Que fais-je des stocks d'électronique déjà en place lorsque les règles entrent en vigueur ?

Ce que vous devez faire concrètement

Ce que l'on attend de vous

Le RGPD traite à l'article 18 de la façon dont la Commission européenne travaille à la priorisation et à la planification par groupe de produits : quelles catégories de produits sont d'abord concernées par un acte délégué, et à quel moment les exigences pour cette catégorie deviennent concrètes. Pour l'électronique et les équipements informatiques, cela signifie que l'obligation d'un passeport produit numérique n'entre pas en vigueur en une seule fois pour tous les produits, mais par sous-catégorie, à un moment qui sera fixé par un acte délégué. Ce que cela signifie pour les stocks dépend du moment auquel un produit est mis sur le marché par rapport à la date à laquelle les exigences pour cette sous-catégorie entrent en vigueur — une date qui, au moment de la rédaction, n'existe pas encore pour l'électronique.

Savoir quand les exigences pour votre catégorie de produits entrent en vigueur

Pour une entreprise disposant de stocks, la première tâche pratique n'est pas juridique mais administrative : tenir à jour quelle sous-catégorie d'électronique ou d'équipements informatiques est concernée à quel moment. L'article 18 du RGPD décrit comment la Commission développe cela de manière progressive et par groupe de produits. Cela signifie qu'un importateur d'appareils électroménagers, par exemple, peut recevoir une date d'entrée en vigueur différente d'un importateur d'équipements de télécommunications. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, il est pratique d'enregistrer par gamme de produits sous quelle catégorie elle relève et quel acte délégué s'y applique, dès sa publication. Les entreprises qui n'ont pas cet aperçu découvrent souvent trop tard qu'une partie de l'assortiment est déjà soumise aux nouvelles exigences et qu'une autre partie ne l'est pas encore.

Déterminer si « la mise sur le marché » se situe avant ou après la date d'entrée en vigueur

L'article 1 du RGPD définit l'objet et le champ d'application du règlement : les exigences s'appliquent aux produits mis sur le marché. Pour les stocks déjà disponibles, il est donc pertinent de savoir à quel moment un produit est effectivement mis sur le marché — pas à quel moment il a été fabriqué ou acheté. Pour une entreprise, cela signifie que les stocks déjà stockés en entrepôt mais pas encore vendus ou livrés peuvent en principe relever du champ d'application des nouvelles exigences dès que ces exigences s'appliquent à la sous-catégorie concernée. À l'heure actuelle, il n'existe pas d'acte délégué publié pour l'électronique qui fixe ce moment, de sorte qu'une conclusion sur la façon dont les stocks existants sont traités lors de la transition ne peut être tirée ici sans cette source.

Organiser la gestion des stocks par catégorie et par moment de mise sur le marché

Pour la pratique d'une entreprise de taille moyenne, cela signifie surtout : organiser l'administration des stocks de manière à ce que par lot, on puisse identifier à quelle catégorie de produits elle appartient et à quel moment elle devrait être mise sur le marché. C'est une étape organisationnelle qui est indépendante de la question de savoir si l'acte délégué existe déjà. Les entreprises qui mettent cela en ordre maintenant auront moins de travail au moment où la date pour leur catégorie sera fixée. Un bon point de départ à cet égard est décrit sur la page sur ce que vous pouvez déjà faire pendant que les règles ne sont pas encore définitives.

Où cela échoue en pratique

Les stocks sont traités comme un ensemble. Un importateur disposant de différentes gammes de produits — par exemple de petits appareils de cuisine et des équipements de télécommunications — traite l'ensemble du stock comme un seul bloc, alors que les sous-catégories peuvent chacune suivre leur propre calendrier selon l'article 18 du RGPD. De ce fait, des mesures sont prises trop tôt pour une gamme et trop tard pour l'autre.

Confusion entre la date de production et la date de mise sur le marché. Un fabricant suppose que les stocks produits avant une certaine date ne sont pas soumis aux nouvelles exigences. Toutefois, l'article 1 du RGPD lie le champ d'application au moment de la mise sur le marché, non à la date de production. Cette distinction est particulièrement pertinente pour les stocks qui restent stockés longtemps.

Aucune visibilité sur la sous-catégorie applicable. Les entreprises qui importent à la fois des appareils électroménagers et des petits équipements informatiques connexes ne savent souvent pas avec certitude sous quelle sous-catégorie un produit spécifique relève. Sans ce panorama, il n'est pas possible de déterminer quand un acte délégué devient pertinent pour ce stock. La question le passeport numérique du produit s'applique-t-il à mon électronique est ici le point de départ.

Les stocks sont rapidement dévalués ou éliminés en raison de l'incertitude. Certaines entreprises décident, par précaution, de vendre rapidement ou de détruire les stocks existants avant d'avoir de la clarté sur une date d'entrée en vigueur. Ou si la destruction des stocks invendus est du tout à l'ordre du jour et ce qui est pertinent à cet égard est décrit sur la page relative à la destruction de stocks invendus d'équipements électriques et électroniques — c'est une autre question que celle du passeport produit, et les deux sont souvent confondues dans la pratique.

Aucun plan pour la période de transition elle-même. Même lorsqu'une entreprise sait que les exigences s'appliqueront à terme, il y a souvent un manque de plan concret pour la période intermédiaire : qui fait quoi, à quel moment, avec quel stock. Ce plan a sa place dans une approche plus large, comme décrit dans la planification de la mise en œuvre du passeport produit dans l'organisation.

Ce que vous pouvez documenter

• Un aperçu par gamme de produits de la sous-catégorie à laquelle elle appartient, et de l'acte délégué attendu qui s'y applique.
• Un enregistrement des lots de stock avec la date de fabrication et la date prévue ou réelle de mise sur le marché, afin que la différence entre les deux reste transparente.
• Une note interne sur le statut de l'acte délégué par catégorie, avec une référence fixe à la source officielle, de sorte que les modifications ne soient pas manquées.
• Des accords avec les fournisseurs ou les importateurs sur qui fournit quelles données dès qu'un passeport produit devient obligatoire pour une catégorie — c'est un bon moment pour aussi déterminer qui s'en charge étape par étape, comme expliqué sur la page comment aborder étape par étape le passeport produit pour l'électronique.
• Un aperçu des gammes de produits concernées au même moment, pertinent pour les entreprises ayant plusieurs catégories en stock, comme discuté dans la mise en place du passeport produit pour plusieurs gammes de produits à la fois.
• Un journal interne des décisions concernant la gestion des stocks en amont de la date d'entrée en vigueur, de sorte qu'en cas de contrôle ultérieur, il soit démontrable quels sont les éléments pris en considération et à quel moment.