Wat kost een productpaspoort voor elektronica?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) verplicht in artikel 9 dat producten die onder een gedelegeerde handeling vallen, worden voorzien van een digitaal productpaspoort. De verordening zelf noemt geen bedrag voor wat het opstellen, hosten of ontsluiten van dat paspoort mag of moet kosten. Wat er dus daadwerkelijk aan kosten op een bedrijf afkomt, hangt af van keuzes die nog moeten worden gemaakt: door de Europese Commissie in de gedelegeerde handeling per productcategorie, en door het bedrijf zelf in hoe het de verplichting organiseert.

Toch is er nu al iets te zeggen over waaruit die kosten waarschijnlijk zullen bestaan, omdat de verplichting in artikel 9 een aantal bouwstenen noemt die ieder een kostenpost vertegenwoordigen.

Gegevens verzamelen en structureren

Een productpaspoort bestaat uit gegevens: over materialen, herkomst, reparatiemogelijkheden, en andere kenmerken die per productcategorie worden vastgesteld. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit vooral een organisatorische kostenpost: iemand moet uitzoeken welke gegevens er al bestaan (bijvoorbeeld bij leveranciers), welke gegevens ontbreken, en hoe die gegevens actueel gehouden worden. Dat is werk, ook als het platform dat het paspoort samenstelt en host daarna een deel van de techniek uit handen neemt.

Het paspoort laten samenstellen en toegankelijk maken

Artikel 9 vraagt dat het paspoort via een datadrager (in de praktijk vaak een QR-code) toegankelijk is en gedurende een bepaalde periode beschikbaar blijft. Dat vergt hosting en een technische koppeling tussen product en paspoort. Dit is een van de weinige onderdelen waar een bedrijf al vóór de definitieve datum van de gedelegeerde handeling verkennende stappen in kan zetten, bijvoorbeeld door te bepalen welke productlijnen als eerste aan de beurt zijn. Zie hiervoor wat kan ik nu al doen terwijl de regels nog niet definitief zijn.

Het paspoort actueel houden

Een paspoort is geen eenmalige exercitie. Wijzigingen in samenstelling, reparatiegegevens of andere kenmerken moeten worden doorgevoerd zolang het paspoort beschikbaar moet blijven. Voor bedrijven met meerdere productlijnen loopt dit onderhoud snel op, zeker wanneer verschillende lijnen op verschillende momenten onder een gedelegeerde handeling gaan vallen. Wie dat wil overzien, doet er goed aan om vooraf te bepalen hoe het productpaspoort voor al mijn productlijnen tegelijk wordt aangepakt, in plaats van per lijn opnieuw te beginnen.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk vaker terug dan andere.

Kosten worden geschat op basis van andere sectoren. Omdat de gedelegeerde handeling voor elektronica nog niet is gepubliceerd, ontbreekt een harde basis voor een kostenberekening. Bedrijven die toch een bedrag willen noemen, baseren zich soms op berichten over andere productcategorieën binnen de ESPR, terwijl de eisen per categorie kunnen verschillen.

De IT-kost wordt meegerekend, de datakost niet. Er wordt vaak vooral gekeken naar wat een leverancier van digitale paspoorten in rekening brengt voor hosting en QR-codes, terwijl het interne werk om gegevens te verzamelen, te controleren en actueel te houden minstens zo veel tijd en geld kost.

Er wordt gewacht tot de datum vaststaat, en dan is er geen tijd meer. Zodra de gedelegeerde handeling gepubliceerd is, ligt er waarschijnlijk een periode tussen publicatie en de datum waarop de verplichting ingaat. Bedrijven die niets voorbereiden, moeten die periode gebruiken om alles in één keer te doen: data verzamelen, systemen inrichten, personeel trainen. Een planning die eerder start, spreidt die kosten. Zie hoe plan ik de invoering van het productpaspoort in mijn organisatie.

Personeel wordt niet meegenomen in de kostenraming. De techniek van een paspoort samenstellen is één ding; medewerkers die weten hoe ze ermee moeten werken bij verkoop, service of een controle is een ander ding. Dat vraagt training, en training kost tijd die vaak niet in een eerste kostenschatting wordt meegenomen. Zie hoe leer ik mijn medewerkers werken met het productpaspoort.

Er wordt niet vooraf getest, waardoor fouten pas bij livegang aan het licht komen. Een paspoort dat foutieve of onvolledige gegevens toont nadat het al gepubliceerd is, kost meer om te herstellen dan wanneer dat vooraf wordt opgemerkt. Zie hoe kan ik mijn productpaspoort testen voordat het gepubliceerd wordt.

Wat u kunt vastleggen

Ook zonder een vaststaand kostenplaatje is er nu al het een en ander te documenteren, zodat de uiteindelijke kosten beter te overzien zijn wanneer de gedelegeerde handeling er wel is:

• Een overzicht van welke productlijnen naar verwachting onder de ESPR gaan vallen, en of dat per categorie op een ander moment is. Dit sluit aan bij de vraag geldt het digitaal productpaspoort voor mijn elektronica.
• Een inventarisatie van welke gegevens per productlijn al beschikbaar zijn (bij eigen productie of bij leveranciers) en welke nog ontbreken.
• Een overzicht van huidige leveranciers van hosting, QR-codes of vergelijkbare diensten, inclusief wat zij nu al aanbieden en tegen welke voorwaarden.
• Een planning die aangeeft wanneer welke stap wordt gezet, zodat kosten gespreid worden in plaats van in één keer neerkomen. Zie hoe pak ik het productpaspoort voor elektronica stap voor stap aan.
• Een basisdocument over wat een digitaal productpaspoort precies inhoudt, om intern (bij inkoop, IT en directie) een gedeeld beeld te hebben van waar het geld straks aan opgaat. Zie wat is een digitaal productpaspoort voor elektronica.

Zodra de Europese Commissie de gedelegeerde handeling voor elektronica publiceert, volgen daaruit concretere eisen — en daarmee een beter onderbouwd beeld van de kosten. Tot die tijd blijft een kostenraming voor een productpaspoort noodzakelijkerwijs een inschatting op basis van de bouwstenen die artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) al wel noemt, niet op basis van bedragen die er al liggen.