdelen zijn technisch wel beschikbaar bij de fabriek, maar er is geen bestelproces voor eindgebruikers of onafhankelijke reparateurs ingericht, waardoor de onderdelen in de praktijk niet "beschikbaar" zijn in de zin die bedoeld wordt.
• Een importeur gaat ervan uit dat de buitenlandse fabrikant de onderdelenvoorraad regelt, terwijl niemand dit contractueel heeft vastgelegd — met als gevolg dat bij een vraag van een klant niemand zich verantwoordelijk voelt.
• Bij verkoop onder eigen merk wordt de onderdelenvraag helemaal niet meegenomen in de afspraken met de fabrikant, omdat de aandacht vooral naar prijs en levertijd van het hoofdproduct gaat.
• Reserveonderdeleninformatie wordt wel bijgehouden, maar niet gekoppeld aan het productpaspoort, waardoor de gegevens op twee plekken los van elkaar bestaan en uit elkaar gaan lopen.

Wat u kunt vastleggen

Voor bedrijven die zich willen voorbereiden op verplichtingen rond reserveonderdelen, is het zinvol om nu al een aantal zaken op orde te hebben, ook al is de exacte termijn voor elektronica nog niet vastgesteld:

• Een overzicht per productlijn van welke onderdelen kritiek zijn voor reparatie, met bijbehorend onderdeelnummer en leverancier.
• Contractuele afspraken met toeleveranciers over de periode waarin onderdelen besteld kunnen worden, inclusief wat er gebeurt bij uitfasering van een product.
• Een vastgelegd proces voor hoe onderdeelaanvragen van reparateurs of eindgebruikers binnenkomen en worden afgehandeld.
• Een aanwijzing binnen het bedrijf van wie verantwoordelijk is voor het actueel houden van onderdeleninformatie richting het productpaspoort.
• Afspraken over aansprakelijkheid wanneer onderdeleninformatie in het paspoort niet meer klopt, iets dat raakt aan de vraag wie is aansprakelijk als er een fout in het productpaspoort staat.
• Voor bedrijven die producten via een marktplaats of onder private label verkopen: een check of de eigen rol in de keten is vastgelegd, zodat bij een vraag over reserveonderdelen duidelijk is wie reageert — zie ook ik verkoop private label elektronica wat zijn mijn verplichtingen.

Deze vastleggingen zijn nu al te maken, onafhankelijk van de precieze datum waarop de gedelegeerde handeling voor elektronica van kracht wordt. Zodra die handeling gepubliceerd is, kan de bestaande documentatie worden aangevuld met de dan geldende termijn en voorwaarden, in plaats van dat er vanaf nul begonnen moet worden.