Wat kost een digitaal productpaspoort voor elektronica?
Er bestaat nog geen vast bedrag voor het digitaal productpaspoort. De verordening zelf schrijft geen tarief voor; de kosten ontstaan uit het werk dat nodig is om de gegevens van een product te verzamelen, te structureren en tien jaar toegankelijk te houden via een QR-code. Hoeveel dat kost, verschilt per bedrijf en hangt vooral af van hoeveel productlijnen u heeft, hoe uw gegevens er nu al bij staan en of u het zelf organiseert of uitbesteedt.
De grootste kostenpost is meestal niet de techniek, maar het bijeenbrengen van de juiste informatie: waar komen de onderdelen vandaan, welke stoffen zitten erin, hoe zit het met reparatie en recycling. Wie die gegevens al netjes vastlegt, is sneller klaar dan wie ze nog uit meerdere systemen en leveranciers moet halen.
Waar het bedrag vandaan komt
Een digitaal productpaspoort bestaat in de praktijk uit een paar onderdelen die allemaal geld of tijd kosten. Eerst is er het verzamelen en controleren van de gegevens: wat moet erin, klopt het, en wie binnen het bedrijf of bij de leverancier levert het aan. Daarna is er het samenstellen van het paspoort zelf, in het formaat dat de verordening voorschrijft. Vervolgens is er de hosting: het paspoort moet gedurende de aangegeven periode bereikbaar blijven, ook als een product allang niet meer verkocht wordt. En ten slotte is er de QR-drager die op of bij het product komt, en het bijwerken van gegevens zodra er iets verandert.
Bedrijven die dit zelf willen bouwen, betalen vooral in interne uren: iemand die de gegevens verzamelt, iemand die het technisch inricht, en iemand die het onderhoudt. Bedrijven die het uitbesteden aan een platform betalen doorgaans een vaste bijdrage per product of per abonnement, waarin hosting en updates zijn inbegrepen. Op de actuele tarieven van elektropas.com ziet u hoe wij dat als platform hebben ingericht.
Wat de kosten bepaalt
De belangrijkste factor is de deelcategorie waarin uw product valt. De verordening werkt via gedelegeerde handelingen per productgroep, en die bepalen precies welke gegevens verplicht zijn. Een eenvoudig product met weinig onderdelen vraagt minder werk dan een apparaat met een lange toeleveringsketen. Een tweede factor is de rol die u speelt: een fabrikant die zelf ontwerpt heeft doorgaans meer brongegevens beschikbaar dan een importeur die een product van elders inkoopt en moet navragen bij een buitenlandse leverancier.
Een derde factor is de staat van uw huidige administratie. Bedrijven die al werken met een productinformatiesysteem of een goed bijgehouden stuklijst, hoeven minder opnieuw uit te zoeken dan bedrijven die gegevens verspreid hebben over e-mails, spreadsheets en het hoofd van één medewerker. En een vierde factor is het aantal productvarianten: elk model met een eigen samenstelling vraagt in principe een eigen paspoort, ook als de verschillen klein lijken.
Wat nog niet vaststaat
De gedelegeerde handelingen die de verplichte gegevensset per deelcategorie vastleggen, zijn nog niet voor alle productgroepen gepubliceerd. Zolang die er niet zijn, is niet met zekerheid te zeggen hoeveel gegevenspunten verplicht worden en dus hoeveel werk daarmee gemoeid is. Wat nu als richtlijn geldt, kan preciezer of ruimer worden zodra de tekst voor uw productgroep verschijnt. Voor de meest actuele stand raadpleegt u de officiële tekst op EUR-Lex of de toezichthouder; wij houden de ontwikkelingen per deelcategorie bij in de kennisbank per onderwerp.
Zelf doen of uitbesteden
De keuze tussen zelf bouwen en uitbesteden verschuift de kosten, maar schaft ze niet af. Zelf bouwen betekent investeren in kennis, systemen en een team dat het paspoort ook na de eerste versie blijft bijwerken, want gegevens veranderen zodra een onderdeel of leverancier wijzigt. Uitbesteden verschuift dat werk naar een vaste, voorspelbare bijdrage, maar vraagt wel dat u zelf de brongegevens aanlevert; niemand anders weet wat er in uw product zit.
Voor bedrijven die nog moeten bepalen hoeveel werk hun situatie vraagt, is het zinvol om eerst in kaart te brengen welke productgroepen zij voeren en hoe compleet hun gegevens al zijn. Dat voorwerk bepaalt uiteindelijk het grootste deel van de uiteindelijke kosten, ongeacht wie het paspoort samenstelt.
Zelf een indicatie krijgen
Omdat de kosten zo sterk verschillen per productgroep en per bedrijf, is een algemeen bedrag weinig zeggend. Met de gratis quick-scan van een paar vragen krijgt u een eerste indicatie van waar uw producten staan en welke stappen voor u relevant zijn, zonder dat u daarvoor eerst een account hoeft aan te maken. Bekijk ook hoe wij de gegevens voor een paspoort samenstellen om te zien welk werk er precies achter zo'n bedrag schuilgaat, of blader door de kennisbank voor de onderwerpen die voor uw sector spelen.