En del af det digitale produktpaspoort kan du selv forberede: indsamling af produktdata, fastlæggelse af din rolle i værdikæden og opsætning af eksisterende teknisk dokumentation er arbejdsopgaver, som du kan udføre med dine egne medarbeidere. Hvor det bliver sværere, er ved det tekniske arbejde: pasportet skal præsenteres i et fastlagt format, koblet til en QR-bærer, og skal ifølge forordningen forblive tilgængeligt i mange år. Det sidste kræver et system, der er indrettet til det, ikke blot en løs fil på din egen server.
Forordningen selv foreskriver ikke, hvem der teknisk skal hoste pasportet. Den forpligter dog til, at oplysningerne forbliver tilgængelige, og at dataene kan spores tilbage til kilden. For en virksomhed, der fører nogle få produkttyper, kan det være til at overskue med egen it-afdeling. For en virksomhed med mange varianter, flere leverandører eller årlige modelændringer bliver vedligeholdelsen af denne sporbarhed hurtigt en løbende opgave i stedet for et engangsrojekt.
Hvad du selv kan forberede
Indsamling af kildedata er arbejde, som ingen anden kan udføre for dig: kun du, din fabrikant eller din importør ved, hvilke materialer der er brugt, hvilke reparationsinstruktioner der gælder, og hvilke certifikater der hører til et produkt. Det at fastlægge, hvem i din værdikæde, der optræder som leverandør i forordningens forstand, er også noget, du selv skal se på, muligvis med en jurist, hvis rollefordelingen ikke er selvindlysende. Den, der griber denne forberedelse struktureret an, skal senere udbedre mindre. I videnbank med forklaring pr. emne fremgår det præcist, hvor i denne proces du befinder dig.
Hvor teknologien kræver en specialist
Når dataene er indsamlet, skal der gøres noget med dem, som går ud over et Excel-regneark: et struktureret format, en entydig QR-kode pr. produkt eller produktgruppe, og et miljø, der forbliver tilgængeligt i ti år, også hvis dit eget websted ændres, eller en leverandør forsvinder. Det sidste er præcis, hvor det bliver risikabelt at bygge selv: et internt system, der virker nu, skal stadig virke om ti år med samme sporbarhed til kilden. Virksomheder, der selv vil etablere dette, undervurderer ofte ikke den første version, men vedligeholdelsen derefter. Hvordan sådan en kobling fungerer i praksis, er forklaret på siden hvordan dataene bliver behandlet til et paspoort.
Afvejningen: selv eller outsource
Om det er fornuftigt at ordne selv, afhænger af nogle praktiske forhold: hvor mange produkttyper du fører, hvor ofte specifikationer ændres, om du allerede har et system, der kan bevare data i lang tid, og om du har interne kompetencer til at følge ændringer i forordningen. For et lille sortiment med få ændringer er selvledelse til at overskue. For et bredere sortiment, eller når flere afdelinger er involveret i dataene, vejer risikoen for en glemt opdatering tungere end den tid, outsourcing tager. Et kort overblik over, hvor din situation nogenlunde står, får du via produktscanneren, som giver en indikation i nogle få spørgsmål.
Hvad der endnu ikke er fastslået
De delegerede retsakter, som fastlægger de tekniske detaljer pr. produktkategori, forventes fra 2027 og er ikke alle offentliggjort endnu. Det betyder, at de præcise krav til formatet og dermed også hvor meget du selv kan bygge uden, at det skal tilpasses bagefter, stadig kan ændre sig. Den, der allerede nu indsamler data, gør derfor klogt i at vælge en opsætning, der kan tilpasses, i stedet for at være endelig. For den aktuelle status pr. delkategori er den officielle tekst på EUR-Lex kildehenvisningen; spørgsmål om din egen situation hører hjemme hos en jurist eller hos den kompetente tilsynsmyndighed, ikke i en almindelig artikel.
Vil du først gerne se, hvilken del af forløbet der især kræver forberedelse hos dig, og hvilken del der kræver et system? Den gratis quick-scan giver et første indtryk heraf på få minutter, og i svar på hyppigt stillede spørgsmål finder du mere om, hvad der falder inden for dit eget ansvar, og hvad der ikke gør.