Una parte del digital product passport puede prepararla usted mismo: la recopilación de datos del producto, la determinación de su función en la cadena y la organización de la documentación técnica existente son actividades que puede realizar con su propio personal. Donde se vuelve más difícil es en los aspectos técnicos: el pasaporte debe presentarse en un formato establecido, vinculado a un código QR, y debe permanecer accesible durante años de conformidad con el Reglamento. Esto último requiere un sistema configurado para ello, no un archivo suelto en su propio servidor.
El Reglamento en sí no prescribe quién debe alojar técnicamente el pasaporte. Sin embargo, exige que la información siga estando disponible y que los datos sean trazables hasta la fuente. Para una empresa que comercializa algunos tipos de producto, esto podría ser manejable con su propio departamento de TI. Para una empresa con muchas variantes, múltiples proveedores o cambios de modelo anuales, mantener esa trazabilidad se convierte rápidamente en una tarea continua en lugar de un proyecto único.
Lo que usted puede preparar
La recopilación de datos de origen es un trabajo que nadie más puede hacer por usted: solo usted, su fabricante o su importador saben qué materiales se utilizaron, qué instrucciones de reparación se aplican y qué certificados corresponden a un producto. También la determinación de quién en su cadena actúa como proveedor en el sentido del Reglamento es algo que debe examinar usted mismo, posiblemente con un abogado si la distribución de funciones no es evidente. Quienes aborden esta preparación de forma estructurada tendrán menos que corregir después. En la base de conocimientos con explicación por tema puede ver exactamente en qué punto del proceso se encuentra.
Donde la técnica requiere un especialista
Una vez recopilados los datos, debe hacerse algo más que un archivo de Excel: un formato estructurado, un código QR único por producto o grupo de productos, y un entorno que siga siendo accesible durante diez años, incluso si su propio sitio web cambia o desaparece un proveedor. Esto último es exactamente donde la construcción propia se vuelve arriesgada: un sistema interno que funciona ahora debe seguir funcionando dentro de diez años, con la misma trazabilidad hasta la fuente. Las empresas que desean configurar esto por sí solas a menudo no subestiman la primera versión, sino el mantenimiento posterior. Cómo funciona esa vinculación en la práctica se explica en la página cómo se procesa la información para formar un pasaporte.
La decisión: gestionar uno mismo o externalizar
Si es sensato gestionar uno mismo depende de algunos aspectos prácticos: cuántos tipos de producto comercializa, con qué frecuencia cambian las especificaciones, si ya tiene un sistema que puede conservar datos a largo plazo, y si tiene los conocimientos necesarios para seguir los cambios en el Reglamento. Para un pequeño surtido con pocos cambios, la gestión interna es manejable. Para un surtido más amplio, o cuando varios departamentos intervienen en los datos, el riesgo de una actualización omitida pesa más que el tiempo que cuesta la externalización. Obtiene una breve descripción de dónde se encuentra aproximadamente su situación a través de la prueba de producto que ofrece una indicación en unas pocas preguntas.
Lo que aún no está establecido
Se espera que los actos delegados que establezcan los detalles técnicos por categoría de producto se publiquen a partir de 2027 y aún no se han publicado todos. Esto significa que los requisitos exactos del formato, y por lo tanto también cuánto puede construir usted mismo sin que tenga que ajustarse después, aún pueden cambiar. Quien ya está recopilando datos ahora, por lo tanto, hace bien en adoptar una estructura que siga siendo adaptable en lugar de definitiva. Para el estado actual por subcategoría, el texto oficial en EUR-Lex es el lugar de referencia; las preguntas sobre su propia situación son asunto de un abogado o de la autoridad competente de vigilancia, no de un artículo general.
¿Desea ver primero qué parte del proceso es principalmente una preparación para usted y qué parte requiere un sistema? El análisis rápido gratuito le da una primera indicación en unos pocos minutos, y en las preguntas frecuentes encontrará más información sobre qué entra y qué no entra dentro de su propia responsabilidad.