Una parte del digital product passport potete prepararla voi stessi: la raccolta dei dati del prodotto, la determinazione del vostro ruolo nella catena e l'organizzazione della documentazione tecnica esistente sono attività che potete svolgere con il vostro personale. Dove diventa più difficile è l'aspetto tecnico: il passport deve essere fornito in un formato stabilito, collegato a un codice QR, e secondo il regolamento deve rimanere accessibile per anni. Quest'ultimo richiede un sistema appositamente configurato, non un file separato sul vostro server.
Il regolamento stesso non prescrive chi deve ospitare tecnicamente il passport. Tuttavia obbliga che le informazioni rimangono disponibili e che i dati sono rintracciabili fino alla fonte. Per un'azienda che gestisce pochi tipi di prodotto, potrebbe essere gestibile con un proprio reparto ICT. Per un'azienda con molte varianti, più fornitori o modifiche annuali dei modelli, il mantenimento di quella rintracciabilità diventa rapidamente un compito continuo anziché un progetto unico.
Ciò che potete preparare voi stessi
La raccolta dei dati di origine è un lavoro che nessun altro può fare al vostro posto: solo voi, il vostro produttore o il vostro importatore sapete quali materiali sono stati utilizzati, quali istruzioni di riparazione si applicano e quali certificati appartengono a un prodotto. Anche la determinazione di chi nella vostra catena agisce come fornitore ai sensi del regolamento è qualcosa che dovete verificare voi stessi, eventualmente con un giurista se la ripartizione dei ruoli non è evidente. Chi affronta questa preparazione in modo strutturato, avrà meno da correggere in seguito. In banca dati con spiegazioni per argomento è indicato in quale punto di quel processo vi trovate esattamente.
Dove la tecnica richiede uno specialista
Una volta che i dati sono stati raccolti, deve accadere qualcosa che va oltre un file Excel: un formato strutturato, un codice QR univoco per ogni prodotto o gruppo di prodotti, e un ambiente che rimane accessibile per dieci anni, anche se il vostro sito web cambia o un fornitore scompare. Quest'ultimo è esattamente dove il fai-da-te diventa rischioso: un sistema interno che funziona ora, deve funzionare ancora tra dieci anni, con la stessa rintracciabilità alla fonte. Le aziende che vogliono configurarlo da sole spesso non sottovalutano la prima versione, ma la manutenzione successiva. Come funziona in pratica un tale collegamento è spiegato nella pagina come i dati vengono elaborati in un passport.
La valutazione: fare da soli o affidare a terzi
Se la gestione autonoma è consigliabile dipende da alcuni fattori pratici: quanti tipi di prodotto gestite, con quale frequenza cambiano le specifiche, se disponete già di un sistema che può conservare i dati a lungo termine, e se avete le competenze interne per seguire le modifiche del regolamento. Per un assortimento piccolo con poche modifiche, la gestione autonoma è gestibile. Per un assortimento più ampio, o quando più reparti sono coinvolti nei dati, il rischio di un aggiornamento mancato pesa più del tempo che costa affidare a terzi. Una breve panoramica della situazione in cui vi trovate, la ottenete tramite il product scan che in poche domande fornisce un'indicazione.
Quello che non è ancora stabilito
Gli atti delegati che fissano i dettagli tecnici per categoria di prodotto sono attesi dal 2027 e non sono stati ancora tutti pubblicati. Ciò significa che i requisiti esatti per il formato, e quindi quanto potete costruire voi stessi senza dover essere adattato in seguito, possono ancora cambiare. Chi raccoglie dati già adesso, fa bene a scegliere una struttura che rimane adattabile invece che definitiva. Per lo stato attuale per categoria di prodotto, il testo ufficiale su EUR-Lex è il luogo di riferimento; le domande sulla vostra situazione specifica appartengono a un giurista o all'autorità di controllo competente, non a un articolo generale.
Desiderate prima vedere quale parte del percorso richiede soprattutto preparazione da parte vostra e quale parte richiede un sistema? La scansione rapida gratuita vi fornisce una prima indicazione in pochi minuti, e nelle risposte alle domande frequenti trovate ulteriori informazioni su ciò che rientra e ciò che non rientra nella vostra responsabilità.