Hur länge måste jag hålla reservdelar för elektronik tillgängliga?

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

ESPR föreskriver att produkter genom delegerade akter kan få krav på tillgängligheten av reservdelar, reparerbarhet och den period under vilken delar måste förbli tillgängliga (artiklarna 5–7 i ESPR, förordning (EU) 2024/1781). För elektronik och ICT-utrustning är det ännu inte fastslaget vilken konkret tidsperiod som gäller: detta kommer att preciseras per produktkategori i en delegerad akt, och denna har ännu inte publicerats för denna sektor. Det som redan är fastslaget är strukturen: tillverkare får skyldigheter avseende att hålla delar tillgängliga och informera reparatörer och användare om detta (artikel 27 i ESPR).

Faktiskt hålla reservdelar tillgängliga

Så snart den delegerade akten för en produktkategori är fastställd, kommer det att framgå vilka delar som måste förbli tillgängliga och under vilken period. För ett företag med 10 till 100 anställda innebär detta praktiskt att inköp- och lagerplanering inte bara anpassas efter en produkts försäljningsperiod, utan även efter perioden därefter. Det påverkar avtal med leverantörer, den egna lagerfunktionen och möjligen också valet mellan att själv lagra delar eller att avtalsförlägga detta till en leverantör.

Göra delar identifierbara och beställbara

Tillgänglighet är inte tillräckligt om en reparatör eller slutanvändare inte kan hitta eller beställa delen. De skyldigheter som följer av artikel 27 i ESPR påverkar också det sätt på vilket delar benämns: med vilket nummer, via vilken kanal och under vilka villkor de kan beställas. För ett medelstort företag innebär detta att kundservice ellerAfterSales-avdelningen måste ha en fast process för att identifiera och hantera frågor om delar, istället för att hantera detta ad hoc per förfrågan.

Inkludera information om reservdelar i produktpasset

Produktpasset är den plats där information om reservdelar — i den mån som följer av den tillämpliga delegerade akten — finns tillgänglig. Det kräver att den part som sammanställer passet i god tid har tillgång till aktuell information: vilka delar som finns, vilka bestelladresser som gäller och hur lång leveranstid som är garanterad. Företag som själva importerar eller säljer under eget varumärke gör väl i att i förväg bestämma vem som internt ansvarar för denna information och inte överlåta detta till slumpen. Företag som undrar om denna skyldighet åligger det egna företaget eller en annan aktör i kedjan kan kontrollera detta via vem är ansvarig för produktpasset för elektronik.

Åtskillnad mellan tillverkare, importör och märkesinnehavare

Vilken part som exakt är ansvarig för att ordna reservdelar beror på den roll som ett företag har i kedjan. En importör som föra produkter från utanför EU till marknaden kan ha andra skyldigheter än en tillverkare som själv producerar, och ett företag som får tillverka produkter under sitt eget varumärke befinner sig i en annan ställning. Denna åtskillnad är relevant nog att utreda separat via är jag importör eller tillverkare enligt ESPR, särskilt eftersom skyldigheterna kring reservdelar i artikel 27 i ESPR är kopplade till tillverkarrollen, även när ett annat företag faktiskt fyller denna roll.

Var det går fel i praktiken

Ett antal situationer återkommer i praktiken hos företag som sysslar med reservdelar:

• Ett företag slutar sälja en produktserie och avslutar samtidigt underdelskontraktet med leverantören utan att kontrollera om det fortfarande finns en skyldighet avseende tillgänglighet.
• Delar är tekniskt sett tillgängliga hos fabrikken, men det finns ingen beställningsprocess för slutanvändare eller oberoende reparatörer, varför delarna i praktiken inte är "tillgängliga" i den mening som avses.
• En importör antar att den utländska tillverkaren hanterar reservdelslager, medan ingen har fastställt detta kontraktuellt — vilket resulterar i att när en kund frågar, känner sig ingen ansvarig.
• Vid försäljning under eget varumärke tas reservdelsfrågan inte alls med i avtalen med tillverkaren, eftersom fokus ligger på pris och leveranstid för huvudprodukten.
• Information om reservdelar registreras, men är inte kopplad till produktpasset, vilket gör att uppgifterna finns på två platser separat från varandra och börjar skilja sig åt.

Vad ni kan dokumentera

För företag som vill förbereda sig för skyldigheter kring reservdelar är det lämpligt att redan nu få ordning på ett antal saker, även om exakt tidsfrist för elektronik ännu inte är fastställd:

• En översikt per produktlinje över vilka delar som är kritiska för reparation, med motsvarande artikelnummer och leverantör.
• Kontraktuella avtal med underleverantörer om perioden under vilken delar kan beställas, inklusive vad som händer när en produkt fassteg ut.
• En fastställd process för hur reservdelsförfrågningar från reparatörer eller slutanvändare mottas och hanteras.
• En utsedd person inom företaget som är ansvarig för att hålla reservdelsinformationen uppdaterad gentemot produktpasset.
• Avtal om ansvar när reservdelsinformationen i passet inte längre stämmer, något som rör frågan vem ansvarar om det finns ett fel i produktpasset.
• För företag som säljer produkter via en marknadsplats eller under privat etikett: en kontroll av att er egen roll i försörjningskedjan är fastställd, så att det är klart vem som svarar när en fråga om reservdelar ställs — se även jag säljer elektronik under privat etikett vilka är mina skyldigheter.

Dessa dokumenteringar kan göras redan nu, oberoende av det exakta datum då den delegerade handlingen för elektronik träder i kraft. Så snart denna handeling är publicerad kan den befintliga dokumentationen kompletteras med då gällande tidsfrister och villkor, istället för att behöva börja från början.