Част от цифровия продуктен паспорт можете да подготвите сами: събирането на данни за продуктите, определянето на вашата роля в веригата и привеждането в ред на съществуващата техническа документация са дейности, които можете да извършите със собствения си персонал. По-трудно е с техническата страна: паспортът трябва да бъде предоставен в установен формат, свързан с QR-носител, и според регламента трябва да остане достъпен години наред. Последното изисква система, която е настроена за целта, а не обикновен файл на вашия собствен сървър.
Самата регламент не предписва кой трябва технически да хостира паспорта. Тя наистина обезпечава, че информацията остава достъпна и че данните могат да бъдат проследени до източника. За фирма, която предлага няколко типа продукти, това може да бъде управляемо с собствено отделение ИКТ. За фирма с много варианти, множество доставчици или годишни промени в модела, поддържането на тази проследимост бързо се превръща в текуща задача вместо еднократен проект.
Което можете да подготвите сами
Събирането на първичните данни е работа, която никой друг не може да направи вместо вас: само вие, вашият производител или вашият внос знаят кои материали са използвани, какви инструкции за ремонт се прилагат и какви сертификати принадлежат на продукт. Определянето също на това кой в вашата верига се явява като поставящ на пазара в смисъла на регламента е нещо, което трябва да разгледате сами, евентуално с адвокат, ако разпределението на ролите не е самоочевидно. Който се захване структурирано с тази подготовка, по-късно ще има по-малко да коригира. В базата от знания с обяснения по всяка тема е посочено в кой момент от този процес точно се намирате вие.
Където техниката изисква специалист
Веднага щом данните са събрани, трябва да се направи нещо, което надвишава Excel-файл: структуриран формат, уникален QR-код за всеки продукт или група продукти, и среда, която остава достъпна десет години, дори ако вашия собствен уебсайт се променя или доставчик изчезне. Последното е точно там, където самостойното изграждане става рисковано: вътрешна система, която работи сега, трябва да работи още десет години, със същата проследимост към източника. Фирмите, които искат да го настроят сами, често не са недостатъчно подготвени за първата версия, а за последващото поддържане. Как такова свързване работи на практика, е обяснено на страницата как данните се превръщат в паспорт.
Преценката: да го правиш сам или да го передадеш
Дали самостойното уреждане е разумно, зависи от няколко практически неща: колко типа продукти предлагате, колко често се променят спецификациите, дали вече имате система, която може да съхранява данни дълго време, и дали имате знанията в дома, за да продължите да следите промените в регламента. За малък асортимент с малко промени, самостойното управление е управляемо. За по-широк асортимент или когато множество отдели са включени в данните, рискът от пропусната актуализация тежи повече от времето, което отнема аутсорсирането. Кратък преглед на това къде вашата ситуация е приблизително, получавате чрез сканирането на продукта, което в няколко въпроса дава индикация.
Какво все още не е определено
Делегираните акти, които определят техническите детайли за всяка категория продукти, се очаква от 2027 г. насам и все още не всички са публикувани. Това означава, че точните изисквания към формата и поради това колко можете да изградите сами, без да трябва да се променя по-късно, все още могат да се променят. Който вече събира данни сега, прави мъдро да избере конфигурация, която остава приспособима вместо окончателна. За актуалното състояние по подкатегория официалният текст на EUR-Lex е местото за намиране; въпросите за вашата собствена ситуация принадлежат при адвокат или при компетентния орган за надзор, а не при общата статия.
Искате ли първо да видите коя част от процеса е преди всичко подготовка при вас и коя част изисква система? Безплатното бързо сканиране дава за това в няколко минути първа индикация, и в отговори на често задавани въпроси намирате повече за това какво попада и не попада под вашата собствена отговорност.