Mijn fabrikant zit buiten de EU — wie regelt het productpaspoort dan?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een fabrikant die buiten de EU zit, valt niet zomaar buiten het bereik van de ESPR. De verordening regelt juist voor die situatie wie in de EU aanspreekbaar is en wie ervoor moet zorgen dat het productpaspoort er komt en klopt. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat elektronica van buiten de EU importeert of laat maken, betekent dat concreet: er moet iemand zijn die binnen de EU verantwoordelijkheid draagt, en die iemand bent doorgaans u.

De rol van de importeur

Wie producten van een fabrikant buiten de EU op de EU-markt brengt, krijgt onder artikel 29 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) een eigen set verplichtingen. Dat is niet dezelfde rol als "doorverkoper" — een importeur moet nagaan of het product vergezeld gaat van het vereiste productpaspoort en of de gegevens daarin overeenkomen met wat de regelgeving voor die productcategorie voorschrijft. Praktisch betekent dit voor een bedrijf dat elektronica inkoopt bij een fabriek in Azië of de VS: er moet iemand binnen de organisatie zijn die de aangeleverde paspoortgegevens controleert vóórdat het product de EU-markt bereikt, niet erna. Of een bedrijf in deze rol zit, is een eerste vraag die beantwoord moet worden — zie Ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR? voor de afbakening tussen die twee rollen.

De gemachtigde vertegenwoordiger

Artikel 28 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft een andere figuur: de gemachtigde vertegenwoordiger. Dit is een partij binnen de EU die de fabrikant buiten de EU schriftelijk machtigt om namens hem bepaalde taken uit te voeren, waaronder taken die met het productpaspoort samenhangen. Dit is een andere rol dan die van importeur — een importeur brengt het product zelf op de markt, een gemachtigde vertegenwoordiger treedt op namens de fabrikant. Voor een middelgroot bedrijf is dit relevant zodra er wordt overwogen om deze rol zelf te vervullen, bijvoorbeeld voor een buitenlandse zusteronderneming of een fabrikant waarmee al langer wordt samengewerkt. De machtiging moet schriftelijk zijn vastgelegd en de taken die de vertegenwoordiger mag of moet uitvoeren, moeten daarin staan omschreven.

Vaststellen wie welke rol heeft

Bij een fabrikant buiten de EU ontstaat er in de praktijk al snel een keten van drie tot vier partijen: de fabrikant zelf, mogelijk een gemachtigde vertegenwoordiger, de importeur, en eventueel nog een distributeur of platform verderop in de keten. Voor elk van die rollen gelden andere verplichtingen. Een bedrijf dat producten onder eigen merk laat maken door een fabrikant buiten de EU, krijgt bijvoorbeeld weer een andere positie dan een bedrijf dat kant-en-klare producten importeert — zie Verkopen onder eigen merk — welke verplichtingen krijg ik? voor dat onderscheid. Wie puur inkoopt en doorverkoopt zonder eigen merk, valt eerder onder de verplichtingen voor distributeurs en handelaren, beschreven op Welke verplichtingen heeft een distributeur of handelaar van elektronica?

Waar het misgaat in de praktijk

Niemand voelt zich verantwoordelijk. De fabrikant buiten de EU verwijst naar de importeur, de importeur gaat ervan uit dat de fabrikant het paspoort wel aanlevert, en in de tussentijd gebeurt er niets. Zonder een schriftelijke afspraak over wie welk deel van het paspoort aanlevert en controleert, blijft dit hangen.

Een gemachtigde vertegenwoordiger zonder duidelijke opdracht. Een EU-partij wordt genoemd als vertegenwoordiger, maar er is geen document waarin staat welke taken die vertegenwoordiger precies uitvoert. Bij een controle blijkt dan niet aantoonbaar wie welke stap in het paspoortproces heeft gedaan.

Paspoortgegevens die niet aansluiten op het daadwerkelijk geïmporteerde product. De fabrikant levert generieke productdata aan die voor een hele productlijn geldt, terwijl de importeur een specifieke variant op de markt brengt. De importeursverplichting onder artikel 29 vraagt juist om te controleren of het paspoort bij het geïmporteerde product past — dat gaat mis wanneer die controle wordt overgeslagen omdat "de fabrikant het wel goed zal hebben gedaan".

Onduidelijkheid bij tussenhandel binnen de EU. Een bedrijf importeert zelf niet rechtstreeks van buiten de EU, maar koopt in bij een tussenpartij die dat wel doet. Wie dan welke rol heeft — en of de eigen verplichtingen die van een importeur zijn of die van een partij die binnen de EU doorverkoopt — is dan niet meteen duidelijk. Zie voor die situatie Ik koop elektronica in een ander EU-land in en verkoop door

Geen vastlegging van wie voor de juistheid instaat. Als achteraf blijkt dat er een fout in de paspoortgegevens staat, ontstaat discussie over wie daarvoor instond: de fabrikant die de data leverde, of de importeur die het doorzette. Zonder afspraak hierover is dat lastig te herleiden. Wie zich hierin wil verdiepen, kan verder lezen op Wie is aansprakelijk als er een fout in het productpaspoort staat

Wat u kunt vastleggen

• De machtiging aan een gemachtigde vertegenwoordiger, schriftelijk en met een omschrijving van de taken die deze vertegenwoordiger namens de fabrikant uitvoert (artikel 28, ESPR).
• Een interne afspraak of checklist over wie binnen de organisatie de aangeleverde paspoortgegevens controleert vóór het product op de EU-markt komt.
• Correspondentie met de fabrikant buiten de EU over welke productgegevens worden aangeleverd, in welk formaat en op welk moment.
• Een overzicht van de eigen rol per productlijn — fabrikant, importeur, gemachtigde vertegenwoordiger of distributeur — zeker wanneer een bedrijf voor verschillende producten verschillende rollen vervult. Een eerste oriëntatie hierop staat op Wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van elektronica?
• Vastlegging van de controle die is uitgevoerd op het paspoort bij binnenkomst van het product in de EU, inclusief datum en wie deze controle heeft gedaan.
• Bij private label-inkoop: afspraken met de fabrikant over wie welk onderdeel van het paspoort samenstelt, aanvullend op wat te vinden is op Ik verkoop private label elektronica, wat zijn mijn verplichtingen

Voor abonnees van elektropas.com geldt dat deze afspraken en checklists als sjabloon beschikbaar worden gesteld zodra de gedelegeerde handeling voor de betreffende productcategorie is gepubliceerd; de precieze inhoud van het paspoort volgt namelijk uit die handeling, niet uit de ESPR zelf.