Een deel van het digitaal productpaspoort kunt u zelf voorbereiden: het verzamelen van productgegevens, het bepalen van uw rol in de keten en het op orde brengen van bestaande technische documentatie zijn werkzaamheden die u met uw eigen mensen kunt doen. Waar het lastiger wordt, is bij de technische kant: het paspoort moet in een vastgelegd formaat worden aangeboden, gekoppeld aan een QR-drager, en volgens de verordening jarenlang toegankelijk blijven. Dat laatste vraagt om een systeem dat daarvoor is ingericht, niet om een los bestand op uw eigen server.
De verordening zelf schrijft niet voor wie het paspoort technisch moet hosten. Zij verplicht wel dat de informatie beschikbaar blijft en dat de gegevens herleidbaar zijn tot de bron. Voor een bedrijf dat een paar producttypes voert, is dat met een eigen ICT-afdeling misschien te overzien. Voor een bedrijf met veel varianten, meerdere leveranciers of jaarlijkse modelwijzigingen wordt het bijhouden van die herleidbaarheid al snel een doorlopende taak in plaats van een eenmalig project.
Wat u zelf kunt voorbereiden
Het verzamelen van de brongegevens is werk dat niemand anders voor u kan doen: alleen u, uw fabrikant of uw importeur weet welke materialen zijn gebruikt, welke reparatie-instructies gelden en welke certificaten bij een product horen. Ook het bepalen wie in uw keten optreedt als aanbieder in de zin van de verordening, is iets waar u zelf naar moet kijken, eventueel met een jurist als de rolverdeling niet vanzelfsprekend is. Wie deze voorbereiding gestructureerd aanpakt, hoeft later minder te herstellen. In de kennisbank met uitleg per onderwerp staat op welk punt in dat proces u zich precies bevindt.
Waar de techniek om een specialist vraagt
Zodra de gegevens verzameld zijn, moet er iets mee gebeuren dat verder gaat dan een Excel-bestand: een gestructureerd formaat, een unieke QR-code per product of productgroep, en een omgeving die tien jaar lang bereikbaar blijft, ook als uw eigen website verandert of een leverancier verdwijnt. Dat laatste is precies waar zelf bouwen risicovol wordt: een intern systeem dat nu werkt, moet over tien jaar nog steeds werken, met dezelfde herleidbaarheid naar de bron. Bedrijven die dit zelf willen opzetten, onderschatten vaak niet de eerste versie, maar het onderhoud daarna. Hoe zo'n koppeling in de praktijk werkt, staat toegelicht op de pagina hoe de gegevens tot een paspoort worden verwerkt.
De afweging: zelf doen of uitbesteden
Of zelf regelen verstandig is, hangt af van een paar praktische zaken: hoeveel producttypes u voert, hoe vaak specificaties wijzigen, of u al een systeem heeft dat gegevens langdurig kan bewaren, en of u de kennis in huis heeft om wijzigingen in de verordening te blijven volgen. Voor een klein assortiment met weinig wijzigingen is zelf beheren te overzien. Voor een breder assortiment, of wanneer meerdere afdelingen bij de gegevens betrokken zijn, weegt het risico van een gemiste update zwaarder dan de tijd die uitbesteden kost. Een kort overzicht van waar uw situatie ongeveer staat, krijgt u via de productscan die in een paar vragen een indicatie geeft.
Wat nog niet vaststaat
De gedelegeerde handelingen die de technische details per productcategorie vastleggen, worden vanaf 2027 verwacht en zijn nog niet allemaal gepubliceerd. Dat betekent dat de precieze eisen aan het formaat, en daarmee ook hoeveel u zelf kunt bouwen zonder dat het achteraf moet worden aangepast, nog kan veranderen. Wie nu al gegevens verzamelt, doet dus verstandig aan een opzet die aanpasbaar blijft in plaats van definitief. Voor de actuele stand per deelcategorie is de officiële tekst op EUR-Lex de vindplaats; vragen over uw eigen situatie horen bij een jurist of bij de bevoegde toezichthouder thuis, niet bij een algemeen artikel.
Wilt u eerst zien welk deel van het traject bij u vooral voorbereiding is en welk deel om een systeem vraagt? De gratis quick-scan geeft daar in een paar minuten een eerste indicatie van, en in de antwoorden op veelgestelde vragen vindt u meer over wat wel en niet onder uw eigen verantwoordelijkheid valt.