Mój producent znajduje się poza UE — kto wtedy reguluje paszport produktu?

Co konkretnie należy zrobić

Co się od Państwa oczekuje

Producent located outside the EU does not automatically fall outside the scope of the ESPR. The regulation specifically addresses this situation by determining who is accountable in the EU and who must ensure that the digital product passport is provided and correct. For a company with 10 to 100 employees that imports electronics from outside the EU or has them manufactured, this means in practice: there must be someone who bears responsibility within the EU, and that person is usually you.

The role of the importer

Anyone who places products from a manufacturer outside the EU on the EU market acquires, under Article 29 of the ESPR (Regulation (EU) 2024/1781), their own set of obligations. This is not the same role as "distributor" — an importer must verify that the product is accompanied by the required digital product passport and that the data in it complies with what the regulation prescribes for that product category. In practical terms, for a company that purchases electronics from a factory in Asia or the US: there must be someone within the organization who checks the submitted passport data before the product reaches the EU market, not after. Whether a company holds this role is a first question that must be answered — see Czy jestem importerem lub producentem zgodnie z ESPR? for the distinction between these two roles.

Upoważniony reprezentant

Artykuł 28 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje inną stronę: upoważnionego reprezentanta. Jest to strona na terenie UE, którą producent spoza UE upoważnia na piśmie do wykonywania w jego imieniu określonych zadań, w tym zadań związanych z paszportem produktu. Jest to inna rola niż rola importera — importer wprowadza sam produkt na rynek, upoważniony reprezentant działa w imieniu producenta. Dla średniej wielkości przedsiębiorstwa jest to istotne, gdy rozważa się pełnienie tej roli, na przykład dla zagranicznego przedsiębiorstwa siostrzanego lub producenta, z którym współpracuje się od dłuższego czasu. Upoważnienie musi być udokumentowane na piśmie, a zadania, które reprezentant może lub musi wykonywać, muszą być w nim opisane.

Określenie, która strona pełni którą rolę

W praktyce u producenta spoza UE szybko powstaje łańcuch trzech do czterech stron: sam producent, ewentualnie upoważniony reprezentant, importer i ewentualnie dalej dystrybutor lub platforma w łańcuchu. Dla każdej z tych ról obowiązują inne zobowiązania. Przedsiębiorstwo, które produkuje produkty pod własną marką przez producenta spoza UE, otrzymuje na przykład inną pozycję niż przedsiębiorstwo, które importuje produkty gotowe — patrz Sprzedaż pod własną marką — jakie obowiązki będę mieć? w tym rozróżnieniu. Jeśli ktoś jedynie kupuje i odsprzedaje bez własnej marki, bardziej podlega obowiązkom dla dystrybutorów i sprzedawców opisanym w Jakie obowiązki ma dystrybutor lub handlowiec elektroniki?

Gdzie się psuje w praktyce

Nikt nie czuje się odpowiedzialny. Producent spoza UE kieruje na importera, importer zakłada, że producent dostarczy pasaport, a w międzyczasie nic się nie dzieje. Bez pisemnej umowy dotyczącej tego, kto dostarcza i sprawdza jaką część pasaportu, sprawa pozostaje nierozwiązana.

Upoważniony przedstawiciel bez jasnego mandatu. Strona z UE jest wskazana jako przedstawiciel, ale nie ma dokumentu określającego dokładnie, jakie zadania ten przedstawiciel wykonuje. Podczas kontroli nie można wówczas wykazać, kto wykonał jaki etap procesu pasaportowego.

Dane pasaportu niezgodne z faktycznie importowanym produktem. Producent dostarcza generyczne dane produktu obowiązujące dla całej linii produktów, podczas gdy importer wprowadza na rynek określony wariant. Obowiązek importera wynikający z artykułu 29 wymaga właśnie sprawdzenia, czy pasaport odpowiada importowanemu produktowi — to się nie udaje, gdy ta kontrola zostaje pominięta, ponieważ "producent zapewne zrobił to prawidłowo".

Niejasność w obrocie hurtowym w UE. Firma nie importuje bezpośrednio spoza UE, ale kupuje od pośrednika, który to robi. To, kto ma jaką rolę — i czy odpowiednie obowiązki to obowiązki importera, czy obowiązki strony, która sprzedaje dalej w UE — nie jest wówczas od razu jasne. W tej sytuacji patrz Kupuję elektronikę w innym kraju UE i sprzedaję dalej

Brak dokumentacji tego, kto odpowiada za prawidłowość. Jeśli okaże się później, że dane paszportu produktu zawierają błąd, powstaje spór o to, kto za to odpowiadał: producent, który dostarczył dane, czy importer, który je przekazał. Bez ustaleń w tej sprawie trudno to ustalić. Kto chce pogłębić wiedzę w tym zakresie, może dalej czytać na Kto jest odpowiedzialny, jeśli paszport produktu zawiera błąd

Co możesz zarejestrować.

• Upoważnienie udzielone reprezentantowi upoważnionemu, na piśmie i z opisem zadań, które ten reprezentant wykonuje w imieniu producenta (artykuł 28, ESPR).
• Wewnętrzne ustalenia lub lista kontrolna dotycząca tego, kto w organizacji weryfikuje dostarczone dane paszportu przed wprowadzeniem produktu na rynek UE.
• Korespondencja z producentem spoza UE dotycząca tego, które dane produktu są dostarczane, w jakim formacie i w jakim terminie.
• Przegląd własnej roli na każdą linię produktów — producent, importer, reprezentant upoważniony lub dystrybutor — zwłaszcza gdy firma pełni różne role dla różnych produktów. Pierwsza orientacja w tej kwestii znajduje się na Kto jest odpowiedzialny za paszport produktu elektroniki?
• Dokumentacja weryfikacji przeprowadzonej na paszporcie przy wejściu produktu na rynek UE, włącznie z datą i wskazaniem, kto wykonał tę weryfikację.
• W przypadku zakupów private label: ustalenia z producentem dotyczące tego, kto opracowuje każdą część paszportu, dodatkowo do tego, co można znaleźć na Sprzedaję elektronikę private label, jakie są moje obowiązki

Dla subskrybentów elektropas.com obowiązuje, że te ustalenia i listy kontrolne będą dostępne jako szablon, gdy tylko zostanie opublikowana delegowana handlość dla danej kategorii produktów; dokładna treść paszportu wynika bowiem z tej handlości, a nie z samej ESPR.