Qui est responsable du passeport numérique pour l'électronique ?

Ce que vous devez faire concrètement

Ce que l'on attend de vous

Le RGPD impose au fabricant la responsabilité première du passeport numérique de produit. L'article 27 du RGPD (Règlement (UE) 2024/1781) décrit les obligations qui en découlent. Celui qui est considéré en pratique comme « fabricant » n'est pas toujours celui qui produit physiquement le produit — une entreprise qui met sur le marché de l'électronique sous sa propre marque peut également entrer dans cette définition. Cette incertitude est précisément ce à quoi se heurtent de nombreuses entreprises de 10 à 100 salariés, et c'est ce qui est détaillé sur la page concernant qui est considéré comme importateur ou fabricant selon le RGPD.

Faire établir et tenir à jour le passeport

L'article 9 du RGPD (Règlement (UE) 2024/1781) décrit ce qu'un passeport numérique de produit doit contenir et comment il doit être accessible via un vecteur de données, comme un code QR. L'obligation d'existence de ce passeport incombe au fabricant. Pour une entreprise de cette taille, cela signifie principalement : collecter les bonnes données de produit (matériaux, provenance, informations de réparation, données de conformité) et les transmettre à la partie qui héberge techniquement le passeport et l'associe au code QR. Le contenu reste de la responsabilité du fabricant, même si l'hébergement est externalisé.

S'assurer que le passeport suit le produit

Un passeport de produit s'attache à un produit spécifique ou à un groupe de produits spécifique, non à une marque en général. Cela signifie que pour chaque exécution, chaque révision ou chaque nouveau modèle, il faut déterminer à nouveau quelles données correspondent à quel code QR. Pour les entreprises qui font produire sous leur propre marque, c'est un point où les choses peuvent facilement se gâter : la question de savoir qui fournit quelle partie des données est traitée sur la page concernant les obligations en cas de vente sous marque propre.

S'assurer que les données sont exactes

Le fabricant reste responsable de l'exactitude des données du passeport, même lorsque des parties de la chaîne d'approvisionnement ont fourni ces données. Il s'agit d'une obligation qui ne se limite pas au moment du lancement : les données doivent être exactes tant que le passeport est actif. Qui, dans une entreprise, assume finalement cette responsabilité — et ce que cela signifie concrètement pour l'organisation du contrôle de qualité — est décrit sur la page concernant qui signe la conformité.

Traiter avec un fabricant en dehors de l'UE

Toute entreprise qui met sur le marché de l'électronique dans l'UE n'est pas nécessairement le fabricant au sens du règlement. Lorsque la production a lieu en dehors de l'UE, une partie de la responsabilité se déplace vers l'importateur, sans que le fabricant en dehors de l'UE soit complètement absent. Ce glissement, et qui assure quelle partie du passeport, est détaillé sur la page concernant un fabricant situé en dehors de l'Union européenne.

Où cela échoue en pratique

Une situation courante est la relation de marque blanche : une entreprise fait produire de l'électronique par une usine externe et la vend sous sa propre marque. Les deux parties supposent alors parfois que « l'autre » s'occupera du passeport, alors que personne ne rassemble finalement les données. Cette ambiguïté est l'une des causes les plus fréquentes d'un passeport vide ou incomplet, et elle est expliquée plus en détail sur la page concernant les obligations en matière de marque blanche.

Une deuxième situation : un distributeur ou un commerçant revend de l'électronique sans se rendre compte qu'un rôle leur est également dévolu dès lors que certains actes — tels que le reconditionnement ou l'adaptation d'une étiquette — sont effectués. Ce qu'un distributeur ou un commerçant doit et ne doit pas faire est décrit sur la page concernant les obligations d'un distributeur ou d'un commerçant.

Une troisième situation se produit lors de la vente via une place de marché. Le passeport de produit ne change rien à la question de savoir qui est fabricant ou importateur, mais la visibilité du passeport pour le consommateur passe par la plateforme. Ce que cela signifie concrètement est indiqué sur la page concernant vendre via une place de marché en ligne.

Une quatrième situation : une entreprise achète des produits électroniques auprès d'un fournisseur dans un autre État membre de l'UE et revend ces produits aux Pays-Bas, en supposant que le passeport est déjà complet parce que le produit est déjà sur le marché de l'UE. Le bien-fondé de cette hypothèse dépend de celui qui est considéré comme fabricant ou importateur dans cette chaîne — ce scénario est développé sur la page relative à les produits revendus au sein de l'UE.

Une cinquième situation, souvent sous-estimée : une erreur apparaît dans les données — par exemple un pourcentage de matière incorrect — après la mise en ligne du passeport, et personne n'a documenté qui est autorisé à corriger cette erreur ou qui en est responsable. Cette question est abordée sur la page relative à la responsabilité en cas de données erronées.

Ce que vous pouvez documenter

• Un inventaire de chaque groupe de produits ou de chaque modèle vendu, indiquant qui est le fabricant, l'importateur ou le titulaire de la marque pour ce produit spécifique.
• Un accord écrit avec le partenaire de production ou le fournisseur sur les données que chacun fournit pour le passeport et à quel moment du processus de production cela se fait.
• Un point de contact au sein de la propre organisation responsable de la mise à jour des données du passeport pendant la durée de vie du produit.
• Une procédure de correction des données erronées, indiquant qui peut approuver une correction et comment celle-ci est documentée.
• Une documentation sur l'origine des données relatives aux matériaux et à la composition, de sorte qu'une autorité de surveillance puisse vérifier sur quoi le passeport est basé.
• Un inventaire des obligations d'enregistrement DEEE parallèlement à l'obligation du passeport produit, car ces deux obligations sont distinctes ; voir la page relative à l'enregistrement DEEE.
• Des accords concernant les pièces de rechange et la période pendant laquelle elles restent disponibles, car cela concerne les informations de réparation qui peuvent être incluses dans le passeport ; voir la page relative à la mise à disposition des pièces de rechange.