Meddig kell tartalékalkatrészeket biztosítanom az elektronikai termékekhez?

Mit kell konkrétan tennie

Mit várnak el Önöktől

Az ESPR előírja, hogy a termékek a delegált jogi aktusok révén követelményeket kaphatnak a tartalék alkatrészek rendelkezésre állása, javíthatósága és az alkatrészek szállítási időtartama terén (az ESPR 5–7. cikkei, a (EU) 2024/1781 rendelet). Az elektronikai és IKT-berendezések esetében még nem állapították meg, hogy konkrétan mely időtartam alkalmazandó: ezt a termékek kategóriájánként egy delegált jogi aktusban dolgozzák ki, amely ez a szektor tekintetében még nem jelent meg. Az azonban már rögzített, hogy a szerkezet hogyan alakul: a gyártók kötelezettségeket kapnak az alkatrészek rendelkezésre tartása és a javítóknak valamint a felhasználóknak e tekintetben nyújtandó tájékoztatás körül (az ESPR 27. cikke).

A tartalék alkatrészek tényleges rendelkezésre tartása

Amint egy termékkategóriára vonatkozó delegált jogi aktust megállapítanak, rögzítve van, hogy mely alkatrészeknek kell rendelkezésre állniuk és milyen ideig. A 10–100 fő közötti vállalat számára ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a beszerzési és készletgazdálkodási tervezés nem csak a termék értékesítési időszakára, hanem azt követő időszakra is alkalmazandó. Ez érinti a beszerzési partnerekkel kötött megállapodásokat, a saját raktári funkciót és esetleg az alkatrészek saját készletben tartása vagy e feladat szerződésben történő delegálása közötti döntést is.

Az alkatrészek azonosíthatóvá és megrendelhetővé tétele

A rendelkezésre állás önmagában nem elég, ha egy javító vagy végfelhasználó nem tudja megtalálni vagy megrendelni az alkatrészt. Az ESPR 27. cikkéből eredő kötelezettségek az alkatrészek megnevezésének módjára is hatnak: milyen számmal, mely csatornán keresztül és milyen feltételek mellett rendelhetők meg. Egy középméretű vállalat számára ez azt jelenti, hogy az ügyfélszolgálatnak vagy az utósales-osztálynak egy stabil folyamata kell, hogy legyen az alkatrészekre vonatkozó kérdések felismeréséhez és továbbításához, ahelyett hogy ezt eseti jelleggel oldaná meg.

A tartalék alkatrészekre vonatkozó információk beépítése a termékpasszportba

A termékpasszport az a hely, ahol az információk a tartalék alkatrészekről — amennyiben azok az alkalmazandó delegált jogi aktusból adódnak — megtalálhatók. Ez azt igényli, hogy a passzportot összeállító fél időben rendelkezik aktuális információval: mely alkatrészek vannak, mely megrendelési címek irványadóak, és milyen hosszú a szállítás. Az olyan vállalatok, amelyek maguk importálnak vagy saját márkanév alatt értékesítenek, jó gyakorlatként az előzetes megállapítást tekintik annak, hogy ki tartja karban ezeket az adatokat belsőleg, és nem hagyják ezt a véletlenre. Aki azon töpreng, hogy ez a kötelezettség saját vállalatánál vagy a lánc egy másik szintjén áll fenn, ezt a aki felel az elektromosságok termékútlevele tekintetében.

Gyártó, importőr és márkatulajdonos közötti különbségtétel

Az az konkrét szervezet, amely felelős az alkatrészek intézésében, attól függ, hogy milyen szerepe van egy vállalatnak a láncon belül. Az az importőr, amely az EU-n kívülről származó termékeket hoz a piacra, eltérő kötelezettségekkel rendelkezhet, mint az a gyártó, amely maga termel, és a saját márka alatt termékeket gyártatva dolgozó vállalat ismét más helyzetben van. Ez a különbségtétel elég lényeges ahhoz, hogy külön is vizsgálat tárgyát képezze a vagyok-e importőr vagy gyártó az ESPR szerintrévén, annál is inkább, mivel az alkatrészekre vonatkozó kötelezettségek az ESPR 27. cikkében a gyártó szerephez vannak kötve, még akkor is, amikor egy másik vállalat valójában ezt a szerepet tölti be.

Hol megy félre a gyakorlatban

A tartalék alkatrészekhez kapcsolódó vállalatok gyakorlatában számos helyzet fordul elő:

• Egy vállalat leállítja egy terméksor értékesítését és ezzel egyidőben megszünteti az alkatrész-szerződést a beszerzési partnerrel, anélkül hogy ellenőrizné, hogy még fennáll-e egy rendelkezésre állási kötelezettség.
• Az alkatrészek technikailag bár rendelkezésre állnak a gyárban, de nincs kialakított megrendelési eljárás a végfelhasználók vagy független javítók számára, ami azt eredményezi, hogy az alkatrészek a gyakorlatban nem "rendelkezésre álló" értelemben értelmezendők.
• Egy importőr feltételezi, hogy a külföldi gyártó az alkatrész-készleteket intézi, miközben senki sem rögzítette ezt szerződésben — ami azt eredményezi, hogy egy ügyfél megkeresésekor senki sem érzi magát felelősnek.
• A saját márkás értékesítés során az alkatrészek iránti kereslet egyáltalán nem szerepel a gyártóval kötött megállapodásokban, mivel a hangsúly elsősorban az anyagtermék árán és szállítási idején van.
• Az alkatrész-információkat ugyan nyilvántartják, de nem kapcsolják össze a termékútlevéllel, így az adatok két helyen, egymástól függetlenül léteznek és eltérnek egymástól.

Amit rögzíthet

Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek szeretnének felkészülni az alkatrészekre vonatkozó kötelezettségekre, célszerű már most számos dolgot rendben tartaniuk, még akkor is, ha az elektronikára vonatkozó pontos határidő még nem została megállapítva:

• Az egyes terméksorozatokra vonatkozó áttekintés arról, hogy mely alkatrészek kritikusak a javításhoz, a megfelelő alkatrész-számmal és szállítóval együtt.
• Szerződéses megállapodások az alvállalkozókkal az alkatrészek megrendelésének időszakáról, beleértve azt is, hogy mi történik egy termék kivezetésekkor.
• A javítók vagy végfelhasználók alkatrészigényléseit befogadó és kezelő folyamat dokumentálása.
• A vállalaton belül egy olyan személy kijelölése, aki felelős az alkatrészekre vonatkozó információk naprakészen tartásáért a termékútlevél felé.
• Megállapodások a felelősségről, amikor az útlevélben szereplő alkatrész-információ már nem pontos, amely kérdés érinti az ki felelős, ha hiba van a termékazonosító lapon.
• Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek termékeket piacterületen vagy private label alatt értékesítenek: egy ellenőrzés annak érdekében, hogy a lánc saját szerepe világosan meg legyen határozva, így egy alkatrészekre vonatkozó kérdés esetén nyilvánvaló legyen, hogy ki válaszol — lásd még: magánmárkás elektronikát értékesítek, milyen kötelezettségeim vannak.

Ez a dokumentáció már most elkészíthető, függetlenül az elektronikára vonatkozó delegált jogi aktus pontos hatálybalépési dátumától. Amint az a jogi aktus megjelent, a meglévő dokumentáció kiegészíthető az akkor érvényes határidővel és feltételekkel, ahelyett, hogy nulláról kellene kezdeni.