Wat vraagt een toezichthouder bij een controle op elektronica?

Documenten, technische onderbouwing en toegang tot het product

Een toezichthouder die een controle uitvoert op elektronica vraagt in de kern om drie dingen: bewijs dat het product aan de regels voldoet, inzage in de onderliggende technische informatie, en de mogelijkheid om dat zelf te controleren. Verordening (EU) 2019/1020 geeft markttoezichthouders de bevoegdheid om documentatie en informatie op te vragen bij de fabrikant, de importeur of een andere marktdeelnemer die daarvoor is aangewezen. Concreet gaat het meestal om de technische documentatie van het product, de EU-conformiteitsverklaring, en gegevens over de herkomst en distributie van het product in de handelsketen. Zodra het digitaal productpaspoort voor een productcategorie verplicht is, hoort de inhoud daarvan hier ook bij: een toezichthouder kan de gegevens in het paspoort naast de onderliggende documentatie leggen om te zien of ze overeenkomen.

Voor fabrikanten en importeurs, niet automatisch voor de verkoper

Deze vraag om documentatie richt zich in eerste instantie tot de fabrikant, en bij producten van buiten de EU tot de importeur — zij zijn degenen die volgens artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) de technische documentatie moeten opstellen en bewaren. Een winkel of distributeur kan wel worden aangesproken, maar dan meestal met een beperktere vraag: kan aangetoond worden wie de fabrikant of importeur is, en is er een geldige conformiteitsverklaring bij het product aanwezig. De verplichting om de onderliggende technische onderbouwing te reconstrueren ligt niet bij de verkoper. Dit gaat over conformiteit van het product zelf en de bijbehorende documentatie — het gaat niet over de vraag of een garantie- of consumentenrechtelijk geschil terecht is, dat is een ander traject met andere regels.

Nog geen vaste datum voor elektronica-specifieke eisen

Voor elektronica en ICT-apparatuur staat nog niet vast wanneer productcategorie-specifieke eisen uit de ESPR — en daarmee ook het digitaal productpaspoort — daadwerkelijk gaan gelden. Het werkplan van de Europese Commissie voor 2025-2030 noemt gedelegeerde handelingen per deelcategorie, met een verwachting dat de eerste daarvan vanaf 2027 gepubliceerd worden. Zolang zo'n gedelegeerde handeling er niet is, gelden de bestaande CE-markeringsregels en de algemene markttoezichtbevoegdheden uit Verordening (EU) 2019/1020 onverkort: een toezichthouder kan nu al om technische documentatie en conformiteitsbewijs vragen, alleen zonder de aanvullende paspoortverplichting. Zodra de gedelegeerde handeling voor een deelcategorie van elektronica is gepubliceerd, komt de datum hier te staan.

Wat te doen als de vraag daadwerkelijk komt

Wie als fabrikant of importeur van elektronica met een controle te maken krijgt, doet er praktisch gezien goed aan om eerst na te gaan welke documentatie er al bestaat: de technische documentatie, de EU-conformiteitsverklaring, en — als die er is — de informatie die in een digitaal productpaspoort is opgenomen. De tweede stap is nagaan of die documenten aansluiten bij het specifieke productmodel waar de vraag over gaat; markttoezicht richt zich vaak op een concreet model of een specifieke partij, niet op het hele assortiment. Daarna is het van belang om te weten wie binnen de organisatie bevoegd is om namens de fabrikant of importeur te reageren, en binnen welke tijd een reactie wordt verwacht — die termijn staat in de brief of het verzoek van de toezichthouder zelf, en verschilt per geval. Tot slot is het verstandig om te bewaren wat er wordt opgevraagd en wat er wordt verstrekt, zodat er een eigen dossier van de controle ontstaat.

Waar dit uit volgt: 2019/1020 en artikel 27 ESPR

De bevoegdheid van een toezichthouder om documentatie en informatie op te vragen, en om producten te controleren, volgt uit Verordening (EU) 2019/1020 over markttoezicht en conformiteit van producten. Die verordening regelt hoe toezichthouders in de hele EU optreden bij producten die onder geharmoniseerde EU-wetgeving vallen, en wie zij daarvoor kunnen aanspreken. De verplichting voor fabrikanten om technische documentatie op te stellen, te bewaren en desgevraagd beschikbaar te stellen, staat in artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781). Dat artikel legt de basisverplichtingen van fabrikanten vast; de concrete eisen per productgroep — waaronder elektronica — volgen pas uit de gedelegeerde handelingen die de Commissie per deelcategorie vaststelt.

Wie nu al met elektronica of ICT-apparatuur handelt, kan het beste beginnen met op orde brengen van de bestaande technische documentatie en conformiteitsverklaring, zodat die op elk moment aantoonbaar bij het juiste productmodel hoort. Voor de vraag wanneer een digitaal productpaspoort voor de eigen productcategorie verplicht wordt, blijft de publicatie van de gedelegeerde handeling de bron om te volgen — die datum staat hier zodra hij bekend is.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een controle door de markttoezichthouder draait om één simpele vraag: kunt u aantonen dat het product is wat u zegt dat het is, en dat de gegevens erachter kloppen? Verordening (EU) 2019/1020 geeft de toezichthouder de bevoegdheden om die vraag te stellen, en artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt vast welke informatie een fabrikant beschikbaar moet houden. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers komt dat neer op een aantal concrete verplichtingen.

Documentatie beschikbaar houden

De toezichthouder kan vragen om de technische documentatie die aan de basis van het productpaspoort ligt: materiaalsamenstelling, herkomst van onderdelen, testresultaten, verklaringen van toeleveranciers. Dit moet niet los rondzweven bij een collega die net op vakantie is, maar op een vaste plek liggen, met een naam erbij van wie het beheert. Voor bedrijven die met meerdere productlijnen werken, is het vaak lonend om dit eenmalig goed te structureren in plaats van per lijn opnieuw te verzinnen — zie ook hoe regel ik het productpaspoort voor al mijn productlijnen tegelijk.

Uitleg kunnen geven over de gegevens

Het is niet genoeg om een dossier te kunnen overhandigen; er wordt ook gevraagd waarom een gegeven klopt en waar het vandaan komt. Dat betekent dat iemand binnen het bedrijf de vraag "waarom staat hier dit percentage gerecycled materiaal" moet kunnen beantwoorden, niet alleen doorverwijzen naar de leverancier. Dit is een van de redenen waarom het zinvol is om intern iemand aan te wijzen die dit kan uitleggen, en waarom hoe leer ik mijn medewerkers werken met het productpaspoort meer is dan een formaliteit.

Medewerking verlenen aan het onderzoek

Verordening (EU) 2019/1020 geeft de toezichthouder de bevoegdheid om binnen te komen, documenten op te vragen en monsters te nemen. Van het bedrijf wordt verwacht dat het meewerkt: geen documenten achterhouden, geen vragen ontwijken, en binnen een redelijke tijd reageren op verzoeken. Voor een klein bedrijf betekent dit vooral dat er iemand met beslissingsbevoegdheid bereikbaar moet zijn op het moment dat een controle plaatsvindt, en niet alleen de eigenaar die toevallig op reis is.

Corrigerende maatregelen kunnen nemen

Als blijkt dat gegevens niet kloppen of het paspoort niet aan de eisen voldoet, wordt van de fabrikant verwacht dat er actie wordt ondernomen: gegevens corrigeren, het paspoort aanpassen, of in een ernstiger geval het product uit de handel nemen. Dit vraagt om een proces dat al bestaat vóórdat de vraag zich voordoet — niet iets dat ter plekke wordt uitgevonden.

Het paspoort in werking kunnen tonen

Een toezichthouder kan vragen om de QR-datadrager te scannen en te zien wat een gebruiker ziet. Dat betekent dat het paspoort niet alleen inhoudelijk moet kloppen, maar ook technisch moet werken op het moment dat er gekeken wordt. Dit is precies waarom het zinvol is om vooraf te testen of alles doet wat het moet doen, zie hoe kan ik mijn productpaspoort testen voordat het gepubliceerd wordt.

Waar het misgaat in de praktijk

De data staat bij de leverancier, niet bij het bedrijf zelf. Een importeur vertrouwt op cijfers die door een fabriek in het buitenland zijn aangeleverd, maar heeft zelf geen onderliggend bewijs. Bij een vraag van de toezichthouder blijkt niemand in het bedrijf te kunnen uitleggen waar een getal vandaan komt, alleen dat "de leverancier dat heeft opgegeven".

Documentatie is verspreid over losse mailboxen. Er is geen centraal dossier, maar een verzameling e-mails, PDF's en Excel-bestanden bij verschillende medewerkers. Wanneer iemand met vakantie is of het bedrijf heeft verlaten, is de informatie moeilijk terug te vinden binnen de tijd die de toezichthouder geeft.

Het paspoort verwijst naar oude gegevens. Een productwijziging is doorgevoerd in de fabriek, maar het paspoort is niet bijgewerkt. De toezichthouder vergelijkt het fysieke product met het paspoort en ziet een verschil, wat vragen oproept die niet direct te beantwoorden zijn.

Niemand is aangewezen als verantwoordelijke. Bij een controle wordt gevraagd wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor de juistheid van het paspoort. Als die vraag onbeantwoord blijft of iedereen wijst naar iemand anders, ontstaat het beeld dat er geen intern toezicht is.

De QR-code werkt niet meer of verwijst naar een verlopen pagina. Doordat de hosting is gestopt of een domein is verlopen, leidt de datadrager nergens meer naartoe op het moment dat er gecontroleerd wordt.

Wat u kunt vastleggen

Een overzicht van waar de technische documentatie per product is opgeslagen, inclusief wie daar toegang tot heeft.
Verklaringen van toeleveranciers over materiaalsamenstelling en herkomst, met datum en versie.
Een interne aanwijzing van wie verantwoordelijk is voor de juistheid van het paspoort per productlijn.
Een logboek van wijzigingen aan het product en de bijbehorende update van het paspoort.
Een testverslag waaruit blijkt dat de QR-datadrager op een bepaald moment correct functioneerde.
Afspraken over hoe snel het bedrijf reageert op een verzoek van een toezichthouder, en wie dat proces trekt.

Wie dit nog moet opbouwen, begint doorgaans niet bij de controle zelf, maar bij de vraag hoe pak ik het productpaspoort voor elektronica stap voor stap aan — vanuit een vaste structuur is het makkelijker om op elk moment te kunnen laten zien wat er gevraagd wordt.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.