Per quanto tempo devo mantenere disponibili i ricambi per l'elettronica?

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

L'ESPR stabilisce che i prodotti possono ricevere requisiti tramite atti delegati nel campo della disponibilità dei pezzi di ricambio, della riparabilità e della durata in cui i pezzi devono rimanere disponibili (articoli da 5 a 7 dell'ESPR, Regolamento (UE) 2024/1781). Per le apparecchiature elettroniche e ICT, non è ancora stata stabilita quale termine concreto si applica: questo sarà elaborato per ogni categoria di prodotto in un atto delegato, e per questo settore non è ancora stato pubblicato. Ciò che è già stabilito, tuttavia, è la struttura: i produttori hanno obblighi relativi al mantenimento della disponibilità dei pezzi e all'informazione dei riparatori e degli utenti in merito (articolo 27 dell'ESPR).

Mantenere effettivamente disponibili i pezzi di ricambio

Una volta che l'atto delegato per una categoria di prodotto è stato adottato, è stabilito quali pezzi devono rimanere disponibili e per quale periodo. Per un'azienda con 10-100 dipendenti, ciò significa praticamente che la pianificazione degli acquisti e delle scorte non viene allineata solo al periodo di vendita di un prodotto, ma anche al periodo successivo. Ciò riguarda gli accordi con i fornitori, la funzione di magazzino interna e possibilmente anche la scelta di tenere i pezzi in stock internamente o di affidare questo contrattualmente a un fornitore.

Rendere i pezzi identificabili e ordinabili

La sola disponibilità non è sufficiente se un riparatore o un utente finale non riesce a trovare o ordinare il pezzo. Gli obblighi che derivano dall'articolo 27 dell'ESPR riguardano anche il modo in cui i pezzi sono designati: con quale numero, attraverso quale canale e a quali condizioni possono essere ordinati. Per un'azienda di medie dimensioni, ciò significa che il servizio clienti o il reparto post-vendita devono avere un processo fisso per riconoscere le domande sui pezzi e trasmetterle, invece di gestire questo caso per caso su richiesta.

Includere informazioni sui pezzi di ricambio nel passaporto del prodotto

Il passaporto del prodotto è il luogo in cui è possibile trovare i dati sui pezzi di ricambio — nella misura in cui derivano dall'atto delegato applicabile. Ciò richiede che la parte che compila il passaporto disponga tempestivamente di informazioni aggiornate: quali pezzi esistono, quali indirizzi di ordine si applicano e quanto tempo è garantito per la consegna. Le aziende che importano da sole o vendono con il proprio marchio farebbero bene a determinare in anticipo chi tiene internamente questi dati aggiornati e a non lasciare questo al caso. Chi si chiede se questo obbligo rientra nella propria azienda o in un'altra parte della catena può verificarlo tramite chi è responsabile del passaporto digitale dei prodotti dell'elettronica.

Distinzione tra produttore, importatore e titolare del marchio

La parte esatta responsabile dell'organizzazione dei pezzi di ricambio dipende dal ruolo che un'azienda ha nella catena. Un importatore che immette sul mercato prodotti da fuori dell'UE può avere obblighi diversi da un produttore che produce egli stesso, e un'azienda che fa realizzare prodotti con il proprio marchio si trova in una posizione diversa. Questa distinzione è abbastanza rilevante da meritare di essere verificata separatamente tramite sono importatore o fabbricante secondo l'ESPRpoiché gli obblighi relativi ai pezzi di ricambio secondo l'articolo 27 dell'ESPR sono collegati al ruolo di produttore, anche quando un'altra azienda svolge effettivamente questo ruolo.

Dove le cose vanno male nella pratica

Un numero di situazioni ricorre nella pratica presso le aziende che hanno a che fare con pezzi di ricambio:

• Un'azienda cessa la vendita di una linea di prodotti e contemporaneamente rescinde il contratto dei pezzi con il fornitore, senza verificare se sussiste ancora un obbligo di disponibilità.
• I pezzi sono tecnicamente disponibili presso la fabbrica, ma non è stato istituito alcun processo di ordinazione per gli utenti finali o i riparatori indipendenti, il che significa che in pratica i pezzi non sono "disponibili" nel senso inteso.
• Un importatore presume che il produttore estero gestisca le scorte dei pezzi, mentre nessuno ha fissato questo contrattualmente — con il risultato che quando un cliente fa una domanda, nessuno si sente responsabile.
• Nella vendita con marchio proprio, la questione dei ricambi non viene affatto considerata negli accordi con il produttore, perché l'attenzione si concentra principalmente sul prezzo e sui tempi di consegna del prodotto principale.
• Le informazioni sui ricambi vengono registrate, ma non collegate al passaporto del prodotto, per cui i dati esistono separatamente in due luoghi e tendono a divergere.

Quello che potete documentare

Per le aziende che desiderano prepararsi agli obblighi relativi ai ricambi, è opportuno mettere in ordine diverse questioni fin da ora, anche se la scadenza esatta per l'elettronica non è ancora stata fissata:

• Un elenco per ogni linea di prodotti delle parti critiche per la riparazione, con il relativo numero di parte e fornitore.
• Accordi contrattuali con i fornitori sui periodi in cui è possibile ordinare le parti, compreso cosa accade quando un prodotto viene ritirato dal mercato.
• Un processo definito per il modo in cui le richieste di ricambi da parte di riparatori o utenti finali vengono ricevute e gestite.
• Una designazione all'interno dell'azienda di chi è responsabile di mantenere aggiornate le informazioni sui ricambi rispetto al passaporto del prodotto.
• Accordi sulla responsabilità quando le informazioni sui ricambi nel passaporto non sono più corrette, una questione che riguarda chi è responsabile se c'è un errore nella carta del prodotto.
• Per le aziende che vendono prodotti tramite un marketplace o con marchio privato: una verifica che il proprio ruolo nella catena sia chiarito, in modo che in caso di domanda sui ricambi sia evidente chi risponde — si veda anche vendo elettronica private label quali sono i miei obblighi.

Queste documentazioni possono essere già elaborate indipendentemente dalla data esatta in cui l'atto delegato per l'elettronica diventerà vincolante. Non appena l'atto sarà pubblicato, la documentazione esistente potrà essere integrata con il termine e le condizioni allora applicabili, anziché dover ricominciare da zero.