Einen Teil des digitalen Produktpass können Sie selbst vorbereiten: das Sammeln von Produktdaten, die Bestimmung Ihrer Rolle in der Kette und die Ordnung der bestehenden technischen Dokumentation sind Aufgaben, die Sie mit Ihren eigenen Mitarbeitern erledigen können. Schwieriger wird es bei der technischen Seite: Das Produktpass muss in einem festgelegten Format angeboten werden, gekoppelt mit einem QR-Träger, und muss nach der Verordnung jahrelang zugänglich bleiben. Letzteres erfordert ein System, das dafür eingerichtet ist, nicht eine einzelne Datei auf Ihrem eigenen Server.
Die Verordnung selbst schreibt nicht vor, wer das Produktpass technisch hosten muss. Sie verpflichtet jedoch, dass die Informationen verfügbar bleiben und dass die Daten bis zur Quelle zurückverfolgbar sind. Für ein Unternehmen, das ein paar Produkttypen führt, könnte das mit einer eigenen IT-Abteilung machbar sein. Für ein Unternehmen mit vielen Varianten, mehreren Lieferanten oder jährlichen Modelländerungen wird das Verfolgen dieser Rückverfolgbarkeit schnell zu einer laufenden Aufgabe statt zu einem einmaligen Projekt.
Was Sie selbst vorbereiten können
Das Sammeln der Quelldaten ist eine Arbeit, die niemand anderes für Sie erledigen kann: nur Sie, Ihr Hersteller oder Ihr Importeur wissen, welche Materialien verwendet wurden, welche Reparaturanweisungen gelten und welche Zertifikate zu einem Produkt gehören. Auch die Feststellung, wer in Ihrer Kette als Anbieter im Sinne der Verordnung auftritt, ist etwas, das Sie selbst überprüfen müssen, gegebenenfalls mit einem Rechtsanwalt, wenn die Rollenverteilung nicht eindeutig ist. Wer diese Vorbereitung strukturiert angeht, muss später weniger korrigieren. In der Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Thema sehen Sie, an welchem Punkt in diesem Prozess Sie sich genau befinden.
Wo die Technik einen Spezialisten erfordert
Sobald die Daten gesammelt sind, muss etwas damit geschehen, das über eine Excel-Datei hinausgeht: ein strukturiertes Format, ein eindeutiger QR-Code pro Produkt oder Produktgruppe und eine Umgebung, die zehn Jahre lang erreichbar bleibt, auch wenn sich Ihre eigene Website ändert oder ein Lieferant verschwindet. Letzteres ist genau, wo Selbstbau riskant wird: ein internes System, das jetzt funktioniert, muss in zehn Jahren noch funktionieren, mit derselben Rückverfolgbarkeit bis zur Quelle. Unternehmen, die das selbst aufsetzen wollen, unterschätzen oft nicht die erste Version, sondern die Wartung danach. Wie eine solche Verknüpfung in der Praxis funktioniert, ist auf der Seite erläutert wie die Daten zu einem Produktpass verarbeitet werden.
Die Abwägung: selbst machen oder auslagern
Ob Selbstregeln sinnvoll ist, hängt von ein paar praktischen Dingen ab: wie viele Produkttypen Sie führen, wie oft sich Spezifikationen ändern, ob Sie bereits ein System haben, das Daten langfristig bewahren kann, und ob Sie das Wissen im Haus haben, um Änderungen der Verordnung zu verfolgen. Für ein kleines Sortiment mit wenigen Änderungen ist Selbstverwaltung überschaubar. Für ein breiteres Sortiment oder wenn mehrere Abteilungen an den Daten beteiligt sind, wiegt das Risiko einer verpassten Aktualisierung schwerer als die Zeit, die Auslagerung kostet. Eine kurze Übersicht darüber, wo sich Ihre Situation ungefähr befindet, erhalten Sie über die Produktscan, die in ein paar Fragen einen Anhaltspunkt liefert.
Was noch nicht feststeht
Die delegierten Handlungen, die die technischen Details pro Produktkategorie festlegen, werden ab 2027 erwartet und sind noch nicht alle veröffentlicht. Das bedeutet, dass die genauen Anforderungen an das Format und damit auch, wie viel Sie selbst aufbauen können, ohne dass es später angepasst werden muss, sich noch ändern können. Wer jetzt schon Daten sammelt, tut also gut daran, ein Setup zu wählen, das anpassbar bleibt, statt definitiv zu sein. Der aktuelle Stand pro Unterkategorie ist auf EUR-Lex der Fundort; Fragen zu Ihrer eigenen Situation gehören zu einem Rechtsanwalt oder zur zuständigen Aufsichtsbehörde, nicht zu einem allgemeinen Artikel.
Möchten Sie zunächst sehen, welcher Teil des Prozesses bei Ihnen vor allem Vorbereitung ist und welcher Teil ein System erfordert? Der kostenlose Quick-Scan gibt Ihnen dafür in wenigen Minuten einen ersten Anhaltspunkt, und in der Antworten auf häufig gestellte Fragen finden Sie mehr darüber, was unter Ihre eigene Verantwortung fällt und was nicht.