Wie lange muss ich Ersatzteile für Elektronik verfügbar halten?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die ESPR bestimmt, dass Produkte durch delegierte Rechtsakte Anforderungen in Bezug auf die Verfügbarkeit von Ersatzteilen, Reparierbarkeit und die Dauer, für die Teile verfügbar sein müssen, erhalten können (Artikel 5 bis 7 der ESPR, Verordnung (EU) 2024/1781). Für Elektro- und IKT-Geräte ist noch nicht festgelegt, welche konkrete Frist gilt: Dies wird pro Produktkategorie in einer delegierten Handlung ausgearbeitet, und diese ist für diesen Sektor noch nicht veröffentlicht. Was jedoch bereits feststeht, ist die Struktur: Hersteller erhalten Verpflichtungen bezüglich der Bereithaltung von Teilen und der Unterrichtung von Reparaturen und Nutzern darüber (Artikel 27 der ESPR).

Ersatzteile tatsächlich verfügbar halten

Sobald die delegierte Handlung für eine Produktkategorie festgelegt ist, steht fest, welche Teile verfügbar bleiben müssen und für welchen Zeitraum. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies praktisch, dass die Beschaffungs- und Bestandsplanung nicht nur auf den Verkaufszeitraum eines Produkts, sondern auch auf den Zeitraum danach abgestimmt wird. Dies betrifft Vereinbarungen mit Zulieferern, die eigene Lagerfunktion und möglicherweise auch die Entscheidung, Teile selbst zu lagern oder dies vertraglich bei einem Zulieferer auszulagern.

Teile identifizierbar und bestellbar machen

Verfügbarkeit allein ist nicht ausreichend, wenn ein Reparateur oder Endnutzer das Teil nicht finden oder bestellen kann. Die sich aus Artikel 27 der ESPR ergebenden Verpflichtungen berühren auch die Art und Weise, wie Teile bezeichnet werden: mit welcher Nummer, über welchen Kanal und zu welchen Bedingungen sie bestellt werden können. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies, dass der Kundenservice oder die Ersatzteilabteilung ein festes Verfahren haben muss, um Ersatzteilanfragen zu erkennen und weiterzuleiten, anstatt dies ad hoc pro Anfrage zu regeln.

Informationen über Ersatzteile in das Produktpaspoort aufnehmen

Das Produktpaspoort ist der Ort, an dem Daten über Ersatzteile — soweit diese sich aus der geltenden delegierten Handlung ergeben — zu finden sind. Dies erfordert, dass die Partei, die das Paspoort zusammenstellt, rechtzeitig über aktuelle Informationen verfügt: welche Teile vorhanden sind, welche Bestelladressen gelten und wie lange die Lieferung zugesagt ist. Unternehmen, die selbst importieren oder unter eigenem Markenzeichen verkaufen, sollten im Vorfeld bestimmen, wer diese Daten intern verwaltet, und dies nicht dem Zufall überlassen. Wer sich fragt, ob diese Verpflichtung bei einem Unternehmen oder bei einem anderen in der Kette liegt, kann dies überprüfen via wer ist verantwortlich für das produktpass der elektronik.

Unterscheidung zwischen Hersteller, Importeur und Markeninhaber

Welche Partei genau für die Regelung von Ersatzteilen verantwortlich ist, hängt von der Rolle ab, die ein Unternehmen in der Kette hat. Ein Importeur, der Produkte von außerhalb der EU auf den Markt bringt, kann andere Verpflichtungen haben als ein Hersteller, der selbst produziert, und ein Unternehmen, das Produkte unter eigenem Markenzeichen herstellen lässt, befindet sich in einer anderen Position. Diese Unterscheidung ist relevant genug, um separat überprüft zu werden via bin ich Importeur oder Hersteller nach der ESPR, zumal die Verpflichtungen bezüglich Ersatzteilen in Artikel 27 der ESPR an die Herstellerrolle gebunden sind, auch wenn ein anderes Unternehmen diese Rolle tatsächlich erfüllt.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen ergibt sich in der Praxis bei Unternehmen, die mit Ersatzteilen zu tun haben:

• Ein Unternehmen stellt den Verkauf einer Produktlinie ein und beendet gleichzeitig den Ersatzteilvertrag mit dem Zulieferer, ohne zu überprüfen, ob noch eine Verfügbarkeitsverpflichtung besteht.
• Teile sind technisch beim Hersteller verfügbar, aber es gibt keinen Bestellprozess für Endnutzer oder unabhängige Reparaturen, weshalb die Teile in der Praxis nicht "verfügbar" sind im beabsichtigten Sinne.
• Ein Importeur geht davon aus, dass der ausländische Hersteller die Ersatzteilbestände regelt, während dies vertraglich niemand festgelegt hat — mit dem Ergebnis, dass sich bei einer Kundenanfrage niemand verantwortlich fühlt.
• Beim Verkauf unter Eigenmarke wird die Nachfrage nach Ersatzteilen in den Absprachen mit dem Hersteller überhaupt nicht berücksichtigt, da die Aufmerksamkeit vor allem auf dem Preis und der Lieferzeit des Hauptprodukts liegt.
• Informationen zu Ersatzteilen werden zwar gepflegt, aber nicht mit dem Produktpass verknüpft, wodurch die Daten an zwei Stellen isoliert voneinander existieren und auseinanderlaufen.

Was Sie dokumentieren können

Für Unternehmen, die sich auf Verpflichtungen bezüglich Ersatzteilen vorbereiten möchten, ist es sinnvoll, schon jetzt eine Reihe von Dingen in Ordnung zu bringen, auch wenn der genaue Zeitrahmen für Elektrogeräte noch nicht festgelegt ist:

• Ein Überblick pro Produktlinie darüber, welche Teile für Reparaturen kritisch sind, mit entsprechender Teilenummer und Lieferant.
• Vertragliche Absprachen mit Zulieferern über den Zeitraum, in dem Teile bestellt werden können, einschließlich dessen, was bei der Auslaufphase eines Produkts geschieht.
• Ein festgelegtes Verfahren dafür, wie Ersatzteilanfragen von Reparaturen oder Endbenutzern eingehen und bearbeitet werden.
• Eine Bestimmung innerhalb des Unternehmens darüber, wer für die Aktualität der Ersatzteilinformationen gegenüber dem Produktpass verantwortlich ist.
• Absprachen über die Haftung, wenn die Ersatzteilinformationen im Pass nicht mehr korrekt sind — ein Aspekt, der die Frage berührt wer haftet, wenn es einen Fehler im Produktpass gibt.
• Für Unternehmen, die Produkte über einen Marktplatz oder unter Private Label verkaufen: eine Überprüfung, ob die eigene Rolle in der Lieferkette festgehalten ist, damit bei einer Frage zu Ersatzteilen klar ist, wer antwortet — siehe auch ich verkaufe Eigenmarken-Elektronik, welche sind meine Verpflichtungen.

Diese Dokumentationen können schon jetzt erstellt werden, unabhängig vom genauen Datum, an dem die delegierte Handlung für Elektrogeräte in Kraft tritt. Sobald diese Handlung veröffentlicht ist, kann die bestehende Dokumentation um den dann geltenden Zeitrahmen und die Bedingungen ergänzt werden, anstatt dass wieder bei null angefangen werden muss.