Как дълго трябва да държа резервни части за электроника?

Какво конкретно трябва да направите

Какво се очаква от вас

ESPR определя, че продуктите могат да получат изисквания чрез делегирани актове в областта на наличността на резервни части, подлежаща на ремонт и периода, в който части трябва да остават достъпни (членове 5–7 на ESPR, Регламент (ЕУ) 2024/1781). За електрониката и ИКТ оборудването още не е установено кой конкретен период се прилага: това ще бъде разработено на категория продукт чрез делегиран акт и той все още не е публикуван за този сектор. Това, което вече е установено, е структурата: производителите имат задължения в отношение на поддържането на наличността на части и информирането на поправчици и потребители относно това (член 27 на ESPR).

Действително поддържане на наличност на резервни части

Когато делегираният акт за дадена категория продукти бъде установен, ще бъдат определени кои части трябва да останат достъпни и за какъв период. За компания от 10 до 100 служители това практически означава, че планирането на покупки и складове не се съобразява само с периода на продажба на продукт, но и с периода след това. Това засяга договорите с доставчици, собствената складова функция и евентуално също избора дали да держите части на склад или да го доверите договорно на доставчик.

Идентифициране и възможност за поръчване на части

Наличността сама по себе си не е достатъчна, ако поправчик или крайният потребител не могат да намерят или поръчат частта. Задълженията, които произтичат от член 27 на ESPR, засягат също начина, по който се обозначават части: с кой номер, чрез кой канал и при какви условия те могат да бъдат поръчани. За средна компания това означава, че отделът за работа с клиенти или последсервизния отдел трябва да имат установен процес за разпознаване и препращане на въпроси относно части, вместо да решават това ad hoc за всяко искане.

Включване на информация за резервни части в паспорта на продукта

Паспортът на продукта е място, където са намираеми данни за резервни части — докъдето това е предвидено в приложимия делегиран акт. Това изисква партията, която събира паспорта, да разполага своевременно с актуална информация: кои части съществуват, кои адреси за поръчки важат и докога е гарантирана доставката. Компаниите, които сами импортират или продават под собствена марка, биха направили добре, ако предварително определят кой във вътрешната администрация поддържа тези данни и не го оставят на случайност. Компаниите, които се питат дали това задължение е тяхното или на друга в верига, могат да го проверят чрез кой е отговорен за дигиталния паспорт на електроника.

Разграничение между производител, импортьор и притежател на марка

Точно коя партия отговаря за организирането на резервни части зависи от ролята, която компанията има в веригата. Импортьор, който пуска продукти от извън ЕС на пазара, може да имат други задължения от производител, който сам произвежда, и компания, която поръчва продукти под собствена марка е в друга позиция. Това разграничение е достатъчно важно, за да се проучи отделно чрез съм ли импортьор или производител според ESPR, особено тъй като задълженията в отношение на резервни части в член 27 на ESPR са свързани с производителската роля, дори когато друга компания фактически изпълнява тази роля.

Къде се допускат грешки в практиката

В практиката се срещат редица ситуации при компаниите, които работят с резервни части:

• Компания прекратява продажбата на линия продукти и едновременно прекратява договора за части с доставчика, без да проверява дали все още съществува задължение за наличност.
• Части са технически достъпни от фабриката, но не е установен процес за поръчане за крайни потребители или независими поправчици, в резултат на което частите в практиката не са "достъпни" в предвиденото значение.
• Импортьор предполага, че чуждестранният производител уреди резервната производствена база, докато никой не е това договорено — с резултат, че при въпрос на клиент никой не се чувства отговорен.
• При продажба под собствена марка, искането на резервни части изобщо не се взема предвид в договоренностите с производителя, тъй като вниманието се фокусира главно на цената и времето на доставка на основния продукт.
• Информацията за резервни части се регистрира, но не се свързва с продуктовия паспорт, в резултат на което данните съществуват отделно на два места и се разминават.

Какво можете да регистрирате

За фирми, които се желаят да се подготвят за задължения, свързани с резервни части, е полезно да подредят редица неща още сега, въпреки че точният срок за електроника все още не е определен:

• Преглед по производствена линия на кои части са критични за ремонт, с съответния номер на частта и доставчик.
• Договорни договорки с доставчици относно периода, през който частите могат да бъдат поръчани, включително какво се случва при отпадане на продукт.
• Установен процес за това как заявленията за части от ремонтни работилници или крайни потребители постъпват и се обработват.
• Назначаване в рамките на фирмата на отговорния за актуализирането на информацията за части по отношение на продуктовия паспорт.
• Договорки относно отговорността, когато информацията за резервни части в паспорта вече не е правилна, нещо, което засяга въпроса кой отговаря ако има грешка в продуктния паспорт.
• За фирми, които продават продукти чрез пазарна платформа или под частна марка: проверка дали собствената роля във веригата е установена, така че при въпрос относно резервни части да е ясно кой отговаря — вижте също продавам електроника с частна марка кои са моите задължения.

Тези установяния вече могат да се направят, независимо от точната дата, на която делегираното действие за електроника влиза в сила. Веднага след публикуването на това действие, съществуващата документация може да бъде допълнена със съответния тогава валиден срок и условия, вместо да се започне от нула.