Den som förbereder sig för det digitala produktpasset ställer sig snart frågan vilka dokument som måste ingå. Det korta svaret är: passet samlar information som till största delen redan finns, såsom EU-försäljningsöverensstämmelseerklärandet, den tekniska dokumentationen, uppgifter om material och komponenter samt instruktioner för reparation och slut på livscykeln. I de flesta fall kräver passet inte att nya dokument skrivs, utan att befintlig information samlas ihop och görs tillgänglig på ett fast, digitalt sätt via en QR-kod.
Vilka dokument som exakt är obligatoriska varierar beroende på produktkategori. För elektronik och IKT-utrustning fastställer Europeiska kommissionen detta per underkategori i ett delegerat rättsakt, och de flesta kategorier har ännu inte publicerats. Det som redan går att nämna är de typer av dokument som återkommer varje gång, oavsett vilken utrustning det exakt gäller.
Vilka uppgifter kräver passet exakt
Ett digitalt produktpass utgår från ett antal fasta byggstenar: identifieringen av produkten och tillverkaren eller importören, teknisk dokumentation sådan som även upprättas för CE-märkningen, information om använda material och ämnen, uppgifter om energiförbrukning eller prestanda där tillämpligt, samt instruktioner för reparation, demontering och återvinning. För den som ställer detta på rad för första gången är det bra att titta på varje del för sig och se vem som har informationen: den egna tekniska avdelningen, tillverkaren utomlands eller en underleverantör. I kunskapsbanken finns detta per ämne vidare utarbetat. en omfattning per situation med sammanfattning av vad som ingår.
Dokument som du förmodligen redan har
Det gäller dokument som många företag redan upprättar för andra skyldigheter. EU-försäljningsöverensstämmelseerklärandet och den tekniska dokumentationen som hör till CE-märkningen, säkerhetsdatablad och dokumentation som upprättats för att uppfylla RoHS eller REACH ger mycket av grunden. Även garantie- och reparationsinformation som redan ges till kunderna är användbar material. Det handlar alltså inte om att börja från början, utan att kontrollera vad som redan finns och var det finns.
Vad som saknas hos de flesta företag
Detaljen som oftast lyfts fram för detta ämne är själva detaljnivån. Befintliga tekniska dokumentationer beskriver en produkt ofta i huvuddrag, medan ett produktpass kan kräva information per komponent eller material, ner på nivån för specifika komponenter. Samma precision gäller för ursprungsinformation: medan ett försäljningsöverensstämmelseerklärande ofta räcker med ett uttalande om att normerna är uppfyllda, kan ett pass kräva att spåra via vilken underleverantör en viss komponent levererats. För många företag är det en ny typ av administration, även om den underliggande informationen i sig inte är ny.
Vem levererar vad
Vid sammansatt utrustning, såsom IKT-hårdvara med komponenter från flera underleverantörer, finns inte all information hos en enda part. Det är då viktigt att tidigt kartlägga vilken part som levererar vilken del av pusslet och med vilken leverantör avtal behövs. Den som är osäker på om ett visst dokument redan är tillräckligt, eller vill se hur det fungerar för sitt eget sortiment, kan se det med ett par frågor med en första indikation kontrollera.
När detta måste vara fastslaget
Tidpunkten hänger samman med ESPR-arbetsprogrammet för 2025-2030: delegerade rättsakter per underkategori förväntas från 2027, men ett fast datum finns ännu inte för de flesta elektronik- och IKT-kategorier. Så snart ett rättsakt publicerats är det klart vilka dokument som exakt är obligatoriska och inom vilken tidsfrist. Fram till dess är det framför allt klokt att veta var de befintliga dokumenten ligger och vem som förvaltar dem, så att det inte blir brådskande när datumet väl är fastslaget. Hur elektropas.com bearbetar uppgifterna från dessa dokument till ett pass förklaras på sidan där informationen i passet kommer ifrån.
För er egen situation och för frågan vilka dokument som är specifikt relevanta för en viss produkt eller varumärke återstår en jurist eller den behörig tillsynsmyndigheten som lämplig kontaktpunkt. Vill ni först få en överblick över vad som sannolikt gäller för era produkter, kan den kostnadsfria snabbscanningen vara en startpunkt, eller kan ni läsa igenom ämnena i vanliga frågor för en bredare överblick.