Wat doe ik met voorraad elektronica die er al ligt als de regels ingaan?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR regelt in artikel 18 hoe de Europese Commissie werkt aan prioritering en planning per productgroep: welke productcategorieën eerst aan de beurt zijn voor een gedelegeerde handeling, en op welk moment de eisen voor die categorie concreet worden. Voor elektronica en ICT-apparatuur betekent dit dat de verplichting tot een digitaal productpaspoort niet in één keer voor alle producten ingaat, maar per deelcategorie, op een moment dat via een gedelegeerde handeling wordt vastgesteld. Wat dat voor voorraad betekent, hangt af van het moment waarop een product in de handel wordt gebracht ten opzichte van de datum waarop de eisen voor die deelcategorie gaan gelden — een datum die er voor elektronica op het moment van schrijven nog niet is.

Weten wanneer de eisen voor uw productcategorie ingaan

Voor een bedrijf met voorraad is de eerste praktische opgave niet juridisch, maar administratief: bijhouden welke deelcategorie van elektronica of ICT-apparatuur wanneer aan de beurt is. Artikel 18 van de ESPR beschrijft dat de Commissie dit gefaseerd en per productgroep uitwerkt. Dat betekent dat een importeur van bijvoorbeeld witgoed een andere ingangsdatum kan krijgen dan een importeur van telecomapparatuur. Een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers doet er praktisch aan om per productlijn te registreren onder welke categorie deze valt en welke gedelegeerde handeling daarop van toepassing wordt, zodra die gepubliceerd is. Wie dat overzicht niet heeft, ontdekt vaak te laat dat een deel van het assortiment al onder de nieuwe eisen valt en een ander deel nog niet.

Bepalen of "in de handel brengen" nog vóór of al na de ingangsdatum valt

Artikel 1 van de ESPR omschrijft het onderwerp en de reikwijdte van de verordening: de eisen gelden voor producten die in de handel worden gebracht. Voor voorraad die er al ligt, is dus relevant op welk moment een product feitelijk in de handel wordt gebracht — niet op welk moment het geproduceerd of ingekocht is. Voor een bedrijf betekent dit dat voorraad die al in het magazijn staat maar nog niet is verkocht of afgeleverd, in beginsel binnen de reikwijdte van de nieuwe eisen kan vallen zodra die eisen voor de betreffende deelcategorie ingaan. Er is op dit moment geen gepubliceerde gedelegeerde handeling voor elektronica die dit moment vastlegt, dus een uitspraak over hoe met bestaande voorraad wordt omgegaan bij de overgang, kan hier niet worden gedaan zonder die bron.

Voorraadbeheer inrichten op categorie en op moment van in de handel brengen

Voor de praktijk van een middelgroot bedrijf betekent dit vooral: voorraadadministratie zo inrichten dat per partij herkenbaar is tot welke productcategorie deze behoort en wanneer deze naar verwachting in de handel wordt gebracht. Dat is een organisatorische stap die los staat van de vraag of de gedelegeerde handeling er al is. Bedrijven die dit nu al op orde brengen, hebben minder werk op het moment dat de datum voor hun categorie wel vaststaat. Een goed startpunt hiervoor staat beschreven op de pagina over wat u nu al kunt doen terwijl de regels nog niet definitief zijn.

Waar het misgaat in de praktijk

Voorraad wordt als één geheel behandeld. Een importeur met verschillende productlijnen — bijvoorbeeld kleine keukenapparaten en telecomapparatuur — behandelt de hele voorraad als één blok, terwijl de deelcategorieën ieder een eigen tijdpad kunnen krijgen volgens artikel 18 van de ESPR. Daardoor wordt voor de ene lijn onnodig vroeg actie ondernomen en voor de andere te laat.

Verwarring tussen productiedatum en datum van in de handel brengen. Een fabrikant gaat ervan uit dat voorraad die vóór een bepaalde datum is geproduceerd, buiten de nieuwe eisen valt. Artikel 1 van de ESPR koppelt de reikwijdte echter aan het moment van in de handel brengen, niet aan de productiedatum. Dat verschil is met name relevant voor voorraad die langere tijd blijft liggen.

Geen zicht op welke deelcategorie van toepassing is. Bedrijven die zowel witgoed als kleinere ICT-randapparatuur importeren, weten vaak niet zeker onder welke deelcategorie een specifiek product valt. Zonder dat overzicht is niet te bepalen wanneer voor die voorraad een gedelegeerde handeling relevant wordt. De vraag geldt het digitaal productpaspoort voor mijn elektronica is hier het vertrekpunt.

Voorraad wordt versneld afgeprijsd of afgevoerd uit onzekerheid. Sommige bedrijven besluiten, uit voorzorg, bestaande voorraad snel te verkopen of te vernietigen voordat er duidelijkheid is over een ingangsdatum. Of vernietiging van onverkochte voorraad überhaupt aan de orde is en wat daarbij relevant is, staat beschreven op de pagina over het vernietigen van onverkochte voorraad elektronica — dat is een andere vraag dan de vraag naar het productpaspoort, en de twee worden in de praktijk nogal eens met elkaar verward.

Geen plan voor de overgangsperiode zelf. Ook wanneer een bedrijf wel weet dat de eisen op termijn gaan gelden, ontbreekt vaak een concreet plan voor de periode ertussen: wie doet wat, op welk moment, met welke voorraad. Dat plan hoort thuis in een bredere aanpak, zoals beschreven bij het plannen van de invoering van het productpaspoort in de organisatie.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht per productlijn van de deelcategorie waaronder deze valt, en de verwachte gedelegeerde handeling die daarop van toepassing wordt.
• Een registratie van voorraadpartijen met daarbij de datum van productie én de verwachte of feitelijke datum van in de handel brengen, zodat het verschil tussen beide inzichtelijk blijft.
• Een interne notitie over de status van de gedelegeerde handeling per categorie, met een vaste verwijzing naar de officiële bron, zodat wijzigingen niet gemist worden.
• Afspraken met leveranciers of importeurs over wie welke gegevens aanlevert zodra een productpaspoort voor een categorie verplicht wordt — een goed moment om ook te bepalen wie dit stap voor stap oppakt, zoals uitgewerkt op de pagina hoe pak ik het productpaspoort voor elektronica stap voor stap aan.
• Een overzicht van welke productlijnen tegelijk aan de beurt zijn, relevant voor bedrijven met meerdere categorieën in voorraad, zoals besproken bij het regelen van het productpaspoort voor meerdere productlijnen tegelijk.
• Een logboek van interne besluiten over voorraadbeheer in de aanloop naar de ingangsdatum, zodat bij een latere controle aantoonbaar is welke afwegingen zijn gemaakt en op welk moment.