wie regele ich den Produktpass für alle meine Produktlinien gleichzeitig

Ein Ansatz, pro Produktlinie ausgefüllt

Mehrere Produktlinien gleichzeitig anzugehen funktioniert am besten, wenn man ein gemeinsames Verfahren einrichtet und dieses pro Produktlinie mit eigenen Daten ausfüllt, anstatt für jede Linie ein separates Projekt zu planen. Das digitale Produktpass wird nämlich pro Produktmodell zusammengestellt, aber die Art und Weise, wie man Daten erfasst, überprüft und einreicht, ist für praktisch alle Produktlinien gleich. Wer diesen Prozess einmal richtig einrichtet, muss ihn danach nur noch wiederholen — nicht neu entwerfen.

Für welche Linien dies funktioniert und wo es schiefgeht

Dieser Ansatz ist für Unternehmen gedacht, die mehrere Modelle oder Varianten innerhalb derselben Gerätkategorie führen: zum Beispiel eine Reihe von Waschmaschinen, ein Sortiment von Laptops oder verschiedene Arten von Routern. Innerhalb einer solchen Kategorie ähneln sich die Anforderungen und die Art der erforderlichen Daten stark, so dass eine Datenerfassungsvorlage für die gesamte Linie verwendet werden kann. Das funktioniert nicht automatisch über Kategorien hinweg: die Delegierte Handlung der ESPR wird pro Produktgruppe festgelegt, und die genauen Datenanforderungen für Haushaltsgeräte können von denen für ICT-Geräte abweichen. Ein gemeinsames Verfahren bedeutet also: ein Verfahren pro Produktkategorie, nicht automatisch ein Verfahren für das gesamte Unternehmen. Es gilt auch, dass jedes Modell seinen eigenen Pass erhält — Skalierungsvorteile entstehen durch den Prozess und die Vorlagen, nicht durch die gemeinsame Nutzung eines Passes zwischen Modellen, die sich tatsächlich unterscheiden.

Was bereits feststeht und was nicht

Es gibt noch kein festes Datum, an dem dies für Elektrogeräte und ICT-Geräte in Kraft tritt. Der Arbeitsplan der Kommission für die ESPR läuft von 2025 bis 2030 und behandelt Produktgruppen einzeln; für Elektrogeräte und ICT wird die Delegierte Handlung nicht vor 2027 erwartet. Solange diese Handlung nicht veröffentlicht ist, steht nicht fest, welche Daten genau verpflichtend werden und ab wann. Was jedoch bereits feststeht, ist der Rechtsrahmen, in dem dies geschehen wird: Artikel 9 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) regelt, dass es einen digitalen Produktpass gibt, und Artikel 10 dieser Verordnung beschreibt die Anforderungen, die der Pass erfüllen muss. Diese Grundlage ändert sich nicht mehr; die Ausgestaltung pro Produktkategorie folgt noch. Wer in der Zwischenzeit nicht stillsitzen möchte, kann bereits prüfen, was jetzt schon möglich ist, während die Regeln noch nicht endgültig sind.

Wie dies in der Praxis umzusetzen ist

Die Reihenfolge, in der ein Unternehmen mit mehreren Produktlinien dies normalerweise angeht, beginnt damit, die eigenen Modelle nach Produktkategorie zu gruppieren — nicht nach Marke, Preisklasse oder interne Abteilung, sondern nach der Kategorie, auf die die zukünftige Delegierte Handlung wahrscheinlich abzielt. Innerhalb jeder Kategorie ist der nächste Schritt die Bestandsaufnahme, welche Daten bereits verfügbar sind: technische Spezifikationen, Materialzusammensetzung, Reparatur- und Ersatzteilinformationen sowie Dokumentation, die bereits für andere Zwecke aufbewahrt wird (CE-Kennzeichnung, Sicherheitsdossiers, Gewährleistungsbedingungen). Viele dieser Daten existieren bereits innerhalb einer Organisation, nur nicht an einer Stelle und nicht in der Form, die ein Pass später verlangt.

Danach ist es praktisch zu bestimmen, wer innerhalb des Unternehmens für die Einreichung und Aktualisierung dieser Daten pro Produktlinie verantwortlich ist — häufig eine Kombination aus Produktmanagement, Qualität und Einkauf, da Daten über Materialien und Herkunft oft bei den Zulieferern liegen. Diese Schritte schließen an die umfassendere Reihenfolge an, die unter dem schrittweisen Ansatz für das Produktpassbeschrieben ist, und es ist sinnvoll, diesen Ansatz als Grundlage zu nutzen und pro Produktlinie zu wiederholen, anstatt jedes Mal von vorne zu beginnen.

Für Unternehmen mit vielen Produktlinien ist es darüber hinaus praktisch, frühzeitig zu betrachten, wie die Einführung des Produktpasses innerhalb der Organisation geplant werden kann, damit deutlich wird, welche Produktlinien zuerst an die Reihe kommen — etwa die Linien, für die eine delegierte Handlung voraussichtlich früher kommt — und welche später folgen können. Außerdem ist es ratsam, festzuhalten, wer die Datenlieferung pro Linie überwacht, damit bei einer eventuellen Kontrolle klar ist, welche Daten woher stammen und wer sie geliefert hat.

Die gesetzliche Grundlage: Artikel 9 und 10 der ESPR

Dass das Passierschein pro Modell erstellt wird und auf festen inhaltlichen Anforderungen basiert, ergibt sich aus Artikel 9 und Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781). Artikel 9 regelt, dass für Produkte, die unter eine delegierte Handlung fallen, ein digitales Produktpass verpflichtend wird, und Artikel 10 beschreibt, welchen Anforderungen der Inhalt und die technische Ausgestaltung dieses Passes genügen müssen. Dass diese Anforderungen pro Produktgruppe durch separate delegierte Handelungen ausgefüllt werden, wird im Arbeitsplan der Europäischen Kommission zur Verordnung über die Ökogestaltung nachhaltiger Produkte erläutert. Diese Ausgestaltung — eine Rahmenregelung mit einer eigenen Ausarbeitung pro Produktgruppe — ist genau der Grund, warum ein gemeinsames Vorgehen funktioniert, aber ein gemeinsamer Produktpass zwischen Kategorien nicht.

Wer jetzt schon mit mehreren Produktlinien anfangen möchte, kann am besten damit beginnen, die eigenen Modelle pro Kategorie zu ordnen und die Daten, die bereits vorhanden sind, zu erfassen, und dann die festen Schritte des Vorgehens auf jede Linie anwenden, sobald die delegierte Handlung für diese Kategorie bekannt ist.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst ist auf EUR-Lex verfügbar. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Unternehmen mit mehreren Produktlinien — sagen Sie ein Importeur, der sowohl Küchengeräte als auch kleine ICT-Peripheriegeräte auf den Markt bringt — muss nicht ein digitales Produktpass regeln, sondern faktisch ein Datenprojekt pro Produktgruppe. Artikel 9 und Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreiben, was ein Pass enthalten muss und wie er technisch funktionieren muss, aber die delegierte Handlung pro Produktkategorie bestimmt, welche Daten für diese spezifische Gruppe verpflichtend sind. Das bedeutet, dass das Regeln des Produktpasses für mehrere Linien gleichzeitig vor allem eine Organisationsfrage ist: Wie richten Sie dies ein, ohne dass jede Produktlinie das Rad neu erfindet.

Überblick über die Produktlinien nach Kategorien erstellen

Der erste Schritt ist einfach festzustellen, welche Ihrer Produktlinien später unter eine delegierte Handlung fallen und welche nicht. Nicht jede ICT- oder Elektroniklinie wird zum gleichen Zeitpunkt oder unter den gleichen Bedingungen betroffen; der Arbeitsplan arbeitet pro Teilkategorie. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern ist dies normalerweise keine technische Aufgabe, sondern eine verwaltungstechnische: das Nebeneinanderlegen des Produktkatalogs und der Kategorien aus dem Arbeitsplan. Wer hier noch anfangen muss, findet einen Ansatz in gilt der digitale Produktpass für meine Elektronik.

Eine Datenstruktur entwerfen, die für mehrere Linien funktioniert

Viele Unternehmen mit mehreren Produktlinien teilen Lieferanten, Materialien oder Komponenten zwischen diesen Linien. Das ist eine Chance: Anstatt für jede Linie separat eine Datenerfassung einzurichten, ist es praktisch möglich, eine einzige Basisstruktur zu entwerfen — ein festes Format für Materialangaben, Reparaturinformationen und Herkunft — die pro Produktlinie mit den spezifischen Daten ausgefüllt wird. Artikel 10 der ESPR stellt Anforderungen daran, wie der Pass technisch aufgebaut und an den Datenträger gekoppelt ist; dies funktioniert genauso für Produkt A wie für Produkt B, auch wenn sich der Inhalt unterscheidet.

Priorisierung auf Grundlage des Zeitplans pro Kategorie

Da delegierte Handelungen nicht für alle Kategorien gleichzeitig erscheinen, entsteht in der Praxis eine Reihenfolge. Ein Unternehmen, das wartet, bis alles gleichermaßen verpflichtend wird, läuft Gefahr, dass mehrere Linien gleichzeitig geliefert werden müssen, wenn der Termin dann doch feststeht. Ein schrittweises Vorgehen, bei dem pro Produktlinie bestimmt wird, wann die Vorbereitung beginnt, vermeidet diese Häufung. Ein allgemeines Vorgehen hierfür wird beschrieben in wie gehe ich das Produktpass für Elektrotechnik Schritt für Schritt an.

Interne Verantwortung auf Produktlinien verteilen

Bei einer Produktlinie ist es oft ausreichend, dass eine Person die Daten sammelt und verwaltet. Bei mehreren Linien wird das schnell unübersichtlich, besonders wenn die Linien von verschiedenen Teams oder Standorten verwaltet werden. Es ist dann hilfreich, schriftlich festzuhalten, wer pro Linie für die Aktualität der Daten verantwortlich ist, und wer die Kohärenz zwischen den Linien überwacht, damit derselbe Lieferant nicht in fünf verschiedenen Produktpässen mit fünf verschiedenen Daten vorkommt.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Mustern kehrt bei Unternehmen wieder, die mehrere Produktlinien gleichzeitig angehen möchten.

Erstens: alles wird als ein großes Projekt behandelt, mit der Folge, dass nichts fertig wird, bevor der Stichtag der zuerst verpflichtenden Kategorie näher rückt. Die Produktlinien mit den meisten Unsicherheiten ziehen dann die Aufmerksamkeit von den Linien ab, die bereits hätten fertig sein können.

Zweitens: derselbe Lieferant liefert Komponenten an mehrere Produktlinien, aber die Daten werden pro Linie separat abgefragt und separat erfasst. Kleine Unterschiede in dem, was weitergeleitet wurde, führen dann zu inkonsistenten Produktpässen für Produkte, die tatsächlich dieselbe Komponente enthalten.

Drittens: eine Produktlinie wird eingestellt oder durch eine neue Version ersetzt, aber niemand hat schriftlich festgehalten, was mit dem bestehenden Produktpass geschehen soll — während die Hostingverpflichtung für bestehende Produktpässe weiterläuft, auch wenn das Produkt selbst nicht mehr verkauft wird.

Viertens: die Verantwortung für die Datensammlung liegt bei der Beschaffung, während die Verantwortung für die Einhaltung der Regeln bei Compliance oder Qualität liegt. Bei einer Produktlinie lässt sich das noch mit einer E-Mail überbrücken; bei zehn Linien entsteht eine Lücke, in der niemand weiß, ob die Daten tatsächlich eingegeben wurden.

Fünftens: es wird mit dem Testen gewartet, bis alle Produktlinien "fertig" sind, wodurch Fehler in der Grundstruktur erst spät ans Licht kommen — und dann in mehreren Produktpässen gleichzeitig korrigiert werden müssen. Das Testen pro Produktlinie, sobald diese fertig ist, verhindert, dass sich ein Strukturfehler vervielfältigt. Siehe hierzu wie kann ich meinen Produktpass vor der Veröffentlichung testen.

Was Sie dokumentieren können

Für ein Unternehmen mit mehreren Produktlinien ist Dokumentation nicht nur eine Frage der Einhaltung, sondern vor allem eine Frage der Übersichtlichkeit. Hilfreich ist es, schriftlich festzuhalten:

Ein Übersicht pro Produktlinie: unter welche Kategorie diese voraussichtlich fällt, und welche delegierte Handlung darauf angewendet wird, sobald diese veröffentlicht ist.
Eine gemeinsame Datenstruktur oder Vorlage, damit jede Produktlinie dieselben Basisfelder verwendet und nur der Inhalt unterschiedlich ist.
Ein Übersicht gemeinsamer Lieferanten und Komponenten zwischen Produktlinien, damit Daten nicht doppelt oder inkonsistent abgefragt werden.
Eine Verantwortungsverteilung: wer ist pro Produktlinie Ansprechpartner für die Daten, und wer überwacht die Kohärenz über alle Linien hinweg.
Ein Zeitplan pro Produktlinie, gekoppelt an die erwarteten Veröffentlichungsdaten der betreffenden delegierten Handlungen, damit die Vorbereitung phasenweise erfolgen kann. Ein Ansatzpunkt für diese Planung ist in wie plane ich die Einführung des Produktpasses in meinem Unternehmen.
Ein Übersicht der Kosten jeder Produktlinie für Vorbereitung und Verwaltung, damit die Budgetierung nicht erst nachträglich erfolgt; siehe auch was kostet ein produktpass für elektronik.
Ein Trainingsplan für die Mitarbeiter, die mit mehreren Produktpässen arbeiten werden, damit das Wissen nicht bei einer Person hängen bleibt; siehe wie bringe ich meinen Mitarbeitern bei, mit dem Produktpass zu arbeiten.

Diese schriftlichen Festlegungen machen das Angehen mehrerer Produktlinien weniger eine Reihe separater Projekte und mehr einen zusammenhängenden Prozess — mit Raum, um pro Linie zu wechseln, sobald die tatsächliche Verpflichtung und das Datum bekannt werden.

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