Kako dolgo moram zagotavljati rezervne dele za elektroniko?

Kaj je treba narediti

Kaj se od vas pričakuje

Uredba ESPR določa, da lahko proizvodi prek delegiranih aktov dobijo zahteve na področju razpoložljivosti nadomestnih delov, popravljivosti in trajanja, v katerem morajo biti deli na voljo (členi 5 do 7 Uredbe ESPR, Uredba (EU) 2024/1781). Za električno opremo in opremo IKT še ni določeno, kateri konkretni rok velja: ta bo razvojno izveden za vsako kategorijo proizvoda v delegiranem aktu, ki za ta sektor še ni objavljen. Kar je že določeno, je struktura: proizvajalci imajo obveznosti glede zagotavljanja razpoložljivosti delov in obveščanja popraviarjev in uporabnikov o tem (člen 27 Uredbe ESPR).

Nadomestne dele dejansko hraniti na voljo

Takoj ko je delegirani akt za kategorijo proizvoda sprejet, je določeno, kateri deli morajo ostati na voljo in za kakšno obdobje. Za podjetje z 10 do 100 zaposlenimi to praktično pomeni, da nabava in načrtovanje zalog nista usklajeni samo s prodajnim obdobjem proizvoda, ampak tudi s obdobjem po njem. To vpliva na dogovore z dobavitelji, lastno skladiščno funkcijo in morda tudi na odločitev, ali nadomestne dele hraniti na zalogi ali to pogodbensko prepustiti dobavitelju.

Nadomestne dele narediti identificirljive in naročljive

Sama razpoložljivost ni dovolj, če popraviar ali končni uporabnik ne more najti ali naročiti nadomestnega dela. Obveznosti, ki izhajajo iz člena 27 Uredbe ESPR, se nanašajo tudi na način, kako so nadomestni deli označeni: s katero številko, prek katerega kanala in pod kakšnimi pogoji se lahko naročijo. Za srednje veliko podjetje to pomeni, da mora imeti služba za stike s strankami ali oddelek za poprodajne storitve vzpostavljen proces za prepoznavanje vprašanj o nadomestnih delih in njihovo posredovanje, namesto da bi to urejali ad hoc za vsako prošnjo.

Podatke o nadomestnih delih vključiti v produktni pasport

Produktni pasport je mesto, kjer so podatki o nadomestnih delih — v obsegu, ki izhaja iz veljavnega delegiranega akta — dostopni. To zahteva, da ima stranka, ki sestavlja pasport, pravočasno dostop do trenutnih podatkov: kateri deli obstajajo, kateri so naslovi za naročanje in kako dolgo je zagotovljena dostava. Podjetjem, ki sama uvozijo ali prodajajo pod lastno blagovno znamko, je priporočljivo, da vnaprej določijo, kdo interno vzdrževanja te podatke, in da tega ne prepustijo naključju. Podjetjem, ki se sprašujejo, ali ta obveznost pripada njihovemu podjetju ali drugemu v verigi, lahko to preverijo prek kdo je odgovoren za produktni pasport električne opreme.

Razlika med proizvajalcem, uvoznikom in imetnikom blagovne znamke

Katera stranka je natančno odgovorna za zagotavljanje nadomestnih delov, je odvisno od vloge, ki jo ima podjetje v verigi. Uvoznik, ki na trg pripelje proizvode izven EU, lahko ima druge obveznosti kot proizvajalec, ki sam proizvaja, in podjetje, ki proizvode izdeluje pod lastno blagovno znamko, je spet v drugi poziciji. To razlikovanje je dovolj pomembno, da ga posebej preverite prek ali sem uvoznik ali proizvajalec po ESPR, zlasti ker so obveznosti glede nadomestnih delov v členu 27 Uredbe ESPR vezane na vlogo proizvajalca, tudi ko drugo podjetje to vlogo dejansko izpolnjuje.

Kjer se v praksi ne obnese

Številne situacije se v praksi pojavljajo pri podjetjih, ki se ukvarjajo z nadomestnimi deli:

• Podjetje preneha s prodajo proizvodne linije in hkrati prekine pogodbo o nadomestnih delih z dobaviteljem, ne da bi preverilo, ali še velja obveznost glede razpoložljivosti.
• Nadomestni deli so tehnično sicer na voljo v tovarni, vendar ni vzpostavljenega postopka naročanja za končne uporabnike ali neodvisne popraviarje, zato nadomestni deli v praksi niso "dostopni" v predvidenim pomenu.
• Uvoznik predpostavlja, da tujina proizvajalec ureja zalogo rezervnih delov, čeprav nihče tega ni pogodbeno dogovoril — s posledico, da nihče ne počuti odgovornosti, ko se pojavi povpraševanje kupca.
• Pri prodaji pod lastno blagovno znamko se povpraševanje po rezervnih delih sploh ne upošteva v dogovorih s proizvajalcem, ker se pozornost osredotoča predvsem na ceno in dobavni čas glavnega proizvoda.
• Informacije o rezervnih delih se sicer vodijo, vendar niso povezane s produktnim potnim listom, zato podatki obstajajo na dveh mestih ločeno in se med seboj razlikujejo.

Kaj lahko dokumentirate

Za podjetja, ki se želijo pripraviti na obveznosti v zvezi s rezervnimi deli, je smiselno, da že zdaj uredijo več stvari, čeprav točen rok za elektroniko še ni določen:

• Pregled po proizvodnih linijah, kateri deli so kritični za popravilo, z ustrezno številko dela in dobaviteljem.
• Pogodbeni dogovori s ponudniki o obdobju, v katerem je mogoče naročiti dele, vključno s tem, kaj se zgodi ob prenehanju proizvodnje proizvoda.
• Ustalljen postopek za to, kako pridejo povpraševanja po delih od popravilcev ali končnih uporabnikov in kako se obdelajo.
• Dodelitev odgovornosti v podjetju za osebo, ki je odgovorna za ažurnost informacij o delih glede na produktni potni list.
• Dogovori o odgovornosti, ko informacije o rezervnih delih v potnem listu niso več točne, kar se navezuje na vprašanje kdo je odgovoren, če je v produktnem potnem listu napaka.
• Za podjetja, ki prodajajo proizvode prek tržnice ali pod lastno oznako: preverjanje, ali je vaša vloga v verigi jasno dokumentirana, tako da je jasno, kdo odgovori na vprašanje o rezervnih delih — glejte tudi i sell private label electronics what are my obligations.

Te dokumentacije je mogoče pripraviti že zdaj, ne glede na točen datum, ko bo delegirani akt za elektroniko začel veljati. Takoj ko bo ta akt objavljen, je mogoče obstoječe dokumentacije dopolniti s takrat veljavnim rokom in pogoji, namesto da bi začeli od začetka.