Cât timp trebuie să țin disponibile piesele de schimb pentru echipamente electrice și electronice?

Ce trebuie să faceți concret

Ce se așteaptă de la dumneavoastră

ESPR prevede că produsele pot primi cerințe prin acte delegate privind disponibilitatea pieselor de schimb, capacitatea de reparare și durata pentru care piesele trebuie să rămână disponibile (articolele 5 până la 7 ale ESPR, Regulamentul (UE) 2024/1781). Pentru echipamentele electronice și ICT, nu a fost încă stabilit care termen concret se aplică: acesta va fi elaborat pe fiecare categorie de produs printr-un act delegat, iar acesta nu a fost încă publicat pentru acest sector. Ceea ce este deja stabilit este structura: producătorii primesc obligații privind menținerea disponibilității pieselor de schimb și informarea reparatorilor și utilizatorilor cu privire la aceasta (articolul 27 al ESPR).

Menținerea efectivă a disponibilității pieselor de schimb

Odată ce actul delegat pentru o categorie de produs este stabilit, sunt definite care piese trebuie să rămână disponibile și pentru ce perioadă. Pentru o întreprindere cu 10 până la 100 de angajați, aceasta înseamnă practic că planificarea achiziționării și a stocurilor nu este adaptată doar perioadei de vânzare a unui produs, ci și perioadei după aceea. Aceasta afectează acordurile cu furnizorii, funcția proprie de depozit și posibil și alegerea de a menține piesele pe stoc intern sau de a delega aceasta contractual unui furnizor.

Identificarea și comandarea pieselor

Disponibilitatea singură nu este suficientă dacă un reparator sau utilizator final nu poate găsi sau comanda piesa. Obligațiile care decurg din articolul 27 al ESPR afectează, de asemenea, modul în care piesele sunt desemnate: cu ce număr, prin ce canal și în ce condiții pot fi comandate. Pentru o întreprindere de dimensiune medie, aceasta înseamnă că serviciul clienți sau departamentul after-sales trebuie să aibă un proces stabil pentru a recunoaște și a transmite întrebări despre piese, în loc să gestioneze aceasta ad hoc pentru fiecare solicitare.

Includerea informațiilor despre piesele de schimb în pașaportul produsului

Pașaportul produsului este locul în care se regăsesc date despre piesele de schimb — în măsura în care acestea rezultă din actul delegat aplicabil. Aceasta necesită ca partea care asamblează pașaportul să dispună în timp util de informații actuale: ce piese există, ce adrese de comandă se aplică și pentru cât timp este garantată livrarea. Întreprinderile care importă singure sau vând sub marca proprie ar fi bine să determine în prealabil cine păstrează aceste date intern și să nu lase aceasta la întâmplare. Cine se întreabă dacă această obligație revine propriei întreprinderi sau altei părți din lanț, poate verifica aceasta prin cine este responsabil pentru pașaportul produsului de electronice.

Distincția între producător, importeur și deținătorul mărcii

Ce parte este exact responsabilă de reglementarea pieselor de schimb depinde de rolul pe care o întreprindere îl are în lanț. Un importeur care aduce produse din afara UE pe piață poate avea alte obligații decât un producător care produce el însuși, iar o întreprindere care face să producă produse sub marca proprie se află într-o poziție diferită. Această distincție este suficient de importantă pentru a fi examinată separat prin sunt importeur sau producător conform ESPR, cu atât mai mult cu cât obligațiile privind piesele de schimb din articolul 27 al ESPR sunt legate de rolul de producător, chiar și atunci când o altă întreprindere îndeplinește de fapt acest rol.

Unde lucrurile se petrec greșit în practică

Un număr de situații se regăsesc în practică la întreprinderile care au de-a face cu piese de schimb:

• O întreprindere încetează vânzarea unei linii de produse și, în același timp, anulează contractul de piese cu furnizorul, fără să verifice dacă mai există o obligație de disponibilitate.
• Piesele sunt din punct de vedere tehnic disponibile la uzină, dar nu a fost instituit un proces de comandă pentru utilizatorii finali sau reparatorii independenți, motiv pentru care piesele nu sunt de fapt "disponibile" în sensul intenționat.
• Un importator presupune că producătorul străin gestionează stocul de piese de schimb, în timp ce nimeni nu a stabilit contractual acest lucru — cu rezultatul că, atunci când un client face o cerere, nimeni nu se simte responsabil.
• La vânzarea sub marca proprie, cererea de piese de schimb nu este deloc inclusă în acordurile cu producătorul, deoarece atenția se concentrează în special pe preț și termenul de livrare al produsului principal.
• Informațiile despre piesele de schimb sunt înregistrate, dar nu sunt legate de pasaportul produsului, ceea ce face ca datele să existe în două locuri separate și să se decaleze una de alta.

Ceea ce puteți documenta

Pentru companiile care doresc să se pregătească pentru obligațiile privind piesele de schimb, este util să aibă deja o serie de lucruri în ordine, chiar dacă termenul exact pentru electronice nu a fost încă stabilit:

• O privire de ansamblu pe linie de produse a pieselor critice pentru reparație, cu numărul piesei corespunzător și furnizorul.
• Acorduri contractuale cu furnizorii cu privire la perioada în care piesele pot fi comandate, inclusiv ce se întâmplă atunci când un produs este retras din circulație.
• Un proces stabilit pentru modul în care cererile de piese de la reparatori sau utilizatori finali sunt primite și gestionate.
• O desemnare din cadrul companiei a persoanei responsabile pentru menținerea actualizată a informațiilor despre piese spre pasaportul produsului.
• Acorduri privind răspunderea atunci când informațiile despre piese din pasaport nu mai sunt corecte, ceva ce se referă la întrebarea cine este responsabil dacă există o eroare în pasaportul produsului.
• Pentru companiile care vând produse printr-o piață online sau sub etichetă privată: o verificare pentru a vă asigura că rolul dvs. în lanț este stabilit, astfel încât, atunci când se pune o întrebare despre piese de schimb, să fie clar cine răspunde — vezi și vând electronice private label care sunt obligațiile mele.

Aceste stabiliri pot fi făcute acum, indiferent de data exactă în care se aplică acțiunea delegată pentru electronice. Imediat după ce acțiunea respectivă este publicată, documentația existentă poate fi completată cu termenul și condițiile atunci valabile, în loc să se plece de la zero.