Min tillverkare är etablerad utanför EU — vem ordnar då produktpasset?

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

En tillverkare utanför EU faller inte utan vidare inom ESPR:s tillämpningsområde. Förordningen reglerar just för den situationen vem inom EU som kan hållas ansvarig och vem som måste se till att produktpasset finns och är korrekt. För ett företag med 10 till 100 anställda som importerar elektronik från utanför EU eller låter tillverka den betyder det konkret: det måste finnas någon som bär ansvaret inom EU, och den personen är vanligtvis du.

Importörens roll

Den som för en tillverkares produkter från utanför EU ut på EU-marknaden har enligt artikel 29 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) en egen uppsättning förpliktelser. Det är inte samma roll som "återförsäljare" — en importör måste kontrollera att produkten åtföljs av det erforderliga produktpasset och att uppgifterna däri överensstämmer med vad regelverket föreskriver för den produktkategorin. I praktiken betyder detta för ett företag som köper in elektronik från en fabrik i Asien eller USA: det måste finnas någon inom organisationen som granskar de levererade passuppgifterna innan produkten når EU-marknaden, inte efteråt. Huruvida ett företag innehar denna roll är en första fråga som måste besvaras — se Är jag importör eller tillverkare enligt ESPR? för gränsdragningen mellan dessa två roller.

Den auktoriserade representanten

Artikel 28 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) beskriver en annan part: den auktoriserade representanten. Detta är en part inom EU som tillverkaren utanför EU skriftligen bemyndigar att utföra vissa uppgifter för hans räkning, bland annat uppgifter som är förknippade med produktpasset. Detta är en annan roll än importörens — en importör för själv produkten ut på marknaden, en auktoriserad representant agerar på tillverkarens vägnar. För ett medelstort företag är detta relevant så snart det övervägs att själv inneha denna roll, till exempel för ett utländskt dotterbolag eller en tillverkare som man redan länge har arbetat med. Bemyndigandet måste vara skriftligt dokumenterat och de uppgifter som representanten får eller måste utföra måste anges däri.

Fastställa vem som har vilken roll

I praktiken uppstår det snabbt en kedja av tre till fyra parter omkring en tillverkare utanför EU: tillverkaren själv, eventuellt en auktoriserad representant, importören och möjligen även en distributör eller plattform längre fram i kedjan. För var och en av dessa roller gäller andra förpliktelser. Ett företag som låter tillverka produkter under sitt eget varumärke av en tillverkare utanför EU får till exempel en annan position än ett företag som importerar färdiga produkter — se Försäljning under eget varumärke — vilka skyldigheter får jag? för denna skillnad. Den som enbart köper in och säljer vidare utan eget varumärke faller i stället under förpliktelserna för distributörer och näringsidkare, beskrivna på Vilka skyldigheter har en distributör eller återförsäljare av elektronik?

Var det går fel i praktiken

Ingen känner sig ansvarig. Tillverkaren utanför EU hänvisar till importören, importören förutsätter att tillverkaren levererar passet, och under tiden händer ingenting. Utan ett skriftligt avtal om vem som levererar och granskar vilken del av passet stannar detta hängande.

En auktoriserad representant utan tydlig uppdrag. En EU-part nämns som representant, men det finns inget dokument som anger vilka uppgifter denna representant utför. Vid en kontroll kan det då inte påvisas vem som har utfört vilket steg i passprocessen.

Passuppgifter som inte motsvarar den faktiskt importerade produkten. Tillverkaren levererar generiska produktdata som gäller för en hel produktlinje, medan importören för en specifik variant ut på marknaden. Importörens förpliktelse enligt artikel 29 kräver just att kontrollera att passet motsvarar den importerade produkten — detta misslyckas när denna kontroll hoppassas för att "tillverkaren säkert har gjort det rätt".

Förvirring gällande mellanhandel inom EU. Ett företag importerar inte själv direkt från utanför EU, utan köper från en mellanpart som gör det. Vem som då har vilken roll — och huruvida företagets egna skyldigheter är importörens eller en parts skyldigheter som säljer vidare inom EU — är då inte omedelbar klar. Se för den situationen Jag köper elektronik i ett annat EU-land och säljer vidare

Ingen dokumentation av vem som ansvarar för riktigheten. Om det senare visar sig att det finns ett fel i passet för produkten uppstår diskussion om vem som stod för det: tillverkaren som levererade data, eller importören som förde det vidare. Utan avtal om detta är det svårt att spåra. Den som vill fördjupa sig i detta kan läsa vidare på Vem är ansvarig om det finns ett fel i produktpasset

Vad ni kan dokumentera

• Fullmakten till en auktoriserad representant, skriftlig och med en beskrivning av de uppgifter som denna representant utför på tillverkarens vägnar (artikel 28, ESPR).
• En intern överenskommelse eller checklista om vem inom organisationen som kontrollerar de levererade passuppgifterna innan produkten kommer på EU-marknaden.
• Korrespondens med tillverkaren utanför EU om vilka produktuppgifter som levereras, i vilket format och vid vilken tidpunkt.
• En översikt över egen roll per produktlinje — tillverkare, importör, auktoriserad representant eller distributör — särskilt när ett företag fyller olika roller för olika produkter. En första orientering om detta finns på Vem är ansvarig för elektronikens produktpass?
• Dokumentation av den kontroll som utfördes på passet när produkten anlände till EU, inklusive datum och vem som utförde denna kontroll.
• Vid private label-inköp: överenskommelser med tillverkaren om vem som sammanställer vilken del av passet, därutöver vad som finns på Jag säljer private label-elektronik, vilka är mina skyldigheter

För abonnenter på elektropas.com gäller att dessa överenskommelser och checklistor görs tillgängliga som mall när den delegerade handlingen för den aktuella produktkategorin är publicerad; det exakta innehållet i passet följer nämligen från denna handling, inte från ESPR själv.