wie moet tekenen dat het productpaspoort klopt

De fabrikant staat in voor de juistheid, niet een aparte handtekening

De ESPR werkt niet met een handtekening onder het productpaspoort, maar met een verantwoordelijkheid die bij de fabrikant ligt. Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt vast dat de fabrikant ervoor instaat dat het product en de bijbehorende informatie — waaronder het digitaal productpaspoort — voldoen aan de eisen. Dat is geen ondertekening zoals bij een verklaring of contract, maar een wettelijke verplichting: de fabrikant is degene die verantwoordelijk is voor de juistheid van de gegevens die in het paspoort komen, gedurende de hele periode dat het product op de markt is.

Voor wie dit geldt, en wanneer een ander in beeld komt

Deze verantwoordelijkheid rust in de eerste plaats op de fabrikant zoals artikel 27 van de ESPR die aanwijst: de partij die het product ontwerpt, maakt of onder eigen naam op de markt brengt. Wie precies als fabrikant geldt en wie als importeur, is niet in elk geval vanzelfsprekend — vooral niet bij inkoop buiten de EU of bij verkoop onder een eigen merk. Voor die situaties is het onderscheid tussen wie verantwoordelijk is voor het productpaspoort en de vraag of iemand geldt als importeur of fabrikant bepalend voor de vraag wie hier concreet mee te maken krijgt. Artikel 29 van de ESPR regelt de positie van de importeur: die moet controleren dat de fabrikant de verplichtingen is nagekomen, waaronder het bestaan van een correct productpaspoort, voordat het product op de EU-markt wordt gebracht. Dat is een controleplicht, geen eigen ondertekening van de inhoud. Een distributeur of handelaar staat weer verder van de inhoud af en heeft een eigen, beperktere rol daarin.

Wat hier niet onder valt: een fysieke of digitale handtekening van een persoon binnen het bedrijf, zoals bij een conformiteitsverklaring die vaak wél met naam en functie wordt ondertekend. Het productpaspoort zelf is primair een gegevensdrager — een verzameling informatie die via de QR-code toegankelijk is — en geen document dat om een handtekening vraagt. De verantwoordelijkheid ligt bij de organisatie die als fabrikant of importeur is aangewezen, niet bij een aftekenmoment door een individu.

De verplichting bestaat al, de invulling per productgroep nog niet

Artikel 27 en artikel 29 van de ESPR gelden als algemeen kader zodra de verordening van toepassing is, maar de concrete eisen aan het digitaal productpaspoort voor elektronica en ICT-apparatuur volgen per productcategorie uit gedelegeerde handelingen. Voor deze doelgroep is nog niet vastgesteld op welke datum die handelingen gepubliceerd worden; het ESPR-werkplan noemt een periode vanaf 2027 voor het opstellen van categoriespecifieke regels, maar een vaste datum voor elektronica en ICT staat er nog niet. Tot die handeling er is, geldt het algemene uitgangspunt van artikel 27 en 29 — dat de fabrikant verantwoordelijk is en de importeur moet controleren — maar de precieze inhoud van het paspoort, en daarmee ook eventuele extra vormvereisten, ligt nog niet vast. Zodra de gedelegeerde handeling voor deze categorie is gepubliceerd, wordt dat hier aangevuld met de datum die dan geldt.

Wat een ondernemer hiermee doet

Wie zich afvraagt wie in de eigen organisatie "moet tekenen", kijkt in de praktijk eerst naar de eigen rol: fabrikant, importeur of iets daartussenin, zoals bij het verkopen onder een eigen merk. Voor wie private label elektronica verkoopt is die vraag niet altijd vanzelfsprekend, omdat het merk op het product niet automatisch bepaalt wie de wettelijke fabrikant is. Vervolgens is het van belang om vast te stellen wie feitelijk de gegevens voor het paspoort aanlevert en beheert: dat is degene die de verantwoordelijkheid van artikel 27 draagt, ook als een extern platform — zoals elektropas.com — het paspoort samenstelt en host op basis van die aangeleverde gegevens. Bij een fabrikant buiten de EU verschuift een deel van de praktische afhandeling naar de importeur, die op grond van artikel 29 moet nagaan dat het paspoort er is en klopt voordat het product de EU-markt bereikt. Tot slot is het zinvol om na te denken over wat er gebeurt als er toch een fout in de gegevens zit, en wie daarop aanspreekbaar is — dat is een aparte vraag die los staat van wie de gegevens initieel heeft aangeleverd.

De wettelijke basis: artikel 27, 29 en 9 van de ESPR

De verplichting dat de fabrikant instaat voor conformiteit van het product en de informatie daarover volgt uit artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781). De controleplicht van de importeur staat in artikel 29 van dezelfde verordening. Artikel 9 beschrijft het digitaal productpaspoort zelf: wat het is, welke functie het heeft, en hoe het gekoppeld wordt aan het product — zonder dat er een handtekeningvereiste in staat. De concrete, productgroep-specifieke uitwerking voor elektronica en ICT volgt nog uit een gedelegeerde handeling die nog niet is gepubliceerd.

Wie wil weten hoe deze verantwoordelijkheid uitpakt in de eigen keten, kan verder lezen over de positie als distributeur of handelaar, over de situatie waarin de fabrikant buiten de EU zit, of over wat er geregeld moet worden bij doorverkoop van elektronica binnen de EU. Zodra de gedelegeerde handeling voor elektronica en ICT gepubliceerd is, wordt deze pagina aangevuld met de dan geldende datum en eventuele extra eisen aan de vastlegging van conformiteit.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De vraag "wie ondertekent het productpaspoort" gaat eigenlijk over iets anders: wie draagt de verantwoordelijkheid dat de gegevens erin kloppen. Er is bij het digitaal productpaspoort geen handtekening in de klassieke zin, zoals bij een EU-conformiteitsverklaring met een naam en een krabbel eronder. Artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft het paspoort als een gegevensset die gekoppeld is aan het product via een datadrager, niet als een ondertekend document. De verantwoordelijkheid ligt bij degene die de gegevens aanlevert en instaat voor de juistheid daarvan — en dat is volgens artikel 27 van de ESPR de fabrikant.

De fabrikant stelt de gegevens samen en draagt de verantwoordelijkheid

Artikel 27 van de ESPR legt bij de fabrikant de verplichting om de informatie voor het productpaspoort correct en volledig aan te leveren. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat zelf produceert of laat produceren onder eigen merk, betekent dit dat de technische afdeling, de kwaliteitsdienst of degene die de productdocumentatie beheert, de bron is van de gegevens die uiteindelijk in het paspoort staan. Wie precies binnen het bedrijf die gegevens vrijgeeft voor publicatie, is een interne kwestie — de ESPR schrijft geen functietitel voor. Wat wel vaststaat: de fabrikant is de partij die er tegenover de toezichthouder voor instaat dat de gegevens overeenkomen met het product. Wie zich niet zeker weet of die rol op het eigen bedrijf van toepassing is, vindt een uitgebreidere toelichting op wie verantwoordelijk is voor het productpaspoort van elektronica.

De importeur controleert, maar stelt niet zelf op

Artikel 29 van de ESPR beschrijft de verplichtingen van importeurs: zij moeten nagaan of de fabrikant zijn verplichtingen is nagekomen, waaronder het bestaan van een productpaspoort. Voor een importeur van elektronica van buiten de EU betekent dit een controlerende rol, niet een samenstellende. De importeur ondertekent niets, maar moet wel kunnen aantonen dat is nagegaan of het paspoort aanwezig en toegankelijk is. Voor bedrijven die twijfelen of zij in een gegeven situatie als fabrikant of als importeur worden aangemerkt, is er een aparte toelichting op ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR.

Wie onder eigen merk verkoopt, neemt de fabrikantrol over

Een bedrijf dat elektronica van een derde partij inkoopt en onder zijn eigen merknaam op de markt brengt, wordt voor de toepassing van artikel 27 van de ESPR als fabrikant behandeld. Dat is relevant voor de vraag wie de gegevens aanlevert: niet de oorspronkelijke producent, maar de partij wiens merk op het product staat. Deze situatie komt vaak voor bij private label-elektronica en witgoed, en is nader uitgewerkt op verkopen onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik en op ik verkoop private label elektronica, wat zijn mijn verplichtingen.

Waar het misgaat in de praktijk

Een paar situaties komen geregeld terug bij bedrijven die met het productpaspoort aan de slag gaan.

De technische dienst levert data aan zonder dat iemand de eindverantwoordelijkheid draagt. Gegevens komen uit verschillende afdelingen — inkoop, R&D, kwaliteit — en niemand checkt de samenhang voordat het paspoort live gaat.

Een importeur gaat ervan uit dat de fabrikant het paspoort wel geregeld heeft. Artikel 29 van de ESPR vraagt om een controle, niet om een aanname. Zonder die controle is niet aan te tonen dat de importeur zijn eigen verplichting is nagekomen.

Bij private label wordt de fabrikantrol niet herkend. Een bedrijf denkt dat het "alleen maar verkoopt" terwijl het eigen merk op het product staat, en de rol van fabrikant volgens artikel 27 van de ESPR daardoor feitelijk bij hen ligt.

Wijzigingen in het product worden niet doorgevoerd in het paspoort. Een productaanpassing — ander materiaal, andere leverancier van een onderdeel — wordt technisch verwerkt, maar niemand denkt aan de gegevens die al in het paspoort staan.

Onduidelijkheid over wie binnen het bedrijf "tekent". Omdat er geen fysieke handtekening bestaat, denken sommige bedrijven dat er ook geen interne verantwoordelijke hoeft te zijn aangewezen. Dat maakt het bij een vraag van een toezichthouder moeilijk om snel te kunnen aantonen wie de gegevens heeft aangeleverd en gecontroleerd.

Wat u kunt vastleggen

Een interne aanwijzing van wie de gegevens voor het productpaspoort vrijgeeft, met naam en functie, zodat bij een vraag van buitenaf direct duidelijk is wie verantwoordelijk was voor de laatste versie.
Een overzicht van de bronnen per gegevensveld — welke afdeling of welk document de informatie over materialen, reparatiegegevens of herkomst heeft aangeleverd.
Een dossier waarin de communicatie met de fabrikant of importeur is vastgelegd, met name bij inkoop buiten de EU. Zie ook de toelichting op mijn fabrikant zit buiten de Europese Unie — wie regelt het productpaspoort dan.
Een procedure voor het bijwerken van het paspoort bij productwijzigingen, inclusief wie de wijziging signaleert en wie de aanpassing doorvoert.
Een overzicht van rollen bij doorverkoop binnen de EU, zeker wanneer een product via meerdere schakels bij de eindgebruiker komt; dit sluit aan bij de situatie beschreven op ik koop elektronica in een ander EU-land in en verkoop door.
Vastlegging van wie aansprakelijk is bij een fout in de gegevens, intern afgesproken tussen fabrikant, importeur en eventuele private label-partij, met verwijzing naar de uitgebreidere toelichting op wie is aansprakelijk als er een fout in het productpaspoort staat.

Elektropas stelt het paspoort samen op basis van de gegevens die door de fabrikant of importeur worden aangeleverd. De verantwoordelijkheid voor de juistheid van die gegevens blijft, ook na publicatie via het platform, bij de partij die ze heeft aangeleverd.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-09-05. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.