Kuinka kauan minun on pidettävä varaosaa elektroniikalle saatavilla?

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Mitä sinulta odotetaan

ESPR määrää, että tuotteille voidaan säätää vaatimuksia varaosien saatavuudesta, korjattavuudesta ja osia koskevien saatavuusaikojen kestosta delegoiduissa säädöksissä (ESPR:n 5–7 artikla, asetus (EU) 2024/1781). Sähkö- ja ICT-laitteille ei ole vielä määritetty, mikä konkreettinen määräaika pätee: se laaditaan delegoidussa säädöksessä tuotekategorioittain, ja sitä sektoria koskevia säädöksiä ei ole vielä julkaistu. Se, mikä on jo vahvistettu, on rakenne: valmistajille tulee vaatimukset osien saatavuuden ylläpitämisestä ja korjaajien ja käyttäjien tiedottamisesta siitä (ESPR:n 27 artikla).

Varaosien tosiasiallinen saatavuuden ylläpitäminen

Kun tuotekategoriaa koskeva delegoitu säädös on vahvistettu, on määritetty, mitkä osat on pidettävä saatavilla ja millä ajanjaksolla. 10–100 henkilöä työllistävälle yritykselle tämä käytännössä tarkoittaa sitä, että osto- ja varaston suunnittelu tulee sovittaa paitsi tuotteen myyntijaksoon myös sen jälkeiseen jaksoon. Se vaikuttaa toimittajien kanssa tehtäviin sopimuksiin, omaan varastointitoimintoon ja mahdollisesti myös päätökseen, pidetäänkö osia itse varastossa vai ulkoistetaanko tämä sopimuksella toimittajalle.

Osien tunnistaminen ja tilattavuuden varmistaminen

Saatavuus ei yksinään riitä, jos korjaaja tai loppukäyttäjä ei löydä osaa tai pysty tilaamaan sitä. ESPR:n 27 artiklasta johtuvat velvoitteet koskevat myös sitä, miten osia merkitään: millä numerolla, millä kanavalla ja millä ehdoilla ne voidaan tilata. Keskisuurelle yritykselle tämä tarkoittaa sitä, että asiakaspalvelu- tai jälkimyyntiosaston on oltava olemassa kiinteä prosessi osiin liittyvien kysymysten tunnistamiselle ja toimittamiselle sen sijaan, että nämä ratkaistaisiin ad hoc tapauskohtaisesti.

Varaosien tiedot sisällyttää tuotepassiin

Tuotepassi on paikka, jossa varaosien tiedot — siinä määrin kuin ne johtuvat sovellettavasta delegoidusta säädöksestä — ovat saatavilla. Se edellyttää, että passin kokoava osapuoli hallitsee ajoissa ajantasaisia tietoja: mitkä osat ovat olemassa, mitkä toimitusosoitteet pätevät ja kuinka pitkään toimitus on taattu. Yritykset, jotka itse tuovat tuotteita maahan tai myyvät omalla tuotenimellä, tekevät viisaasti määrittämällä etukäteen, kuka ylläpitää näitä tietoja sisäisesti, eivätkä jätä sitä sattumalle. Yritykset, joita kiinnostaa, onko tämä velvoite heidän yrityksessään vai muulla osapuolella ketjussa, voivat tarkistaa sen osoitteesta kuka on vastuussa sähkö- ja ICT-laitteiden tuotepassista.

Ero valmistajan, tuojan ja merkinomistajan välillä

Tarkalleen ottaen se, mikä osapuoli on vastuussa varaosien järjestämisestä, riippuu yrityksen roolista ketjussa. Tuoja, joka tuo tuotteita EU:n ulkopuolelta markkinoille, voi saada erilaisia velvoitteita kuin valmistaja, joka valmistaa tuotteita itse, ja yritys, joka valmistaa tuotteita omalla tuotenimellä, on jälleen eri asemassa. Tämä ero on riittävän merkittävä, jotta se tulee tutkia erikseen osoitteessa olenenko tuoja vai valmistaja ESPR:n mukaan, erityisesti koska varaosiin liittyvät velvoitteet ESPR:n 27 artiklassa liittyvät valmistajan rooliin, myös silloin kun toinen yritys tosiasiallisesti täyttää kyseisen roolin.

Missä asia menee pieleen käytännössä

Käytännössä varaosiin liittyvissä asioissa esiintyy useita tilanteita:

• Yritys lopettaa tuotesarjan myynnin ja samalla lopettaa osasopimuksen toimittajan kanssa tarkistamatta, onko olemassa saatavuusvelvoite.
• Osat ovat teknisesti hyväksyttävissä tehtaalla, mutta loppukäyttäjille tai riippumattomille korjaajille ei ole olemassa tilaamisprosessia, mikä käytännössä tarkoittaa, että osat eivät ole "saatavilla" tarkoitetulla tavalla.
• Maahantuoja olettaa, että ulkomainen valmistaja hoitaa varaosien varastonhoidon, vaikka kukaan ei ole kirjannut tätä sopimuksellisesti — jonka seurauksena asiakkaan kysyessä kukaan ei tunne olevansa vastuussa.
• Omalla tuotenimellä myytäessä varaosiin liittyvää kysyntää ei oteta lainkaan huomioon valmistajan kanssa tehdyissä sopimuksissa, koska huomio keskittyy pääasiassa päätuotteen hintaan ja toimitusaikaan.
• Varaosatietoja pidetään kyllä yllä, mutta niitä ei linkitetä tuotteen pasiin, joten tiedot ovat kahdessa eri paikassa toisistaan erillään ja alkavat poiketa toisistaan.

Mitä voit dokumentoida

Yrityksille, jotka haluavat varautua varaosiin liittyviin velvoitteisiin, on järkevää laittaa nyt jo useita asioita kuntoon, vaikka sähkölaitteiden tarkkaa määräaikaa ei ole vielä määritelty:

• Kooste tuotelinjakohtaisesti siitä, mitkä osat ovat kriittisiä korjausta varten, niihin liittyvine osanumeroineen ja toimittajineen.
• Sopimukselliset puitesopimukset alihankkijoiden kanssa siitä ajanjaksosta, jonka aikana osia voidaan tilata, mukaan lukien se, mitä tapahtuu tuotteen vaiheittaisen käytöstäpoiston yhteydessä.
• Dokumentoitu prosessi sille, kuinka varaosapyynnöt korjaajilta tai loppukäyttäjiltä tulevat ja käsitellään.
• Nimeäminen yrityksessä siitä, kuka on vastuussa varaosatietojen pitämisestä ajan tasalla tuotteen pasiin nähden.
• Puitesopimukset vastuusta silloin, kun pasissa olevat varaosatiedot eivät ole enää oikein, mikä liittyy kysymykseen kuka on vastuussa, jos tuotteen pasissa on virhe.
• Yrityksille, jotka myyvät tuotteita markkinapaikan kautta tai yksityisen tuotemerkin alla: tarkistus siitä, että oma rooli toimitusketjussa on dokumentoitu, jotta varaosista kysyttäessä on selvää, kuka reagoi — katso myös myyn private label -sähkölaitteita mitkä ovat minun velvoitteeni.

Nämä dokumentaatiot voidaan tehdä nyt, riippumatta siitä, milloin sähkölaitteiden delegoitu säädös tulee voimaan. Kun kyseinen säädös julkaistaan, olemassa olevaa dokumentaatiota voidaan täydentää silloin voimaan tulevalla määräajalla ja ehdoilla sen sijaan, että jouduttaisiin aloittamaan alusta.