Mi fabricante está fuera de la UE — ¿quién regula entonces el pasaporte de producto?

Lo que debe hacer concretamente

Lo que se espera de usted

Un fabricante ubicado fuera de la UE no queda automáticamente fuera del alcance del ESPR. El reglamento regula precisamente para esa situación quién es responsable en la UE y quién debe garantizar que el pasaporte del producto existe y es correcto. Para una empresa de 10 a 100 empleados que importa electrónica de fuera de la UE o la hace fabricar, esto significa en la práctica: debe haber alguien que asuma la responsabilidad dentro de la UE, y ese alguien es usted normalmente.

El papel del importador

Quien comercializa productos de un fabricante ubicado fuera de la UE en el mercado de la UE obtiene, conforme al artículo 29 del ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781), un conjunto propio de obligaciones. Ese no es el mismo papel que el de "distribuidor" — un importador debe verificar si el producto va acompañado del pasaporte del producto requerido y si los datos que contiene se ajustan a lo que la normativa prescribe para esa categoría de producto. En la práctica, esto significa para una empresa que compra electrónica a una fábrica en Asia o en EE.UU.: debe haber alguien dentro de la organización que verifique los datos del pasaporte suministrados antes de que el producto llegue al mercado de la UE, no después. Si una empresa se encuentra en este papel es una cuestión inicial que debe aclararse — véase ¿Soy importador o fabricante según la ESPR? para la delimitación entre estos dos papeles.

El representante autorizado

El artículo 28 del ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) describe otra figura: el representante autorizado. Se trata de una parte dentro de la UE que un fabricante ubicado fuera de la UE autoriza por escrito para que realice en su nombre determinadas tareas, incluidas las relacionadas con el pasaporte del producto. Este es un papel diferente al del importador — un importador comercializa el producto por sí mismo, un representante autorizado actúa en nombre del fabricante. Para una empresa de tamaño mediano esto es relevante tan pronto como se considere asumir este papel, por ejemplo para una empresa hermana extranjera o un fabricante con el que ya se lleva trabajando desde hace tiempo. La autorización debe constar por escrito y las tareas que el representante puede o debe realizar deben estar descritas en ella.

Determinar quién tiene qué papel

Con un fabricante ubicado fuera de la UE, en la práctica surge rápidamente una cadena de tres a cuatro partes: el fabricante en sí, posiblemente un representante autorizado, el importador, y eventualmente un distribuidor o plataforma más adelante en la cadena. Para cada uno de esos papeles se aplican obligaciones diferentes. Una empresa que fabrica productos bajo su propia marca por un fabricante ubicado fuera de la UE obtiene, por ejemplo, una posición diferente a la de una empresa que importa productos listos para usar — véase Vender bajo marca propia — ¿qué obligaciones adquiero? para esa distinción. Quien únicamente compra y revende sin marca propia, es más probable que caiga bajo las obligaciones de los distribuidores y comerciantes, descritas en ¿Qué obligaciones tiene un distribuidor o comerciante de electrónica?

Dónde falla en la práctica

Nadie se siente responsable. El fabricante ubicado fuera de la UE se remite al importador, el importador supone que el fabricante proporcionará el pasaporte, y mientras tanto no ocurre nada. Sin un acuerdo por escrito sobre quién proporciona y verifica cada parte del pasaporte, la responsabilidad queda sin resolver.

Un representante autorizado sin una orden clara. Una parte de la UE se menciona como representante, pero no existe un documento que especifique qué tareas realiza exactamente ese representante. En una inspección, no es posible demostrar quién realizó qué paso en el proceso del pasaporte.

Datos del pasaporte que no se corresponden con el producto realmente importado. El fabricante proporciona datos genéricos del producto que se aplican a toda una línea de productos, mientras que el importador comercializa una variante específica en el mercado. La obligación del importador conforme al artículo 29 precisamente requiere verificar si el pasaporte se ajusta al producto importado — esto sale mal cuando se omite esa verificación porque "el fabricante lo habrá hecho correctamente".

Falta de claridad en el comercio intermedio dentro de la UE. Una empresa no importa directamente desde fuera de la UE, sino que compra a un intermediario que sí lo hace. Quién tiene entonces qué rol — y si las obligaciones propias son las de un importador o las de una parte que revende dentro de la UE — no es inmediatamente claro. Véase para esa situación Compro electrónica en otro país de la UE y la revendo

Sin constancia de quién es responsable de la exactitud. Si posteriormente resulta que hay un error en los datos del pasaporte, surge una discusión sobre quién era responsable de ello: el fabricante que proporcionó los datos, o el importador que lo tramitó. Sin un acuerdo al respecto, es difícil de aclarar. Quien quiera profundizar en esto puede seguir leyendo en Quién es responsable si hay un error en el pasaporte del producto

Lo que puede documentar

• El mandato a un representante autorizado, por escrito y con una descripción de las tareas que este representante realiza en nombre del fabricante (artículo 28, ESPR).
• Un acuerdo interno o lista de verificación sobre quién dentro de la organización verifica los datos del pasaporte proporcionados antes de que el producto llegue al mercado de la UE.
• Correspondencia con el fabricante fuera de la UE sobre qué datos de producto se proporcionarán, en qué formato y en qué momento.
• Un resumen del propio rol por línea de productos — fabricante, importador, representante autorizado o distribuidor — especialmente cuando una empresa desempeña roles diferentes para productos diferentes. Una primera orientación al respecto se encuentra en ¿Quién es responsable del pasaporte de producto electrónico?
• Registro de la verificación realizada en el pasaporte a la llegada del producto en la UE, incluida la fecha y quién realizó esta verificación.
• En el caso de compra de marca privada: acuerdos con el fabricante sobre quién elabora cada parte del pasaporte, además de lo que se encuentra en Vendo electrónica de marca privada, ¿cuáles son mis obligaciones?

Para los suscriptores de elektropas.com, estos acuerdos y listas de verificación estarán disponibles como plantilla una vez que se publique el acto delegado para la categoría de producto correspondiente; el contenido exacto del pasaporte se deriva de ese acto, no de la ESPR en sí.