Hvor længe skal jeg have reservedele til elektronik til rådighed?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

ESPR'en bestemmer, at produkter via delegerede retsakter kan få krav på området for tilgængelighed af reservedele, reparerbarhed og varigheden af, hvorfor dele skal forblive tilgængelige (artikler 5 til 7 i ESPR, forordning (EU) 2024/1781). For elektronik og IKT-udstyr er det endnu ikke fastlagt, hvilken konkret frist der gælder: det arbejdes ud pr. produktkategori i en delegeret retsakt, og denne er endnu ikke offentliggjort for denne sektor. Hvad der allerede er fastlagt, er strukturen: producenter får pligter omkring at holde dele tilgængelige og at informere reparatører og brugere herom (artikel 27 i ESPR).

Faktisk holde reservedele tilgængelige

Når den delegerede retsakt for en produktkategori er vedtaget, er det fastlagt, hvilke dele der skal forblive tilgængelige, og for hvilken periode. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder dette praktisk, at indkøbs- og lagerbeholdningsplanlægningen ikke kun tilpasses produktets salgsperiode, men også til perioden efter. Det påvirker aftaler med leverandører, virksomhedens egen lagerfunktion og muligvis også valget om at holde dele selv på lager eller at outsource dette kontraktligt til en leverandør.

Gøre dele identificerbare og orderbare

Tilgængelighed alene er ikke nok, hvis en reparatør eller slutbruger ikke kan finde eller bestille delen. De pligter, der følger af artikel 27 i ESPR, påvirker også den måde, hvorpå dele betegnes: med hvilket nummer, via hvilken kanal og på hvilke vilkår de kan bestilles. For en mellemstort firma betyder dette, at kundeservice- eller afterssales-afdelingen skal have en fast proces til at genkende underdelsspørgsmål og håndtere dem, i stedet for at håndtere det ad hoc pr. anmodning.

Inkludere oplysninger om reservedele i produktpasset

Produktpasset er stedet, hvor oplysninger om reservedele — i det omfang de følger af den gældende delegerede retsakt — kan findes. Det kræver, at den part, der sammensætter passet, retidigt har aktuelle oplysninger til rådighed: hvilke dele der findes, hvilke bestillingsadresser der gælder, og hvor længe levering er garanteret. Virksomheder, der selv importerer eller sælger under eget brand, gør klogt i på forhånd at bestemme, hvem der internt vedligeholder disse data, og ikke lade det være op til tilfældet. For virksomheder, der spekulerer på, om denne pligt påhviler egen virksomhed eller en anden i værdikæden, kan det kontrolleres via hvem er ansvarlig for elektronikas produktpas.

Skelnen mellem producent, importør og mærkehaver

Hvilken part der præcis er ansvarlig for at ordne reservedele, afhænger af den rolle, som en virksomhed har i værdikæden. En importør, der bringer produkter udenfor EU på markedet, kan have andre pligter end en producent, der selv producerer, og en virksomhed, der lader produkter fremstille under eget brand, er i en anden position. Dette skelnen er vigtig nok til at undersøge separat via er jeg importør eller fabrikant ifølge ESPR, især fordi pligterne omkring reservedele i artikel 27 i ESPR er knyttet til producentrollen, også når en anden virksomhed faktisk udfylder denne rolle.

Hvor det går galt i praksis

Et antal situationer dukker op i praksis hos virksomheder, der har med reservedele at gøre:

• En virksomhed holder op med at sælge en produktlinje og lukker samtidigt underdelskontrakten med leverandøren, uden at kontrollere, om der stadig er en tilgængelighedspligt i gang.
• Dele er teknisk set tilgængelige hos fabrikken, men der er ikke etableret nogen bestillesproces for slutbrugere eller uafhængige reparatører, hvorfor delene i praksis ikke er "tilgængelige" i den tilsigtede betydning.
• En importør går ud fra, at den udenlandske producent ordner underdelsbeholdningen, mens ingen har formaliseret dette kontraktligt — med resultatet, at når en kunde spørger, føler ingen sig ansvarlig.
• Ved salg under eget mærke tages reservedelespørgsmålet slet ikke med i aftaler med fabrikanten, fordi opmærksomheden først og fremmest rettes mod pris og leveringstid for hovedproduktet.
• Oplysninger om reservedele registreres ganske vist, men knyttes ikke til produktpasset, hvorfor dataene eksisterer på to forskellige steder uafhængigt af hinanden og udvikler sig i forskellige retninger.

Hvad du kan dokumentere

For virksomheder, der ønsker at forberede sig på forpligtelser vedrørende reservedele, er det fornuftigt allerede nu at få flere ting i orden, selv om den nøjagtige tidsfrist for elektronik endnu ikke er fastsat:

• Et oversigt pr. produktlinje over, hvilke dele der er kritiske for reparation, med tilhørende delnummer og leverandør.
• Kontraktlige aftaler med underleverandører om den periode, i hvilken dele kan bestilles, herunder hvad der sker ved udfasering af et produkt.
• En fastlagt proces for, hvordan anmodninger om reservedele fra reparatører eller slutbrugere modtages og håndteres.
• En designering inden for virksomheden af, hvem der er ansvarlig for at holde oplysninger om reservedele aktuelle over for produktpasset.
• Aftaler om ansvar, når oplysninger om reservedele i passet ikke længere er korrekte, noget der vedrører spørgsmålet hvem er ansvarlig hvis der er en fejl i produktpasset.
• For virksomheder, der sælger produkter via en markedsplads eller under privat mærke: en kontrol af, om egen rolle i værdikæden er dokumenteret, så det er klart, hvem der reagerer, når der stilles spørgsmål om reservedele — se også jeg sælger private label elektronik hvad er mine forpligtelser.

Disse dokumentationer kan allerede nu oprettes uafhængigt af den præcise dato, hvor den delegerede handling for elektronik træder i kraft. Når denne handling er blevet offentliggjort, kan den eksisterende dokumentation suppleres med den gældende tidsfristen og betingelser i stedet for, at der skal startes forfra.