Mein Hersteller sitzt außerhalb der EU — wer regelt den Produktpass dann?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Hersteller außerhalb der EU fällt nicht automatisch aus dem Geltungsbereich der ESPR. Die Verordnung regelt gerade für diese Situation, wer in der EU verantwortlich ist und wer sicherstellen muss, dass der Produktpass vorhanden ist und stimmt. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern, das Elektronik von außerhalb der EU importiert oder herstellen lässt, bedeutet das konkret: Es muss jemanden geben, der innerhalb der EU Verantwortung trägt, und diese Person sind in der Regel Sie.

Die Rolle des Importeurs

Wer Produkte eines Herstellers außerhalb der EU auf dem EU-Markt in Verkehr bringt, unterliegt nach Artikel 29 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) einem eigenen Set von Verpflichtungen. Das ist nicht dieselbe Rolle wie "Wiederverkäufer" — ein Importeur muss überprüfen, ob das Produkt von dem erforderlichen Produktpass begleitet wird und ob die darin enthaltenen Daten dem entsprechen, was die Verordnung für diese Produktkategorie vorschreibt. Praktisch bedeutet dies für ein Unternehmen, das Elektronik bei einer Fabrik in Asien oder den USA einkauft: Es muss jemanden in der Organisation geben, der die bereitgestellten Passdaten überprüft, bevor das Produkt den EU-Markt erreicht, nicht danach. Ob ein Unternehmen in dieser Rolle tätig ist, ist eine erste Frage, die beantwortet werden muss — siehe Bin ich Importeur oder Hersteller gemäß ESPR? zur Unterscheidung zwischen diesen beiden Rollen.

Der bevollmächtigte Vertreter

Artikel 28 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt eine andere Partei: den bevollmächtigten Vertreter. Dies ist eine Partei innerhalb der EU, die der Hersteller außerhalb der EU schriftlich bevollmächtigt, um in seinem Namen bestimmte Aufgaben zu erfüllen, einschließlich Aufgaben, die sich auf den Produktpass beziehen. Dies ist eine andere Rolle als die des Importeurs — ein Importeur bringt das Produkt selbst in Verkehr, ein bevollmächtigter Vertreter handelt im Namen des Herstellers. Für ein mittelständisches Unternehmen ist dies relevant, sobald erwogen wird, diese Rolle selbst zu übernehmen, beispielsweise für ein ausländisches Schwesterunternehmen oder einen Hersteller, mit dem bereits längerfristig zusammengearbeitet wird. Die Bevollmächtigung muss schriftlich festgehalten werden und die Aufgaben, die der Vertreter erfüllen darf oder muss, müssen darin beschrieben sein.

Ermittlung der Rollen

In der Praxis entsteht bei einem Hersteller außerhalb der EU schnell eine Kette von drei bis vier Parteien: der Hersteller selbst, möglicherweise ein bevollmächtigter Vertreter, der Importeur und möglicherweise noch ein Distributor oder eine Plattform weiter unten in der Kette. Für jede dieser Rollen gelten unterschiedliche Verpflichtungen. Ein Unternehmen, das Produkte unter eigenem Namen von einem Hersteller außerhalb der EU herstellen lässt, erhält beispielsweise wieder eine andere Position als ein Unternehmen, das fertige Produkte importiert — siehe Verkauf unter eigenem Markennamen – welche Verpflichtungen habe ich? für diesen Unterschied. Wer rein einkauft und weiterverkauft ohne eigene Marke, fällt eher unter die Verpflichtungen für Distributoren und Händler, beschrieben auf Welche Verpflichtungen hat ein Distributor oder Händler von Elektronik?

Wo es in der Praxis schiefgeht

Niemand fühlt sich verantwortlich. Der Hersteller außerhalb der EU verweist auf den Importeur, der Importeur geht davon aus, dass der Hersteller den Pass schon liefert, und in der Zwischenzeit passiert nichts. Ohne schriftliche Vereinbarung darüber, wer welchen Teil des Passes liefert und überprüft, bleibt dies hängen.

Ein bevollmächtigter Vertreter ohne klare Beauftragung. Eine EU-Partei wird als Vertreter genannt, aber es gibt kein Dokument, das festlegt, welche Aufgaben dieser Vertreter genau erfüllt. Bei einer Kontrolle lässt sich dann nicht nachweisen, wer welchen Schritt im Passprozess durchgeführt hat.

Passdaten, die nicht zum tatsächlich importierten Produkt passen. Der Hersteller liefert generische Produktdaten, die für eine ganze Produktlinie gelten, während der Importeur eine spezifische Variante auf den Markt bringt. Die Verpflichtung des Importeurs nach Artikel 29 verlangt gerade zu überprüfen, ob der Pass zum importierten Produkt passt — das geht schief, wenn diese Überprüfung übersprungen wird, weil "der Hersteller es ja richtig gemacht haben wird".

Unklarheit bei Zwischenhandel innerhalb der EU. Ein Unternehmen importiert selbst nicht direkt von außerhalb der EU, sondern kauft bei einem Intermediär, der dies tut. Wer dann welche Rolle hat — und ob die eigenen Pflichten die eines Importeurs sind oder die einer Partei, die innerhalb der EU weiterverkauft — ist dann nicht unmittelbar klar. Siehe für diese Situation Ich kaufe Elektronik in einem anderen EU-Land ein und verkaufe weiter

Keine Dokumentation darüber, wer für die Richtigkeit haftet. Sollte sich später herausstellen, dass ein Fehler in den Passwortdaten vorhanden ist, entsteht eine Diskussion darüber, wer dafür einstand: der Hersteller, der die Daten lieferte, oder der Importeur, der dies weitergab. Ohne Absprache hierüber ist dies schwer nachzuverfolgbar. Wer sich hierein vertiefen möchte, kann auf weiterlesen Wer haftet, wenn im Produktpass ein Fehler vorhanden ist

Was Sie dokumentieren können

• Die Bevollmächtigung eines bevollmächtigten Vertreters, schriftlich und mit einer Beschreibung der Aufgaben, die dieser Vertreter im Namen des Herstellers erfüllt (Artikel 28, ESPR).
• Eine interne Absprache oder Checkliste darüber, wer innerhalb der Organisation die eingereichten Passdaten vor dem Inverkehrbringen des Produkts auf dem EU-Markt überprüft.
• Schriftverkehr mit dem Hersteller außerhalb der EU über welche Produktdaten eingereicht werden, in welchem Format und zu welchem Zeitpunkt.
• Eine Übersicht über die eigene Rolle pro Produktlinie — Hersteller, Importeur, bevollmächtigter Vertreter oder Distributor — besonders wenn ein Unternehmen für verschiedene Produkte unterschiedliche Rollen erfüllt. Eine erste Orientierung hierzu steht auf Wer ist verantwortlich für den Produktpass von Elektronik?
• Dokumentation der Kontrolle, die beim Eintreffen des Produkts in der EU am Pass durchgeführt wurde, einschließlich Datum und wer diese Kontrolle durchgeführt hat.
• Bei Private-Label-Einkauf: Absprachen mit dem Hersteller darüber, wer welchen Teil des Passes zusammenstellt, ergänzend zu dem, was auf zu finden ist Ich verkaufe Private-Label-Elektronik, was sind meine Pflichten

Für Abonnenten von elektropas.com gilt, dass diese Absprachen und Checklisten als Vorlagen zur Verfügung gestellt werden, sobald die delegierte Handlung für die betreffende Produktkategorie veröffentlicht ist; der genaue Inhalt des Passes ergibt sich nämlich aus dieser Handlung, nicht aus der ESPR selbst.