Wer sich auf den digitalen Produktpass vorbereitet, stellt sich schnell die Frage, welche Unterlagen dazugehören. Die kurze Antwort: Der Pass sammelt Informationen, die größtenteils bereits vorhanden sind, wie die EU-Konformitätserklärung, die technische Dokumentation, Angaben zu Materialien und Komponenten sowie Anweisungen für Reparatur und Lebensende. Der Pass verlangt in den meisten Fällen nicht, dass neue Unterlagen verfasst werden, sondern dass vorhandene Informationen auf strukturierte, digitale Weise zusammengeführt und über einen QR-Code bereitgestellt werden.
Welche Dokumente genau verpflichtend sind, unterscheidet sich je nach Produktkategorie. Für Elektro- und IKT-Geräte legt die Europäische Kommission dies per Unterkategorie in einer delegierten Handlung fest, und diese sind für die meisten Kategorien noch nicht veröffentlicht. Was sich bereits benennen lässt, sind die Arten von Dokumenten, die regelmäßig auftreten, unabhängig davon, um welches Gerät es sich konkret handelt.
Welche Daten verlangt der Pass genau
Ein digitaler Produktpass basiert auf einer Reihe fester Bausteine: die Identifizierung des Produkts sowie des Herstellers oder Importeurs, technische Dokumentation wie sie auch für die CE-Kennzeichnung erstellt wird, Informationen über verwendete Materialien und Stoffe, Angaben zum Energieverbrauch oder zu Leistungen, soweit zutreffend, sowie Anweisungen für Reparatur, Demontage und Recycling. Für diejenigen, die dies zum ersten Mal systematisch erfassen, hilft es, jeden Bestandteil daraufhin zu überprüfen, wer die Informationen vorhält: die eigene Fachabteilung, der Hersteller im Ausland oder ein Zulieferer. Diese Themen sind in der Wissensdatenbank pro Thema weiter ausgearbeitet. nach Situation zusammengestellter Überblick über das Erforderliche.
Dokumente, die Sie wahrscheinlich bereits haben
Es handelt sich um Unterlagen, die viele Unternehmen bereits für andere Anforderungen erstellen. Die EU-Konformitätserklärung und die technische Dokumentation, die zur CE-Kennzeichnung gehören, Sicherheitsdatenblätter sowie Dokumentation, die zur Erfüllung von RoHS oder REACH erstellt wurde, liefern einen großen Teil der Grundlage. Auch Garantie- und Reparaturinformationen, die Kunden derzeit bereits mitgeteilt werden, sind verwertbares Material. Es geht also nicht darum, bei null anzufangen, sondern zu prüfen, was bereits vorhanden ist und wo es sich befindet.
Was bei den meisten Unternehmen noch fehlt
Das Detail, das bei diesem Thema am meisten hervorgehoben wird, ist der Detaillierungsgrad selbst. Vorhandene technische Dokumentationen beschreiben ein Produkt oft auf allgemeiner Ebene, während ein Produktpass Informationen pro Komponente oder Material bis auf die Ebene spezifischer Bauteile verlangen kann. Die gleiche Präzision gilt für Herkunftsinformationen: Während eine Konformitätserklärung oft damit ausreicht, zu erklären, dass Normen erfüllt wurden, kann ein Pass verlangen, nachzuvollziehen, über welchen Zulieferer ein bestimmtes Bauteil geliefert wurde. Dies ist für viele Unternehmen eine neue Art von Verwaltung, auch wenn die zugrunde liegenden Informationen an sich nicht neu sind.
Wer liefert was
Bei zusammengesetzten Geräten wie IKT-Hardware mit Komponenten mehrerer Zulieferer hat nicht eine Partei alle Informationen. Es ist dann wichtig, frühzeitig zu klären, welche Partei welches Stück des Puzzles liefert und welche Zulieferer welche Absprachen erfordern. Wer unsicher ist, ob ein bestimmtes Dokument bereits ausreichend ist, oder sehen möchte, wie dies bei dem eigenen Sortiment aussieht, kann dies mit wenigen Fragen mit einer ersten Indikation ansehen überprüfen.
Wann dies feststeht
Der zeitliche Rahmen ist an den ESPR-Arbeitsplan für 2025-2030 gebunden: Delegierte Handlungen pro Unterkategorie werden ab 2027 erwartet, ein festes Datum gibt es für die meisten Elektro- und IKT-Kategorien jedoch noch nicht. Sobald eine Handlung veröffentlicht ist, steht fest, welche Dokumente genau verpflichtend sind und in welchem Zeitrahmen. Bis dahin ist es vor allem sinnvoll zu wissen, wo die vorhandenen Unterlagen liegen und wer sie verwaltet, damit es kein Hastenwerk wird, sobald das Datum feststeht. Wie elektropas.com die Daten aus diesen Dokumenten zu einem Pass verarbeitet, wird auf der Seite erläutert woher die Informationen im Produktpass stammen.
Für Ihre spezifische Situation und die Frage, welche Dokumente für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Marke relevant sind, ist ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde die richtige Anlaufstelle. Wenn Sie zunächst einen Eindruck davon bekommen möchten, was für Ihre Produkte wahrscheinlich erforderlich ist, kann der kostenlose Quick-Scan ein Ausgangspunkt sein, oder Sie können die Themen in den häufig gestellten Fragen nachlesen einen umfassenden Überblick erhalten.