Wat kan ik nu al doen terwijl de regels nog niet definitief zijn?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De gedelegeerde handeling voor elektronica en ICT-apparatuur is er nog niet. Dat betekent niet dat er niets te doen is — de ESPR zelf geeft al richting aan wat er per productcategorie komt, en die richting is bruikbaar om nu al te plannen.

Volg de prioritering per productcategorie

Artikel 18 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) regelt hoe de Europese Commissie productcategorieën prioriteert en inplant voor gedelegeerde handelingen. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit vooral: volgen welke categorie wanneer aan de beurt is, in plaats van wachten op een aankondiging die ineens op de deur klopt. Elektronica en ICT-apparatuur staan op de planning, verdeeld naar deelcategorie. Wie nu al weet in welke deelcategorie zijn producten vallen, kan die planning gericht volgen in plaats van de hele ESPR-agenda te moeten bijhouden.

Breng de eigen toeleveringsketen op orde

Artikel 38 van de ESPR gaat over de vereisten voor actoren in de toeleveringsketen: iedereen die onderdelen, materialen of informatie levert die uiteindelijk in het productpaspoort terechtkomen, krijgt daarmee een rol. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit dat de vraag "welke leverancier levert welke gegevens" nu al te beantwoorden is, ook zonder dat de exacte datavelden vastliggen. Praktisch komt dit neer op het inventariseren van leveranciers, het nagaan of zij gegevens over materialen, herkomst en samenstelling kunnen aanleveren, en het vastleggen van afspraken daarover — al is het voorlopig nog op basis van een aanname over wat er komt.

Houd zicht op de eigen productstructuur

Zonder dat dit letterlijk in de artikelen staat als losse verplichting, volgt uit de opzet van de ESPR dat een bedrijf moet kunnen aanwijzen welk product bij welke categorie hoort en welke varianten er bestaan. Voor bedrijven met meerdere productlijnen is dit een aparte klus: niet elk model hoeft straks hetzelfde paspoort te krijgen, en de indeling in categorieën bepaalt mede wanneer de verplichting ingaat. Wie dit nu in kaart brengt, hoeft dat straks niet onder tijdsdruk te doen. Een overzicht van hoe dit voor meerdere productlijnen tegelijk aan te pakken is, staat in hoe regel ik het productpaspoort voor al mijn productlijnen tegelijk.

Waar het misgaat in de praktijk

Wachten tot de gedelegeerde handeling gepubliceerd is. Bedrijven die pas beginnen zodra de tekst definitief is, ontdekken dat het verzamelen van leveranciersgegevens en het opzetten van interne processen meer tijd kost dan de periode tussen publicatie en het moment dat de verplichting ingaat.

Geen zicht hebben op de eigen leveranciersketen. Een deel van de bedrijven weet niet precies welke leverancier welk onderdeel levert, laat staan of die leverancier gegevens over materialen of samenstelling kan aanleveren. Dit wordt pas zichtbaar op het moment dat het paspoort daadwerkelijk samengesteld moet worden — te laat om nog rustig uit te zoeken.

Denken dat het paspoort een IT-project is dat losstaat van de organisatie. In de praktijk raakt het paspoort inkoop, kwaliteit, verkoop en soms ook klantenservice. Bedrijven die dit als een eenmalige technische klus behandelen, lopen vast zodra medewerkers vragen krijgen van klanten of toezichthouders. Hoe dit binnen de organisatie te verdelen is, komt aan de orde in hoe leer ik mijn medewerkers werken met het productpaspoort.

Geen onderscheid maken tussen productlijnen. Sommige bedrijven behandelen hun hele assortiment als één geheel, terwijl de indeling in deelcategorieën juist verschil kan maken in timing en inhoud. Dat leidt tot onnodig werk voor producten die nog niet aan de beurt zijn, en tot vertraging bij producten die wel snel moeten voldoen.

Geen enkele voorbereiding op controle. Ook zonder definitieve regels kan het al nuttig zijn te weten wat een toezichthouder normaal gesproken opvraagt bij een controle op elektronica, om te zien of de eigen administratie daar al op aansluit. Zie wat vraagt een toezichthouder bij een controle op elektronica voor een beeld daarvan.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van de eigen productcategorieën en deelcategorieën, gekoppeld aan de planning uit artikel 18 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781).
• Een leverancierslijst met per leverancier de vraag of en hoe zij gegevens over materialen, herkomst en samenstelling kunnen aanleveren, in lijn met de rol die artikel 38 van de ESPR aan toeleveringsketenactoren toekent.
• Interne afspraken over wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor het paspoort per productlijn — inkoop, kwaliteit, of een aangewezen coördinator.
• Een globale planning voor de invoering, ook al staat de startdatum nog niet vast. Een leidraad daarvoor staat in hoe plan ik de invoering van het productpaspoort in mijn organisatie.
• Een eerste inschatting van de kosten die met de invoering gepaard gaan, zodat dit niet als verrassing komt zodra de verplichting concreet wordt; zie wat kost een productpaspoort voor elektronica.
• Een stappenplan voor de eigen organisatie, gebaseerd op de algemene aanpak beschreven in hoe pak ik het productpaspoort voor elektronica stap voor stap aan.

Niets van dit voorbereidend werk is verplicht zolang de gedelegeerde handeling niet gepubliceerd is. Het is wel werk dat, eenmaal gedaan, niet meer over hoeft zodra de definitieve regels er zijn.