Wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van elektronica?

De fabrikant is verantwoordelijk voor het paspoort

De fabrikant van het product is degene die volgens de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) verantwoordelijk is voor het digitale productpaspoort. Artikel 27 van de ESPR beschrijft de verplichtingen van fabrikanten: zij zorgen ervoor dat het paspoort er is, dat de gegevens erin kloppen en actueel zijn, en dat het paspoort te vinden is via de datadrager op het product (meestal een QR-code). Artikel 9 beschrijft wat een digitaal productpaspoort precies is en waar het aan moet voldoen — denk aan de structuur van de gegevens en de manier waarop het paspoort gekoppeld is aan een specifiek product of productmodel. Samen leggen deze twee artikelen vast dat de inhoudelijke verantwoordelijkheid bij de fabrikant ligt, ook als het technische werk — het samenstellen, hosten en van een QR-code voorzien — wordt uitbesteed aan een dienstverlener.

Voor wie dit geldt, en voor wie niet

Dit gaat over fabrikanten van elektronica en ICT-apparatuur waarvoor een deelcategorie is aangewezen binnen het werkplan van de ESPR. Het gaat dus niet automatisch over elk elektronisch product: de verplichting ontstaat pas voor een productgroep zodra daarvoor een gedelegeerde handeling is vastgesteld. Zolang die er voor een bepaalde deelcategorie nog niet is, geldt de paspoortplicht uit de ESPR voor die producten nog niet. Het gaat hier bovendien om de verantwoordelijkheid voor de inhoud en juistheid van het paspoort — niet over de vraag wie het technisch host of van een QR-code voorziet. Die uitvoering kan bij een derde partij liggen, zoals een platform dat namens de fabrikant het paspoort samenstelt en tien jaar beschikbaar houdt. Wat er precies gebeurt wanneer een fabrikant buiten de EU is gevestigd en een importeur de producten op de Europese markt brengt, is in de hier gebruikte artikelen niet uitgewerkt; daarvoor is de volledige tekst van de ESPR de aangewezen bron.

Nog geen vaste datum voor elektronica en ICT

Er is nog geen vaste datum waarop de paspoortplicht voor elektronica en ICT-apparatuur ingaat. Het werkplan van de ESPR voor de periode 2025-2030 noemt dat de gedelegeerde handelingen per deelcategorie worden uitgewerkt, met een verwachting dat de eerste daarvan vanaf 2027 verschijnen. Voor elektronica en ICT wordt een datum rond 2030 aangehouden als richtpunt, maar dit is een verwachting, geen vastgestelde termijn. Zodra de gedelegeerde handeling voor een specifieke deelcategorie is gepubliceerd, staat daarin de daadwerkelijke ingangsdatum. Tot die tijd bestaat er voor elektronica en ICT geen verplichting tot een digitaal productpaspoort op grond van de ESPR.

Wat dit betekent voor een fabrikant of importeur

Wie nu al met deze vraag bezig is, kan de zaak in een logische volgorde oppakken. Eerst is het zinvol te volgen of en wanneer voor de eigen productcategorie een gedelegeerde handeling wordt gepubliceerd — dat bepaalt of, en vanaf wanneer, de verplichting gaat gelden. Daarna is het nuttig om binnen de eigen organisatie helder te krijgen wie in de zin van de ESPR als fabrikant geldt: meestal degene die het product onder eigen merk op de markt brengt of laat ontwerpen. Vervolgens is het praktisch om alvast in kaart te brengen welke productgegevens straks nodig zijn voor een paspoort — materialen, reparatiegegevens, herkomst van onderdelen — zodat die niet pas verzameld hoeven worden op het moment dat de verplichting ingaat. Het samenstellen, hosten en voorzien van een QR-datadrager kan vervolgens worden belegd bij een gespecialiseerde partij, zodat de fabrikant zich kan richten op het aanleveren van juiste gegevens in plaats van op de technische kant van het paspoort.

Waar dit staat: artikel 27 en artikel 9 ESPR

De verantwoordelijkheid van de fabrikant volgt uit artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781), dat specifiek de verplichtingen van fabrikanten regelt met betrekking tot het digitale productpaspoort. Wat een digitaal productpaspoort inhoudt en aan welke eisen het moet voldoen, staat in artikel 9 van diezelfde verordening. Beide artikelen zijn onderdeel van de algemene ESPR-tekst; de concrete invulling per productcategorie — inclusief ingangsdatum en precieze gegevenseisen — volgt uit de gedelegeerde handelingen die per deelcategorie worden vastgesteld.

Wie dit onderwerp voor de eigen organisatie wil volgen, kan het beste de publicatie van de gedelegeerde handeling voor de eigen productcategorie in de gaten houden en ondertussen alvast nagaan welke productgegevens beschikbaar zijn. Zodra er een concrete datum is, staat die hier vermeld.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR legt de verantwoordelijkheid voor het digitaal productpaspoort in de eerste plaats bij de fabrikant. Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft welke verplichtingen daarbij horen. Wie in de praktijk als "fabrikant" geldt, is niet altijd degene die het product fysiek produceert — ook een bedrijf dat elektronica onder eigen naam op de markt brengt, kan onder die definitie vallen. Twijfel daarover is precies waar veel bedrijven van 10 tot 100 medewerkers tegenaan lopen, en dat is uitgewerkt op de pagina over wie volgens de ESPR als importeur of fabrikant geldt.

Het paspoort laten opstellen en actueel houden

Artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft wat een digitaal productpaspoort moet bevatten en hoe het toegankelijk moet zijn via een datadrager, zoals een QR-code. De verplichting om dat paspoort te laten bestaan, ligt bij de fabrikant. Voor een bedrijf van deze omvang betekent dat vooral: de juiste productdata verzamelen (materialen, herkomst, reparatie-informatie, conformiteitsgegevens) en die aanleveren aan de partij die het paspoort technisch host en de QR-code koppelt. De inhoud blijft de verantwoordelijkheid van de fabrikant, ook als het hosten is uitbesteed.

Ervoor zorgen dat het paspoort het product volgt

Een productpaspoort hoort bij een specifiek product of een specifieke productgroep, niet bij een merk in het algemeen. Dat betekent dat bij elke uitvoering, elke revisie of elk nieuw model opnieuw moet worden vastgesteld welke gegevens horen bij welke QR-code. Voor bedrijven die onder eigen merk laten produceren, is dit een punt waar het al snel misgaat: de vraag wie welk deel van de gegevens levert, wordt behandeld op de pagina over de verplichtingen bij verkoop onder eigen merk.

Zorgen dat de gegevens kloppen

De fabrikant blijft aanspreekbaar op de juistheid van de gegevens in het paspoort, ook wanneer onderdelen van de toeleveringsketen die data hebben aangeleverd. Dat is een verplichting die zich niet beperkt tot het moment van lancering: gegevens moeten kloppen zolang het paspoort actief is. Wie in een bedrijf uiteindelijk voor die juistheid tekent — en wat dat praktisch betekent voor de organisatie van kwaliteitscontrole — staat beschreven op de pagina over wie tekent voor conformiteit.

Omgaan met een fabrikant buiten de EU

Niet elk bedrijf dat elektronica in de EU op de markt brengt, is zelf de fabrikant in de zin van de verordening. Wanneer productie buiten de EU plaatsvindt, verschuift een deel van de verantwoordelijkheid richting de importeur, zonder dat de fabrikant buiten de EU volledig buiten beeld raakt. Deze verschuiving, en wie welk deel van het paspoort dan verzorgt, is uitgewerkt op de pagina over een fabrikant die buiten de Europese Unie zit.

Waar het misgaat in de praktijk

Een veelvoorkomende situatie is de private label-relatie: een bedrijf laat elektronica produceren bij een externe fabriek en verkoopt die onder eigen merknaam. Beide partijen gaan er dan soms van uit dat "de ander" het paspoort wel regelt, terwijl niemand uiteindelijk de gegevens samenbrengt. Deze onduidelijkheid is een van de meest voorkomende oorzaken van een leeg of onvolledig paspoort, en wordt verder toegelicht op de pagina over private label-verplichtingen.

Een tweede situatie: een distributeur of handelaar verkoopt elektronica door, zonder zich te realiseren dat er ook voor hen een rol is weggelegd zodra bepaalde handelingen — zoals herverpakken of het aanpassen van een label — worden verricht. Wat een distributeur of handelaar wél en niet hoeft te doen, staat beschreven op de pagina over de verplichtingen van een distributeur of handelaar.

Een derde situatie ontstaat bij verkoop via een marktplaats. Het productpaspoort verandert niets aan de vraag wie fabrikant of importeur is, maar de zichtbaarheid van het paspoort voor de consument loopt via het platform. Wat dat concreet betekent, staat op de pagina over verkopen via een online marktplaats.

Een vierde situatie: een bedrijf koopt elektronica in bij een leverancier in een ander EU-land en verkoopt die producten door in Nederland, in de veronderstelling dat het paspoort al compleet is omdat het product al in de EU op de markt was. Of dat klopt, hangt af van wie in die keten als fabrikant of importeur wordt aangemerkt — dit scenario staat uitgewerkt op de pagina over producten die binnen de EU worden doorverkocht.

Een vijfde, vaak onderschatte situatie: er ontstaat een fout in de gegevens — bijvoorbeeld een verkeerd materiaalpercentage — nadat het paspoort al live staat, en niemand heeft vastgelegd wie dat mag corrigeren of wie daarop aanspreekbaar is. Deze vraag komt terug op de pagina over aansprakelijkheid bij foute gegevens.

Wat u kunt vastleggen

Een overzicht van elke productgroep of elk model dat wordt verkocht, met daarbij wie de fabrikant, importeur of merkhouder is voor dat specifieke product.
Een schriftelijke afspraak met de productiepartner of leverancier over wie welke gegevens aanlevert voor het paspoort, en op welk moment in het productieproces dat gebeurt.
Een contactpunt binnen de eigen organisatie dat verantwoordelijk is voor het actueel houden van paspoortgegevens gedurende de looptijd van het product.
Een procedure voor het corrigeren van foutieve gegevens, inclusief wie een correctie mag goedkeuren en hoe die wordt vastgelegd.
Documentatie over de herkomst van materiaal- en samenstellingsgegevens, zodat bij een vraag van een toezichthouder kan worden getoond waarop het paspoort is gebaseerd.
Een overzicht van WEEE-registratieplichten naast de productpaspoortverplichting, omdat deze twee los van elkaar staan; zie de pagina over WEEE-registratie.
Afspraken over reserveonderdelen en de periode waarin die beschikbaar blijven, aangezien dit raakt aan de reparatie-informatie die in het paspoort kan worden opgenomen; zie de pagina over het beschikbaar houden van reserveonderdelen.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.